¿Cómo el productor puede crear
experiencias inolvidables al distribuir adecuada y estratégicamente a sus
proveedores de alimentos, bebidas, sponsors y stakeholders en el venue?
¿Cuáles son los aspectos que el
productor debe garantizar a cada proveedor para lograr su correcto
funcionamiento?
Logística y gestión de proveedores
El principal
impulso de la logística es el flujo de equipos, productos y personas alrededor
del venue y en los lugares donde deben
estar. Por lo tanto, una de las áreas clave que debe considerar el productor es
la coordinación de todos los proveedores de eventos, cómo y cuándo llegarán al
sitio, de qué manera entrarán al venue
y cuál será su espacio dentro del mismo. La tarea es responsabilidad del
productor y este debe asegurarse que sus proveedores sepan cómo encontrar su
espacio y tener a la mano todo lo que necesiten para llevar a cabo su operación.
Alimentos y bebidas
El suministro
de alimentos y bebidas es una parte importante del plan con un gran tiempo
incorporado para garantizar que el catering
se instale y opere correctamente. Los caterings, en un evento, tienen requisitos
logísticos específicos que variarán dependiendo del tamaño del evento y el tipo
de venue utilizado. Un gran
espectáculo puede involucrar a veinte proveedores de catering diferentes y cada proveedor debe estar equipado con las
instalaciones necesarias a tiempo antes del inicio del show.
Por lo
general, se necesitarán espacios adecuados, acceso a agua, eliminación de
residuos, refrigeración, suministro de gas y puntos de alimentación eléctrica
con el voltaje requerido. Además, tendrán tiempos estrictos para el montaje de
su equipo y su hora de llegada al venue antes
del inicio del evento. Cada uno de los aspectos deberá tenerse en cuenta al
elaborar el plan logístico.
185-30_1002_ilu01. Requerimiento de proveedores de alimentos y bebidas en
los stakeholders
Las precauciones que tomará el productor
grarantizarán a los asistentes del show
espacios agradables, limpios, confortables, acogedores y convenientes para el
expendio de alimentos y bebidas que inviten al público a degustar su bebida o
comida preferida, desde un snack con
gaseosa hasta un plato gourmet con
una copa de vino, todo dependiendo del tipo de show.
Es necesario también diseñar espacios
debidamente acondicionados para la venta de material promocional del artistam
para lograr tan importante faena es necesario planificar con anticipación el
diseño y la distribución de los espacios dentro del venue contratado.
A continuación, veremos algunos puntos
que ayudarán al productor a tomar las previsiones necesarias para lograr el
éxito en la coordinación de los proveedores y ofrecerles los espacios adecuados
a su gestión operativa y garantizar el desempeño correcto de sus funciones:
- Inicialmente, el productor evaluará cada espacio del venue para instalar en un lugar visible,
estratégico y de fácil acceso todos los stands
y equipos de cada proveedor y stakeholder
presente en el evento.
- Igualmente, se solicitará a los proveedores y stakeholders qué requerimientos
técnicos, logísticos y operativos necesitan para su instalación y operación,
incluso si necesitan acceso exclusivo para la descarga y carga de material,
equipos y enseres.
- Es importante informar a cada proveedor la fecha y
hora de llegada al venue, el tiempo
aproximado para la instalación y desinstalación de sus equipos y enseres, además
de la fecha y hora de partida del venue
- De igual forma, es necesario verificar que cada
espacio destinado para promotores y stakeholders
esté provisto de sistemas de seguridad y equipos de emergencia.
- Asimismo, el productor planificará con suficiente
tiempo de antelación los detalles técnicos, logísticos y operativos para
garantizar que todos los servicios de catering
y demás proveedores operen correctamente.
185-30_1002_ilu02. Medidas para coordinar
proveedores de alimentos y otros
Reto
Busca
información de dos shows musicales en
vivo de distintos tamaños, lugares y géneros e investiga la cantidad y los tipos
de proveedores de alimentos y bebidas presentes; además, investiga sobre el diseño
de stands, decoración y
requerimientos técnicos. Igualmente, determina la cantidad de sponsors y el tipo de material exhibido.
Finalmente, analiza el lugar o los lugares donde fueron instalados, si son
estratégicos, visibles, proporcionan las necesidades básicas a los proveedores para
su operación y son de fácil acceso al público con respecto a la distribución de
espacios en el venue.
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Conclusión
La producción de shows musicales
en vivo exige minuciosidad y precisión en la planificación logística para
garantizar que todos los servicios funcionen correctamente durante el evento.
Para ello, es vital el estudio de los espacios que ofrece el venue, para establecer las áreas donde
se ubicarán a los proveedores de alimentos y bebidas, igualmente stands de sponsors. Tu constancia y disciplina, más las herramientas
obtenidas en la unidad didáctica, garantizarán el éxito en la producción del show.
