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Establece contratos adecuados de entretenimiento para el evento: elementos claves

Published On Jul-18-2019

¿Qué son los contratos de entretenimiento y cuál es su uso para los eventos musicales en vivo?

 

¿Cuáles son los elementos claves de los contratos de entretenimiento?

 

¿Por qué se establecen consideraciones especiales para los contratos entre expositores y patrocinadores?


Los contratos de entretenimiento

 

Los contratos de entretenimiento son acuerdos elaborados entre el organizador del evento y las personas que abastecen el show. Las opciones de entretenimiento típicas incluyen oradores para el show, celebridades, bandas, DJ´s, cantantes, actos de cabaret, maestros de ceremonias, comedistas, magos y músicos. Debemos establecer consideraciones especiales para este tipo de contratos, los cuales deben incluir: cláusulas de no asistencia, cláusulas de exclusividad, también de condiciones de cancelación y, de los seguros.

 

Se debe prestar especial atención a la cláusula de no asistencia o, no show, en el contrato, debido a artistas que salen de un evento en el último minuto o, simplemente no se muestran. Esto puede ser un gran problema para los  organizadores y productores de shows musicales en vivo. Tener una cláusula que indique claramente las implicaciones de una cancelación de último minuto, de alguna forma protege al organizador y al productor del evento y, como mínimo, resultará en remuneración, si no, la sustitución del artista.

 

Otro elemento clave del contrato de entretenimiento es el rider. Esto suele estar adjunto al contrato, de ahí el nombre: monta el contrato; y especifica las demandas particulares que el organizador del evento necesita cumplir. Estos pueden incluir: requisitos audiovisuales y tecnológicos y demandas de hospitalidad específicas, tales como: comida, bebida, diseños de habitación y así sucesivamente.  

 

Las solicitudes del rider deben ser cuidadosamente examinados, ya que a menudo son utilizados por los proveedores de entretenimiento para aumentar sus honorarios, haciéndolos extremadamente costosos para los productores de eventos, estos deben por lo tanto, contratar la ayuda de compradores o agentes de talentos, y deben adquirir asesoramiento legal por parte de abogados especialistas en la materia, antes de negociar contratos de entretenimiento.

 

Los contratos de patrocinador y expositor

 

Los contratos con patrocinadores y expositores son únicos, ya que se refieren a una única relación y a las obligaciones que se derivan de esa sociedad. Los patrocinadores y los expositores suelen ser llevados a bordo de la producción de un evento en vivo, por medio de un representante de ventas especializado y a menudo elaborarán contratos directamente entre ellos. Sin embargo, es esencial que el gerente o productor responsable de la entrega del evento, lea estos contratos cuidadosamente antes de firmarlos para asegurarse de que todos los detalles estén dispuestos correctamente para la entrega del show.

 

Algunas consideraciones especiales para los contratos de patrocinadores y expositores incluyen:

 

Exclusividad: ningún otro patrocinador o expositor del mismo sector puede ser involucrado en el evento.

Derechos de hospitalidad: incluyendo entradas gratuitas.

Branding en el marketing: de material publicitario y presencia de marca en el sitio.

Términos de cancelación: incluyendo si el evento es cancelado y si el patrocinador o expositor desea rescindir la relación.

Condiciones de pago: el pago es preferible al momento de la firma del contrato.

Duración del contrato: los contratos pueden cubrir a menudo una relación que dure un número determinado de años, por ejemplo, el patrocinio de un evento recurrente a lo largo de un período trianual. Estos contratos deben ser cuidadosamente considerados con el fin de garantizar que el evento podrá cumplir todas las obligaciones cada año.

 

185-30_0707_ilu01. Consideraciones Especiales – Contratos Expositores y Patrocinadores

 

Otros contratos de proveedores

 

Los eventos implican tratar con un gran número de proveedores, y cada uno de estas relaciones deben estar apoyadas legalmente a través de la provisión de un contrato. Los proveedores incluyen servicios de: audiovisual, seguridad, catering, montaje de escenario, floristas, utileria, agencias de personal, proveedores de tecnología, marketing, relaciones públicas, entre otros.


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