¿Qué son los contratos de entretenimiento y cuál es su
uso para los eventos musicales en vivo?
¿Cuáles son los elementos claves de los contratos de
entretenimiento?
¿Por qué se establecen consideraciones especiales para los
contratos entre expositores y patrocinadores?
Los contratos de entretenimiento
Los
contratos de entretenimiento son acuerdos elaborados entre el organizador del
evento y las personas que abastecen el show. Las opciones de entretenimiento
tÃpicas incluyen oradores para el show,
celebridades, bandas, DJ´s, cantantes, actos de cabaret, maestros de
ceremonias, comedistas, magos y músicos. Debemos establecer consideraciones especiales
para este tipo de contratos, los cuales deben incluir: cláusulas de no
asistencia, cláusulas de exclusividad, también de condiciones de cancelación y,
de los seguros.
Se debe
prestar especial atención a la cláusula de no asistencia o, no show, en el contrato, debido a artistas
que salen de un evento en el último minuto o, simplemente no se muestran. Esto puede
ser un gran problema para los organizadores
y productores de shows musicales en
vivo. Tener una cláusula que indique claramente las implicaciones de una cancelación
de último minuto, de alguna forma protege al organizador y al productor del
evento y, como mÃnimo, resultará en remuneración, si no, la sustitución del
artista.
Otro
elemento clave del contrato de entretenimiento es el rider. Esto suele estar adjunto al contrato, de ahà el nombre:
monta el contrato; y especifica las demandas particulares que el organizador
del evento necesita cumplir. Estos pueden incluir: requisitos audiovisuales y
tecnológicos y demandas de hospitalidad especÃficas, tales como: comida,
bebida, diseños de habitación y asà sucesivamente.
Las
solicitudes del rider deben ser
cuidadosamente examinados, ya que a menudo son utilizados por los proveedores
de entretenimiento para aumentar sus honorarios, haciéndolos extremadamente
costosos para los productores de eventos, estos deben por lo tanto, contratar
la ayuda de compradores o agentes de talentos, y deben adquirir asesoramiento legal
por parte de abogados especialistas en la materia, antes de negociar contratos
de entretenimiento.
Los contratos de patrocinador y
expositor
Los
contratos con patrocinadores y expositores son únicos, ya que se refieren a una
única relación y a las obligaciones que se derivan de esa sociedad. Los patrocinadores
y los expositores suelen ser llevados a bordo de la producción de un evento en
vivo, por medio de un representante de ventas especializado y a menudo
elaborarán contratos directamente entre ellos. Sin embargo, es esencial que el gerente
o productor responsable de la entrega del evento, lea estos contratos
cuidadosamente antes de firmarlos para asegurarse de que todos los detalles estén
dispuestos correctamente para la entrega del show.
Algunas consideraciones
especiales para los contratos de patrocinadores y expositores incluyen:
Exclusividad: ningún otro patrocinador o expositor
del mismo sector puede ser involucrado en el evento.
Derechos de hospitalidad: incluyendo entradas gratuitas.
Branding en
el marketing: de material publicitario y presencia
de marca en el sitio.
Términos de cancelación: incluyendo si el evento es
cancelado y si el patrocinador o expositor desea rescindir la relación.
Condiciones de pago: el pago es preferible al momento de
la firma del contrato.
Duración del contrato: los contratos pueden cubrir a
menudo una relación que dure un número determinado de años, por ejemplo, el patrocinio
de un evento recurrente a lo largo de un perÃodo trianual. Estos contratos
deben ser cuidadosamente considerados con el fin de garantizar que el evento
podrá cumplir todas las obligaciones cada año.
185-30_0707_ilu01. Consideraciones
Especiales – Contratos Expositores y Patrocinadores
Otros contratos de proveedores
Los
eventos implican tratar con un gran número de proveedores, y cada uno de estas relaciones
deben estar apoyadas legalmente a través de la provisión de un contrato. Los
proveedores incluyen servicios de: audiovisual, seguridad, catering, montaje de
escenario, floristas, utileria, agencias de personal, proveedores de tecnologÃa,
marketing, relaciones públicas, entre otros.
