La industria musical se basa en contactos;
como tal, la comunicación constituye un factor de vital importancia. El envío
de correos electrónicos es una de las formas de comunicación que el artista o
artist manager precisa ejercer. La calidad de nuestros correos electrónicos
puede transmitir el profesionalismo necesario para que un contacto de
influencia decida trabajar con nosotros o, por el contrario, sepultar nuestras
aspiraciones de colaboración.
Redactar un correo electrónico es una tarea simple; sin embargo, Beeching
nos recomienda observar algunas normas a fin de garantizar un resultado
profesional. A continuación, compartiremos algunas de ellas:
- Agregar un saludo.
- Incluir nombre completo, título y, si es posible, dirección nuestra
oficina o lugar principal de trabajo. En un entorno online, esto último quizá
no parezca necesario, sin embargo, transmite una sensación de seriedad y
experiencia.
- Si la persona es casada, usar el titulo respectivo solo si la
persona prefiere que se le llame así. Normalmente, en la industria musical es
irrelevante indicar el estado civil de una persona.
- Procura un lenguaje sencillo, claro y conciso; ve al punto.
- Mantén la cordialidad y los buenos modales.
- Evita los errores ortográficos y las faltas gramaticales.
Pocos errores son capaces de destruir una buena imagen tan rápida y eficazmente
como la presencia de errores ortográficos.
- Cada párrafo debe estar enfocado en un tema o propósito definido.
185-03_0603_ilu01. Normas para la
redacción de un correo electrónico
Las personas suelen emitir juicios de valor por el material o la forma en
que son contactadas. Vigilar cada detalle del correo electrónico y asegurarse
que sea perfecto, nos ayuda a mantener una imagen pulcra de nosotros y nuestro
trabajo. A continuación, veamos un ejemplo de correo electrónico correcto según
las normas y recomendaciones de Angela Myles Beeching:
185-03_0603_ilu02. Ejemplo de correo
electrónico correctamente redactado
Ahora, analizaremos cada uno de sus segmentos:
- Saludo: consta del título y apellido del remitente, usando
una abreviatura para el título.
185-03_0603_ilu03. Ejemplo de saludo en
correcto electrónico correctamente redactado
- Primer párrafo: busca establecer una conexión con el
remitente indicando el nombre del contacto en común. Además, incluye el
propósito del correo electrónico; es importante recalcar que no se está
pidiendo trabajo o una audición, sino consejos, recomendaciones e información
en general.
185-03_0603_ilu04. Ejemplo de primer
párrafo de correo electrónico correctamente redactado
- Segundo párrafo: ofrece una rápida perspectiva de la persona
que envía el correo, con la finalidad de que el remitente tenga una idea de
quién le está escribiendo.
185-03_0603_ilu05. Ejemplo de segundo
párrafo de correo electrónico correctamente redactado
- Tercer párrafo: se indica el momento en que se llamará al
contacto, se recuerda el propósito de la comunicación y se manifiesta
agradecimiento y entusiasmo.
185-03_0603_ilu06.
Ejemplo de tercer párrafo de correo electrónico correctamente redactado
- Despedida: se usa una fórmula de despedida formal y adecuada;
evitamos ser empalagosos o floridos.
185-03_0603_ilu07. Ejemplo de despedida
de correo electrónico correctamente redactado
- Nombre: se coloca nuestro nombre, es decir, la persona que
hace el contacto.
185-03_0603_ilu08. Ejemplo de nombre en
correo electrónico correctamente redactado
- Firma: incluye información sobre la persona que hace el
contacto, su perfil, su dirección e información de contacto, como número telefónico
y correo electrónico.
185-03_0603_ilu09. Ejemplo de firma en
correo electrónico correctamente redactado
El ejemplo anterior puede ser usado como plantilla para
nuestros propios correos electrónicos.
Después de enviar un correo electrónico y si no obtienes
respuesta, llama en el plazo que indicaste en el mismo. Si no indicaste un
plazo, llama en el transcurso de cuatro días o una semana; indica que
escribiste hace unos días y que te gustaría concertar una breve entrevista
informativa.
Con frecuencia, al intentar contactar a una referencia de
influencia, encontramos que es su asistente quien recibe o atiende nuestras
llamadas o mensajes. Si es el caso, recordemos tratar con amabilidad y
entusiasmo a dichas personas, sin procurar “pasarles por encima” solo porque no
son nuestro objetivo. En su calidad de asistentes, están cerca de nuestro
objetivo; su ayuda puede ser una puerta valiosa en nuestra carrera artística.
185-03_0603_ilu010.
Mediación del asistente entre la persona y el objetivo
Al obtener la cita, procuramos preparar los puntos de la
misma de forma clara y ordenada. Conviene redactar previamente las preguntas a
fin de analizarlas y valorarlas; las mismas deben estar enfocadas en la
información que deseamos. Dependiendo del entorno, el vestir de traje y corbata
podría ser innecesario, sin embargo, se debe conservar la imagen pulcra y
profesional en todo momento y sin importar el sitio.
Keynotes
- Las personas suelen emitir juicios de valor por el material o la forma en que son contactadas.
- El primer párrafo de un correo electrónico busca establecer una conexión con el remitente indicando el nombre del contacto en común.
- Los asistentes están cerca de nuestro objetivo; su ayuda puede ser una puerta valiosa en nuestra carrera artística.
Reto
Haz una lista de cinco (5) personas y envíales un
correo electrónico según las pautas indicadas en el contenido didáctico.
Tiempo disponible: 30 minutos.
ConclusiónTodo lo que hacemos habla por nosotros. La forma como redactemos un correo
electrónico puede ser el cimiento de una excelente relación laboral. Con
atención y detalle, vigilaremos cada aspecto de nuestra comunicación a fin de
transmitir en todo momento una imagen profesional impecable.
