Transcripción
Para la mayoría de la gente, el tiempo es un recurso que, cuando se pierde o se extravía, se ha ido para siempre. Para un director de proyecto, sin embargo, el tiempo es más una restricción, por lo que los principios eficaces de gestión de tiempo deben ser empleados de manera que este se convierta en un recurso.
La mayoría de los ejecutivos prefieren proyectos con poco personal, ya que tienen en mente la creencia de que el director del proyecto asumirá la carga de trabajo adicional. Esto es un error. El director del proyecto puede estar ya muy cargado de reuniones, preparación de informes, comunicaciones internas y externas, resolución de conflictos, así como la planificación y replanificación, en caso de que ocurra una crisis. Pese a esto, la mayoría de los gestores de proyectos, de alguna manera, manipulan su tiempo para hacer el trabajo.
Esto promueve que el personal con experiencia aprenda rápidamente a delegar tareas y emplear los principios eficaces de gestión de tiempo. Las siguientes preguntas podrían ayudar a los gerentes a identificar áreas problemáticas, en los trabajadores:
• ¿Tiene dificultad para completar el trabajo, dentro de los plazos asignados?
• ¿Cuántas interrupciones ocurren cada día?
• ¿Tiene un procedimiento para el manejo de interrupciones?
• ¿Si necesita un gran bloque de tiempo ininterrumpido, hágamelo saber? ¿Está disponible? ¿Con o sin horas extras?
• ¿Cómo manejan la llegada de visitantes y las llamadas telefónicas?
• ¿Cómo se maneja el correo entrante?
• ¿Se han establecido procedimientos para el trabajo de rutina?
• ¿Está logrando, más o menos, lo que estaba logrando hace tres meses? ¿Y hace seis meses?
• ¿Qué tan difícil es para usted decir que no?
• ¿Cómo se aborda el trabajo de detalle?
• ¿Cómo se realiza el trabajo que debe ser manejado por sus subordinados?
• ¿Tiene suficiente tiempo, cada día, para los intereses personales?
El jefe de proyecto que pueda lidiar con estas preguntas tiene una mayor oportunidad de convertir el tiempo, de una limitación, a un recurso.
El problema más desafiante, frente al director del proyecto, es su incapacidad para decir que no. Considere una situación en la que un empleado entra a su oficina con un problema. El empleado puede ser sincero cuando dice que él simplemente quiere su consejo. Sin embargo, muy a menudo, no es así. El empleado simplemente quiere quitarse un peso de su espalda y ponerlo en la suya, de manera que el problema de los empleados es ahora su problema.
Para manejar este tipo de situaciones, en primer lugar, se debe detectar los problemas en los que no desee participar. En segundo lugar, si la situación no amerita necesariamente su participación, entonces debe asegurarse de que, cuando el empleado abandone su oficina, se dé cuenta de que el problema sigue siendo de él y no suyo. En tercer lugar, si usted encuentra que el problema va a requerir su atención continua, debe recordarle al empleado que todas las decisiones futuras serán decisiones conjuntas y que el problema seguirá estando en los hombros de los empleados. Una vez que estos se den cuenta de que no pueden poner sus problemas en los hombros del director del proyecto, aprenderán a tomar sus propias decisiones.
Hay numerosos “ladrones” o factores que provocan la pérdida del tiempo, en el entorno de la gestión de proyectos.
Los siguientes son solo algunos:
• Un trabajo incompleto.
• Un trabajo mal hecho que se debe hacer de nuevo.
• La falta de responsabilidad.
• Dificultad para delegar o delegación imprudente.
• Quejas sindicales.
• Conversaciones ocasionales de la oficina.
• Información fuera de lugar.
• El cambio de prioridades.
• La indecisión, en cualquier nivel.
• Dilación.
• Demasiadas reuniones.
• Supervisión de los trabajos delegados.
