¿Cuáles son los factores internos que influyen en los clientes que afectan la calidad del servicio ofrecida por la organización de eventos?

¿De qué manera afectan los factores de ambientes internos a las empresas de eventos y a su personal?

Hay factores internos que influyen directamente en los clientes y en la organización de eventos. Estos factores determinarán las políticas de la empresa que se adoptarán para lograr un equilibrio en las decisiones que deben tomarse en la organización. El productor de eventos al analizar y evaluar cada uno de estos factores, tendrá las herramientas necesarias a fin de alcanzar el éxito en los objetivos y restos que se le imponen.
 
A continuación, esbozaremos cada uno de estos factores:
 
El ambiente interno

Los elementos del entorno interno en la organización de eventos son:

• La cultura corporativa
• El deseo de calidad
  
• Los sistemas de información
  
• Y las finanzas y la propiedad
  

La cultura corporativa, es la unión de creencias, normas y valores de los individuos que conforman una organización, es decir, la forma cómo se hacen las cosas. Para que una política empresarial tenga éxito, debe ser aceptada por los miembros de la organización y debe reflejar sus objetivos y aspiraciones.
 
La cultura y los valores están profundamente arraigados y generalmente no son obvios para los miembros de una organización. La cultura es la forma en que se comporta el personal y la importancia de sus valores, y como dicta la forma en que se toman las decisiones. La cultura también puede dictar los objetivos de la estructura y los sistemas de la empresa y sus actitudes hacia la gestión de personas.
 
Por ejemplo, si la organización del evento tiene una cultura fuerte, cada individuo sabrá qué hacer, en cambio si la cultura es débil, el individuo no reaccionará de la manera que se espera.
 
Deseo de calidad

La política de la empresa en gran parte es la que dicta el nivel de calidad que ofrece la organización. El deseo de calidad está basado en la premisa de hacer las cosas bien la primera vez y cada vez, no tiene costo, aparte de capacitar a nuestro personal para que conozca qué es lo correcto y qué acciones se pueden tomar para corregir aspectos que atenten contra el deseo de calidad.
 
Por ejemplo, una exposición importante en un recinto ferial de la capital. Si todo el personal del recinto y los expositores reflejaran orgullo por la apariencia del lugar, fueren educados con los clientes y si el lugar se mantuviera limpio, la percepción de un servicio de calidad mejoraría sin costo adicional apreciable para la organización. Es posible que haya que incurrir en un gasto menor por concepto de uniformes, suministros para la limpieza y tal vez en la formación del personal para el trato con los clientes, sin embargo, es una opción que merece ser aplicada ya que esta es la demanda de los clientes. Debemos determinar qué pesa más, el cliente o las consideraciones económicas.
 
Sistemas de información

Hoy en día, con los avances de la tecnología no hay motivo para que los miembros de la organización no se mantengan actualizados y entender la política actual de la empresa. Casi todos tenemos acceso a la informática y a la internet, siendo común para las organizaciones la comunicación con el personal por este medio, a fin de mantener informado al personal sobre las políticas de la empresa, eventos, horarios, compromisos.
 
En la actualidad, la mayoría del personal de las organizaciones trabajan en el lugar asignado porque entienden las políticas de la empresa, cree en el producto o servicio que se ofrece y disfruta al involucrarse cada día más con la gerencia, incluso en colaborar moderadamente a dar forma a la política empresarial.
 
Finanzas y propiedad

La mayoría de las empresas de eventos están limitadas por el dinero, por lo que la financiación necesaria proviene de los propietarios, de las ganancias, de los sponsors y de préstamos con intereses. Sea cual sea la fuente de los fondos, siempre evaluarán el evento para conocer en profundidad su rentabilidad y por ende el retorno de su inversión más las ganancias esperadas.
 
La solidez financiera, la rentabilidad o la obtención de valor por dinero, son factores importantes de la política de la empresa y la falta de fondos la determinará. El productor tiene como tarea diseñar un presupuesto y describir los costos anticipados para producir el evento, además, puede establecer posibles fuentes de procedencia de los fondos necesarios para la producción.
 
El productor es la persona responsable de usar los recursos de la organización de la manera más eficiente posible, y tiene la necesidad de evaluar los eventos en términos de éxito para los diferentes accionistas e inversionistas, para ello debe establecer objetivos que reporten beneficios financieros sólidos y sostenidos, ya que sin fines de lucro un negocio no sobrevivirá, el éxito continuado de cualquier organización de apoya en la estabilidad financiera.
 
El requisito mínimo para lograr rentabilidad es un presupuesto y retroalimentación confiable de los resultados reales para la comparación con el presupuesto y así tomar medidas correctivas a tiempo si es necesario.

Cierre

Hemos visto la manera cómo influyen los factores externos en los clientes, en la organización e incluso en el personal. Esto debido a que las políticas empresariales se ven directamente afectadas por estos factores y a su vez las políticas son las que rigen las decisiones operativas, administrativas y filosóficas en cuanto a la capacitación y visión del personal con respecto al trato al cliente y su manera de valorar la calidad de servicio. El productor debe estar enfocado en conocer y analizar estos factores con un enfoque amplio a fin de usar los recursos materiales, financieros y humanos lo más eficiente posible a fin de alcanzar el éxito en la producción de eventos.