El trabajo del Event Manager
requiere orquestar la colaboración interdisciplinaria de equipos y recursos
numerosos. Esto puede tornarse en una tarea sumamente abrumadora.
¿Cómo evitamos que la producción se salga de control?
Para reducir la incertidumbre al manejar tantos factores, debemos
desarrollar una perspectiva global del proyecto. Analicemos el tipo de acciones
que debemos tomar al producir shows musicales, desde la perspectiva de la
gestión de proyectos.
El gestor de proyectos
Todo show musical es un evento. Todo
evento es un proyecto. Por lo tanto, el Event
Manager es el
gestor de proyectos en el ámbito de los shows musicales en vivo. La teoría de
gestión de proyectos proporciona todos los parámetros para optimizar nuestra
labor de liderazgo en la producción de conciertos. Estos parámetros se manifiestan a través de la unidad fundamental de la
gestión de proyectos, conocida como “proceso”. A grandes rasgos, un proceso es
la aplicación de herramientas y técnicas para tomar insumos y generar
entregables. PMBOK establece 49 procesos estándar para la implementación de
proyectos, y los clasifica empleando lo que se conoce como “áreas de
conocimiento”, o “áreas de responsbilidad”.
185-30_0205_ilu01.
El proceso
Áreas de conocimiento
Para llevar un
proyecto desde su concepción hasta su finalización, se implementan una serie de
fases, conocidas como ciclo de vida del proyecto. Dependiendo del ámbito del
proyecto, el ciclo de vida puede ser distinto, pero cada una de sus fases constituye
un grupo de procesos estandrizado, cuyos procesos se implementan de modo
único, repetido, o constante a lo largo del ciclo de vida. PMBOK establece
cinco grupos de procesos: iniciación, planeamiento, ejecución, monitoreo y
control; y cierre. Las áreas de conocimiento del manejo de proyectos establecen
10 categorías para estos grupos de procesos. Todas las áreas tienen procesos en
varios de los grupos. Dichas áreas son: integración, alcance, cronograma,
costo, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisiciones, e interesados.
Veamos brevemente el
énfasis de cada área.
- La gestión de
integración identifica, define, combina, unifica y coordina los procesos de
dirección del proyecto. Esta área tiene al menos un proceso en cada grupo de
procesos, y es la única de la cual el director de proyectos es responsable de
modo exclusivo e intransferible.
- La gestión de alcance
se realiza para garantizar que se realiza únicamente el trabajo requerido. Esto
implica identificar y excluir tareas innecesarias que desvían la antención o
enfoque productivo del equipo.
- La gestión de
cronograma administra la finalización oportuna de todas las tareas y procesos
- La gestión de costo incluye
todos los procesos para estimar costos, presupuestar, obtener financiamiento, y
controlar los costos para mantener la ejecución presupuestaria dentro de los
parámetros aprobados
- La gestión de calidad
se enfoca en planear, ejecutar y controlar los niveles cuantitativos y
cualitativos requeridos en cada uno de los entregables del proyecto
- La gestión de recursos
requiere estimar, adquirir y administrar los recursos humanos y físicos
- La gestión de comunicación
implica el manejo y entrega de la información, a través del desarrollo de
estrategias basadas en las necesidades de todas las partes interesadas
- La gestión de riesgos
establece e implementa estrategias para mantener el proyecto lo más cerca de su
curso planificado ante amenazas u oportunidades
- La gestión de adquisiciones
se encarga de comprar o adquierir los productos y servicios requeridos para el
avance y la generación de entregables del proyecto
- Finalmente, la gestión
de interesados identifica y gestiona las expectativas e influencia de todas las
personas, grupos o entidades que se ven afectadas positiva o negativamente por
los resultados del proyecto
185-30_0205_ilu02.
Áreas de conocimiento en el ciclo de vida del proyecto
La matriz: grupos de
procesos y áreas conocimiento
Al definir los procesos para implementar el show, PMBOK
establece una matriz que permite ubicarlos y definirlos objetivamente. Dicha
matriz se construye empleando 5 columnas para los grupos de procesos y 10 filas
para las áreas de conocimiento. Todos los procesos del proyecto pueden
categorizarse empleando dicha matriz. Por ejemplo, el calendario del evento se
realiza durante el planeamiento de cronograma, mientras que la gestión de personal
se realiza durante la ejecución de recursos.
185-30_0205_ilu03.
Matriz – asignación de procesos
A grandes
rasgos, el avance del proyecto a lo largo de esta matriz se establece en un
flujo de izquierda a derecha, en el que los procesos de cada columna no guardan
ninguna relación secuencial obligatoria. La única premisa es que la iniciación
precede al planeamiento, el planeamiento precede a la ejecución y así
sucesivamente. Por ejemplo, podemos usar esta información en la figura
anterior, para afirmar que la creación del calendario del proyecto precede a la
administración de personal.
Ajuste – shows musicales
Existen dos áreas relacionadas con el manejo de eventos
que no forman parte del modelo establecido por PMBOK, y requieren un ajuste a
dicho modelo. Dichas áreas son: la conceptualización del show y el mercadeo. La
conceptualización define el tipo de show que se desea realizar y tiene un
impacto directo sobre todo el resto de las áreas de conocimiento, por lo que
sus procesos se deben realizar dentro de la iniciación de integración o el
planeamiento de alcance. Por su parte, el mercadeo puede constituir su propia
área de conocimiento, con procesos establecidos específicamente para el ámbito
de producción de shows musicales. Matthews teoriza alrededor de este concepto,
que resalta la importancia del mercadeo en procesos como la creación del
programa, la adquisición de patrocinios, el desarrollo de materiales
promocionales, la publicidad, el diseño web y el enlace con medios de
comunicación.
La combinación entre los grupos de procesos y las áreas
de conocimiento nos permite desarrollar la perspectiva global necesaria para
asumir roles de liderazgo en la producción de shows musicales.
RetoElabora una lista de los procesos que consideres
necesarios para producir un show musical en vivo. Categoriza cada uno en la
matriz de los grupos de procesos y las áreas de conocimiento.
Tiempo recomendado: 20 minutos
CierreLa gestión de proyectos es una herramienta invaluable
para producir shows musicales con mínima incertidumbre. La perspectiva global
que aporta nos permitirá identificar los grupos de procesos y las áreas de
conocimiento, con el fin de ubicar cada proceso en la matriz y así establecer
los insumos, herramientas y técnicas necesarios para generar los entregables
que permitan un avance eficaz y una finalización exitosa.
