¿De qué manera podemos integrar todos los elementos
técnicos y no técnicos del evento?
¿En qué consiste la fase de coordinación y la fase de
ejecución del evento?
¿Cuál es la importancia de la gestión del venue de un show musical en vivo?
La gestión de producción
La gestión de la
producción, también llamada en ocasiones dirección técnica, es la tarea de
integrar todos los elementos técnicos y no técnicos del evento. Esto puede
incluir staging, audio y A-V, iluminación, decoración, entretenimiento, escenario,
gestión, programación, ensayos y scripting. También puede implicar algunos de
los otros requisitos de eventos logísticos, como la coordinación de aparejos,
gestión de residuos, colocación de cercas y la configuración de estructuras
temporales.
Por lo general, es uno de
los trabajos del productor de eventos, cuando los shows musicales en vivo son para una gran cantidad de personas, a
menudo se contrata a un director técnico independiente.
La gestión de producción es
esencialmente un proceso de dos partes: la primera parte que se produce durante
la fase de coordinación y que consiste en el enlace del lugar y la creación de programas
de producción y dibujos CADD (diseño asistido por ordenador y redacción); la
segunda parte que se produce durante la fase de ejecución y que consiste en la
configuración técnica y la dirección del evento o llamar el espectáculo, show calling. Examinaremos todas estas
tareas en el orden lógico de su ocurrencia.
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Fases de la gestión de
producción de eventos
Fase de coordinación durante el evento
En esta fase, se establecen
todos los detalles del sitio o venue y
planes preliminares, planes generados para el diseño y la ejecución del evento.
Incluida en estas tareas, está la inspección del venue y el enlace con el lugar del evento, la creación de los
dibujos CADD del lugar con todos los elementos del evento incorporados, la escritura
de un programa de producción de eventos y orden de ejecución, y posiblemente la
escritura de un script de show.
Inspección del sitio y enlace a la sede
Para producir un show musical en vivo, el productor está
obligado a tener una profunda familiaridad con venue selecciondo para el
evento. Una vez que se establece el concepto y se inicia la fase de propuesta
del evento, desde ese momento puede realizarse una inspección inicial de la
instalación, sea indoor o outdoor. Sin embargo, una vez confirmado
el evento, normalmente se deben realizar dos o más visitas al venue, en las que
se deben determinar todos los detalles específicos del lugar y los planes
apropiados, estas visitas por lo general se realizan junto con otros técnicos
claves del equipo y algunos proveedores de recursos.
Hay tres aspectos del venue
que deben considerarse:
- En
primer lugar, comprensión de la gestión a llevarse a cabo
- Luego,
determinar su capacidad
- Y,
establecer limitaciones logísticas
Comprender la gestión del venue
Aunque los venues pueden
ser variados, sus métodos individuales de operación y gestión son
sorprendentemente similares. Con el fin de producir un evento exitoso, un
productor debe entender las jerarquías de administración de estas instalaciones.
El primer punto es determinar cual es el rol del productor en el venue,
empleado, contratista, o agente libre, ya que de esto dependerá la manera cómo
se manejarán las relaciones comerciales y las exigencias que se realizarán con
respecto al lugar.
Comprender las jerarquías
de administración internas es la clave para trabajar con un venue. Motivado a
que un productor interactúa constantemente con el personal y miembros del lugar,
es necesario saber quién hace qué y quién informa a quién. Los venues
típicamente se dividen en tres categorías:
Hoteles:
Para esta categoría, solo
nos referimos a los hoteles más grandes con espacios amplios, cómodos y
diseñados para grandes reuniones. Los productores suelen trabajar con el
director de catering, convención, conferencia o administrador de servicios.
Centros de convenciones:
En este caso, los miembros
principales del personal principal son el director de catering o uno de varios
coordinadores de eventos. Una diferencia entre un hotel y un centro de
convenciones es que a menudo los servicios de catering están subcontratados en
un centro de convenciones.
Otros lugares para shows
abiertos de mayor capacidad como:
estadios deportivos, plazas, parques y espacios públicos, clubes privados,
entre otros.
Estos venues funcionan de
manera diferente. Sin embargo, la mayoría de los recintos indoors o bien tienen un gerente general o gerente de catering y es
uno de estos individuos quien suele ser el contacto principal para los
productores. Algunos sitios como estadios o clubes privados, emplean a sus
propios coordinadores de eventos que son los contactos del productor. En cuanto
a los sitios públicos al aire libre como parques, calles, entre otros, requieren
contacto a través de entes del estado o cuerpo del gobierno. En algunas
jurisdicciones, este cuerpo de gobierno puede ser una junta de parques, o un
departamento de eventos especiales de la ciudad.
Determinar la capacidad del venue
Durante la inspección
inicial del lugar, es decir, en la fase de concepto y propuesta, será necesario
determinar la capacidad del lugar para el evento deseado. Esto requiere una
comunicación particularmente crítica entre el productor y el contacto del lugar.
Específicamente para los venues outdoors, la capacidad estimada no se determina
con precisión y
es más un resultado de un
cuidadoso análisis de las capacidades de seguridad, preocupaciones de
seguridad, accesibilidad al sitio, el rendimiento de la taquilla y la demanda, si
se trata de un evento público con entradas
Establecer limitaciones logísticas
Ya sea que el evento esté
en un sitio al aire libre o en un lugar cubierto, el productor debe familiarizarse
íntimamente con la ubicación y todas sus limitaciones para preparar un sistema
de soporte adicional o para cambiar la logística de producción en consecuencia.
Por ejemplo, ubicación de puntos de energía, ubicación de las puertas de
entradas, salidas de emergencia, tipo de piso del venue, acuerdos con el
personal del venue para evitar conflictos, horarios y días disponibles para el
montaje y desmontaje del show, entre
otros.
Específicamente para venues
outdoors, se debe determinar: diseño óptimo del sitio para el meyor beneficio
de los asistentes y el menor impacto en los vecinos circundantes, ubicación de
las estructuras temporales, fuente de la energía eléctrica y agua,
accesibilidad para carga de equipos técnicos y vehículos de emergencia, se
requiere cercas de seguridad, ubicación de baños portátiles y residuos, áreas
de peligro, disponibilidad de iluminación.
Luego de determinar todos
estos aspectos, el productor puede proceder a trazar un plan del lugar para
escalar y elaborar una agenda preliminar de producción, apoyado en software,
por ejemplo, CADD.
Diseño del venue y CADD
A medida que aumenta la
complejidad técnica de los eventos, también lo hace la demanda de exactitud dimensional
y la colocación de todos los elementos en el espacio del evento. La única
manera que esto se puede lograr es mediante el uso de software CADD. Hay varios
programas de CADD excelentes en el mercado hoy en día, los más conocidos, los
programas específicos de la industria son Vectorworks y Vivien. Ambos programas
son capaces de realizar dibujos bidimensionales, como también vivos
tridimensionales de todo el espacio del evento, incorporando iluminación, superficies
reales y texturas.
Los beneficios de usar este
tipo de programas son muchos:
- En
primer lugar, permite dibujar todos los elementos a escala exacta sin espacio
para el error, por lo que que el espaciado dentro de venue indoor o outdoor, se determina
de manera fácil y precisa.
- En
segundo lugar, permite que los cambios se hagan de forma rápida y precisa para
que coincidan cualquier cambio en los planes de eventos
- En
tercer lugar, con sólo una entrada de una sola vez o la creación de un lugar básico
o un plan de sitio, los eventos futuros pueden planificarse fácilmente dentro
del mismo venue
- En
cuarto lugar, da a los clientes y proveedores mejor visualización del concepto
del evento si se utiliza una representación tridimensional
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Beneficios del uso de
software CADD en la producción del evento
