Una carrera artística es un negocio, y como tal, debe cuidarse. Las auditorias permiten conocer el estado de un negocio e identificar, si fuera el caso, irregularidades en su gestión. Gracias a las auditorias, el artista puede saber si su dinero está siendo gestionado correctamente, o si está siendo víctima de alguna irregularidad; es decir, proteger sus intereses. Por este motivo, aprenderemos qué es una auditoria, las repercusiones de un seguimiento correcto y las herramientas disponibles para, incluso, verificar si las auditorias son realizadas correctamente.

La auditoria es una revisión o inspección de la gestión de un individuo o una organización, normalmente realizada por un ente independiente. En el contexto de la industria musical, la auditoria se enfoca en los libros, registros y estados contables.

Cuando el artista o artist manager reciben de parte del business manager una declaración de impuestos, es posible contratar a un contador externo para realizar una auditoria de escritorio. La auditoria de escritorio es diferente a una auditoria formal o certificada. Su función es ubicar errores que puedan arreglarse antes de una auditoria formal, evitando así la duplicación de errores, entre otras irregularidades. Si el encargado de la auditoria de escritorio está suficientemente familiarizado con las actividades del artista, y por lo tanto tiene una idea cercana de los ingresos que debería estar generando, la auditoria de escritorio puede efectuarse al momento de recibir una declaración de ingresos u otro documento. Al conocer al artista y sus actividades lucrativas, es posible identificar tras una breve inspección, si un documento está en orden, al menos en apariencia.

185-03_0507_ilu01. Auditoría de escritorio vs. Auditoria formal

Relación entre el artista y el equipo de trabajo de un business manager

En ocasiones, el business manager dispone de un equipo de trabajo propio, especialmente cuando atiende numerosos clientes y necesita soporte en algunas áreas. Con todas las ventajas que esto representa, el artista puede encontrar algunos inconvenientes. Para empezar, la persona que el artista y el artist manager entrevistaron y examinaron minuciosamente fue el business manager, no así el equipo a su cargo.

En esta situación, el artista o el artist manager procuran tener información de primera mano sobre el equipo de trabajo del business manager. Aunque exista un contrato y se tengan buenas referencias del business manager, sus subordinados podría cometer errores cuyas consecuencias negativas pueden ser considerables.

Reuniones mensuales de revisión de estados financieros

El artista o artist manager se reúnen una vez al mes con el business manager a fin de revisar el detalle de los estados financieros. Algunos aspectos analizados en dicha reunión incluyen informes de ingresos y egresos, inversiones, origen y destino del dinero, presupuestos, planes a futuro, informes de pago de impuestos, análisis de posiciones de inversión, entre otros. La realización de estas reuniones debe observarse religiosamente, siendo pospuestas solo en casos de emergencias reales. En caso que el artista se encuentre en medio de una gira, el business manager debe asegurarse de realizar las reuniones, aunque esto represente movilizarse junto al artista.

185-03_0507_ilu03. Lista de temas cubiertos en una reunión entre artista y business manager

La exposición al artista de la información financiera requiere cierto tacto, dado que no todos los clientes quieren estar al tanto de su situación financiera. La razón es que temen que, al enfrentar su realidad financiera, se puedan ver impactados por la misma, provocando falta de seguridad y bloqueos creativos. Aún así, la información debe circular libremente hacia el artista y su equipo; las decisiones tomadas en base a la realidad siempre serán mejores que aquellas basadas en la ignorancia, o peor aún, la fantasía. Un business manager profesional siempre explicará tanto las malas como las buenas noticias.

Una ventaja destacable de las reuniones entre el artista y su business manager, así como de mantener una política de franqueza y apertura comunicacional, es la tranquilidad que experimenta el business manager cuando el artista está al tanto de su situación financiera y toma decisiones con conocimiento de causa. Si, en una auditoría externa, se encuentra alguna irregularidad, no solo tendrá el artista que costearlo, sino también que colocar su firma en el informe final. Si el artista no estuviera al tanto de sus estados financieros, lo anterior podría resultar en una sorpresa desagradable que derive en el despido del business manager.

185-03_0507_ilu04. Calidad comunicacional entre artista y business manager y sus consecuencias

El artista y el artist manager procuran evitar el riesgo de descuidar el trabajo del business manager. En posesión de un poder legal para representar al artista, el business manager está en capacidad de realizar acciones financieras en su nombre, tales como firmar cheques, abrir cuentas bancarias y arreglar prácticamente cualquier asunto financiero.

185-03_0507_ilu05. Posibles atribuciones del business manager en representación del artista

En muchos casos, el artista o artist manager no encontrarán nada sospechoso o fuera de lugar a menos que apliquen una mirada minuciosa, diligente y detallada del movimiento de su dinero, especialmente sus salidas y entradas de las cuentas bancarias del artista.

Si el artista sospecha que el business manager es culpable de prácticas poco honestas o alejarse de los procedimientos contables generalmente aceptados, está en el derecho de contratar los servicios de una institución o profesional para efectuar una auditoria externa. En muchas ocasiones, este tipo de auditorias sacan a relucir prácticas ilegales. La idea es, básicamente, asegurar la calidad y transparencia del trabajo del business manager, lo cual se refleja cuando la auditoria arroja los siguientes resultados:

• El business manager no está robando.
• El business manager no está realizando gestiones de forma ridícula o inapropiada.
• El business manager cumple con todos los requisitos legales y las buenas prácticas contables.
• El business manager mantiene los libros y registros contables en orden, en previsión para futuras auditorias.

185-03_0507_ilu06. Resultados favorables de una auditoria a un business manager

El correcto estado de los registros y libros contables puede ejercer un efecto revitalizador en el artista, redundando en resultados positivos en su carrera.

Keynotes

• La función de la auditoría de escritorio es ubicar errores que puedan arreglarse antes de una auditoría formal o certificada.
  
• El artista o artist manager se reúnen una vez al mes con el business manager a fin de revisar el detalle de los estados financieros.
  
• La exposición al artista de la información financiera requiere cierto tacto, dado que no todos los clientes quieren estar al tanto de su situación financiera.
  
• Las decisiones tomadas en base a la realidad siempre serán mejores que aquellas basadas en la ignorancia, o peor aún, la fantasía.
  

Reto

A través de vKonnect y otros medios sociales, contacta a 5 artistas que hayan usado, en algún momento de sus carreras, los servicios de un business manager. Indaga acerca de su experiencia con él, especialmente en la naturaleza de la comunicación, la frecuencia de las reuniones, el tipo de información compartida y la posible existencia de roces o situaciones a resolver. En caso afirmativo, consulta como se resolvieron.

Tiempo disponible: 30 minutos.

Finanzas sanas crean un ambiente de trabajo relativamente exento de preocupaciones, lo que permite al artista dedicarse a sus labores creativas a fin de proporcionar experiencias emocionales memorables. Con criterio, experiencia, dedicación y práctica, encontraremos al personal necesario, entre ellos el business manager, para despegar la carrera del artista y lograr sus metas de carrera.