¿Por qué el productor de eventos debe dar un tratamiento distinto al trabajar con celebridades en la producción de shows musicales en vivo?

¿Cuáles son las pautas que aplican los productores de larga experiencia para trabajar adecuadamente con las celebridades en los eventos?

Trabajar con el talento del show – Caso especial: Las celebridades

Las celebridades atraen a la gente a los eventos, sin embargo, si bien son maravillosos para cautivar al público pueden ser muy costosos para acomodar y, en oportunidades, vienen con contratos de riders muy complejos, detallados, sin derecho a réplicas, con sus requerimientos técnicos y personales. Dichos requerimientos pueden extenderse al tipo de transporte, el alojamiento y el régimen de comidas que son aceptables, pero pueden ir mucho más lejos y detallar los requisitos de la sala verde, algunos de ellos pueden caer en lo estrafalario y absurdo. A menudo, el cumplimiento de los riders cuesta tanto o más que el contrato básico, sin embargo, la mayoría son bastante razonables y son el resultado de años de experiencia de productores en la industria de eventos musicales en vivo.

185-30_0810_ilu01. Trabajar con el talento del show y las celebridades

Muchos productores experimentados pasaron muchas horas y días maravillosos trabajando con celebridades, a continuación, mostraremos algunos puntos se deben tener en cuenta a la hora de trabajar con ellos:

• Determinar el presupuesto del cliente por adelantado: simplemente debemos conocer el tipo de artista a contratar que se ajuste al presupuesto del evento
• Es necesario determinar si una reunión y un saludo es clave para el éxito del show, si es así, tendremos es necesario abocarnos a la tarea de evaluar qué artistas son amables y ansiosos por acomodarse.
• Debemos conocer el tipo de presentación y el artista que mejor se adapte al cliente.
• Obtengamos una lista de los artistas disponibles en el rango de precios deseado. Recordemos que el costo puede duplicarse fácilmente o triplicarse cuando se añaden los requisitos y gastos del rider.
• Se debe presentar la lista al cliente pidiéndoles que estrechen sus opciones a las tres primeras opciones de artistas, ordenados por un precio de mayor a menor más el costo de los requerimientos técnicos y personales del rider.
• Debemos asegurarnos que el cliente entienda la disponibilidad de la fecha para el momento que se presenta la lista, la mayoría de las presentaciones de celebridades no reservan fechas hasta que una oferta formal está por escrito en sus manos. De tal manera, si el cliente procrastina, podría perder su primera opción y no puede responsabilizar al productor del evento.
• Debemos asegurarnos que el cliente entienda que una vez realizada la oferta por escrito se compromete, si vemos que en este momento existen dudas por parte del cliente, es necesario exigir un pago mínimo del 50% al momento de hacer la oferta por escrito para evitar situaciones embarazosas con el artista y sus representantes legales. Cuando optamos por producir shows musicales en vivo con celebridades se resguardan de todas las posibles situaciones que pueden ocurrir y vayan en su contra, por ejemplo, si el cliente finalmente decide no realizar el show, los representantes legales del artista incluyen en el contrato cláusulas donde el cliente tendría que pagar el 100 por ciento de la contratación, aunque no se vaya a realizar el evento.
• Asegurémonos de tener acceso total al venue, como tarde, a primera hora de la mañana del mismo día de un evento nocturno, si es posible, intente negociar el montaje del show desde la noche anterior, nos puede dar el tiempo necesario en caso de surgir alguna dificultad técnica el día del espectáculo.
• Es necesario programar una reunión de producción el día antes del show con todo el personal clave de la empresa productora, del venue, con los contratistas de sonido e iluminación, con los proveedores de A-V, los decoradores, el catering y el personal de arreglos de campo en general. Es necesario proporcionar a cada uno de ellos una lista de contactos para que, en caso que el productor no esté disponible en un momento crítico, puedan llamar a la persona necesaria para abordar el problema.
• Es importante permanecer serenos el día del show, aquellos días de gritos del productor fuera de control han pasado, ganaremos más respeto del cliente y sus compañeros de trabajo, si solucionamos cada desafío con serenidad, cálculo y dominio propio. Delega pequeñas responsabilidades desde el principio para que no te inundes de trivialidades el día del evento. Una vez que las comprobaciones de sonido están hechas, debes ser capaz de relajarte y disfrutar del evento junto a los demás.

185-30_0810_ilu02. Pautas para el manejo de celebridades en un show musical