En la actualidad, los ambientes externos que influye en las organizaciones que producen eventos, están en constante movimiento, cambio y evolución, por lo que surgen algunas interrogantes:

¿Cómo puedo identificar el entorno que rodea las organizaciones de eventos?

¿De qué manera podemos hacer frente a una realidad cambiante y en constante evolución?

¿En qué aspecto influye la declaración de visión y misión de una organización en su entorno y en el productor?

Análisis de ambientes externos

En la gestión de operaciones del evento, se considera como parte esencial el análisis del entorno externo de la empresa de producción de eventos.

Para hacerle frente a entornos cambiantes y en evolución, en primer lugar es vital entender:

• La importancia de los objetivos trazados y la manera cómo el productor puede cooperar en los cambios de ambiente que se presenten.
• Asimismo, valorar la importancia que tiene el cliente dentro de la gestión del evento.
• También, identificar el resto de los influencers dentro de la política del negocio de eventos.
• Y finalmente, conocer las tecnicas que se pueden aplicar para ayudar a los productores a entender y controlar sus entornos de una manera más objetiva y efectiva

Una de las funciones del productor de eventos es organizar y usar los recursos de manera eficiente y efectiva para alcanzar los objetivos o la misión de la organización, además, son los responsables de transformar las metas y objetivos en realidades palpables, medibles y cuantificables.

Hoy en día, los negocios compiten en el escenario mundial y para salir adelante deben esforzarse por alcanzar los niveles y estándares de clase mundial. Ya no existen límites geográficos para los competidores, los clientes conocen muy bien la manera como se gestionan los eventos en vanguardia, esto les permite inferir rápidamente sobre su desempeño. Por ello es necesario que el productor conozca cómo se crea la política comercial y cómo cambia con frecuencia por causa de factores externos.

Objetivos del productor de eventos

Los productores de eventos tienen tres objetivos claves:

• En primer lugar, alcanzar los objetivos estratégicos de la organización, según las necesidades inmediatas de agentes externos que apoyen de una u otra forma el evento. Por ejemplo, si el ayuntamiento quiere promover la asistencia al evento de personas de bajos recursos de la comunidad, entonces una manera de hacerlo sería aplicar estrategias para abaratar los costos para este sector en específico o incluso ofrecerles entradas gratuitas
• En segundo lugar, satisfacer las necesidades de los clientes. En nuestro caso, los clientes son todas aquellas personas que asisten al evento, sin ellos, la organización del evento no tendría sentido
• Y en tercer lugar, lograr el uso eficiente de los recursos. Si una organización no puede pagar el nivel del servicio que está prestando, tiene sus días contados en el negocio

Todos estos objetivos deben ser alcanzados simultáneamente

185-30_0306_ilu01. Factores externos cambiantes que influyen en la organización

Tensiones y problemas para un productor de eventos

En medio de políticas empresariales cambiantes y en evolución, el productor de eventos tendrá situaciones de tensión y problemas que debe afrontar.

Aunque el productor de eventos esté involucrado con la política y los objetivos de la organización, estas por lo general no operan de manera ideal. La realidad es que en muchos casos el productor hereda una estructura existente con algunas debilidades que pueden incluir problemas como los que mencionamos a continuación:

• Podemos encontrarnos a un productor de eventos que está trabajando en una pequeña organización que ha crecido y se ha expandido, por lo que su estructura ya no es ideal y no es adecuada para la demanda que generan los factores externos que evolucionan día a día
• Si el objetivo principal es la satisfacción al cliente o el uso eficiente de los recursos, es posible que no esté claramente definido en la política de negocios de la organización. Frecuentemente, las organizaciones tienen estos objetivos en paralelo y no se percatan que inherentemente existe un conflicto entre ambos
• Aunque las organizaciones tengan una misión y objetivos bien definidos, las necesidades de los clientes cambian, este problema se ve reflejado en los cambios que algunos empleados tienen en el desempeño de sus labores
• Algunas organizaciones presentan tensión entre el productor y la persona que asegura futuros negocios y promete lo imposible
• Podemos encontrarnos con estados de tensión entre las necesidades del cliente y la visión del negocio que tienen los stakeholders de la organización

El productor de evento tiene un reto vitalicio, hacer lo que parece imposible, posible. Por ello el productor siempre debe ser optimista y experto en la aplicación del pensamiento estructurado, así como el no estructurado o lateral a los problemas, a fin de alcanzar los objetivos que se le imponen.

Política de la empresa

La política de negocio para una organización establece:

• Los objetivos fundamentales de la organización
• Cuáles son los servicios que presta
• La identificación de los mercados que presta sus servicios
• La manera adecuada en que prestará sus servicios
• El nivel y los estándares de calidad que pretende alcanzar
• La cantidad y calidad de los recursos que empleará para la prestación de sus servicios

La política de negocios no surge por causa de un accidente o de la nada, es un esfuerzo consciente de las organizaciones en proveer metas a largo plazo y planificar recursos a fin de alcanzar las metas y los objetivos trazados.

Para hacerle frente a entornos cambiantes y en evolución, la organización debe tener bien clara y definida su política de negocios, comenzando con el propósito de la organización, la razón de ser de la empresa y esto se refiere a la visión de la organización

La visión de la organización describe las aspiraciones de la compañía, una imagen deseada y alcanzable de cómo la compañía se verá dentro de algunos años. Esto es muy positivo para la motivación de los empleados, proveedores, stakeholders y clientes.

En consecuencia, nos encontramos con la misión de la empresa, la cual tiene como objetivo lograr la visión, y expresa el compromiso y la voluntad de alcanzarla: Estas decisiones de cómo alcanzar la visión, se toman de acuerdo con los valores de la empresa.

Las declaraciones de visión deben centrarse en los valores a los que la organización se ha comprometido, por ende, se deben establecer medidas apropiadas que indiquen el progreso hacia esos ideales. Las declaraciones de misión, deben estar enfocadas, no en cómo debe hacer la compañía para sobrevivir, sino en la manera que ha elegido para prosperar.

Declaración de la misión de la organización

El propósito del negocio generalmente se articula en una declaración de misión. No obstante, frecuentemente algunas organizaciones tienen una verdadera misión distinta a la que tienen declarada, ya que sus acciones distan mucho de la manera en que se propusieron a hacer las cosas inicialmente.
 
Por ejemplo: una empresa con una declaración de misión inicial que reza: Nosotros valoramos y respetamos la importancia de nuestro personal altamente capacitado y dedicado. Sin embargo, con sus acciones su misión debería decir: Nuestro objetivo es la supervivencia, y para sobrevivir reduciremos nuestra fuerza laboral en un veinticinco por ciento.
 
Es importante que el productor entienda cuál es la verdadera misión de la empresa, independientemente de la que se podría afirmar en la misión publicada. Si genuinamente, la misión es la supervivencia, entonces de aquí deben partir las estrategias a emplear para el manejo del negocio.
Una buena declaración de misión tiene cinco características:
 

• Principalmente, contiene una formulación de objetivos que son medibles
  
• Asimismo, se diferencia de sus competidores
  
• También, define el negocio en el que la empresa desea estar
  
• Además, es relevante para todos los stakeholders y no solo para los accionistas y gerentes
  
• Y por último, es emocionante e inspirador
  

Cierre

Existen dos tipos de empresas, las que operan según las circunstancias y las que lo hacen conscientes de cuál es su propósito y están orientados a lograrlo en una forma sistemática, medible, innovadora, emocionante y bien definida. Definitivamente, estas últimas serán las organizaciones que se proyectarán y dejarán un legado. De igual manera el productor, una vez que logre identificar y declarar sinceramente la visión y misión de la organización, logrará alcanzar todos los objetivos y retos que se le impongan.