¿Qué etapas debemos implementar para
hacer realidad un espectáculo musical en vivo?
¿Qué acercamiento es el correcto, el de
gestión de proyectos, o el de manejo de eventos?
Analicemos las posibilidades y tomemos
nuestra propia decisión.
Posturas teóricas
En general, la literatura asemeja la producción de
eventos a la gestión de proyectos. Existen dos posturas principales. La
primera, postulada por Goldblatt,
establece que el proceso de organización se divide en las áreas de administración,
mercadeo, manejo de riesgos y coordinación. Por otro lado, en el libro de Allen et alia, las etapas se dividen en
áreas de conocimiento, de modo similar al PMBOK, empleando así un acercamiento
más cercano al de la gestión de proyectos.
Acercamiento integrado
Para términos de este curso, emplearemos un modelo que
permite comprender con mayor facilidad la relación entre las fases del evento y
las actividades comprendidas en cada una, a fin de establecer una relación
secuencial y lógica entre ellas. Entonces, un evento pasa por cinco fases
principales:
- Concepto y propuesta
- Mercadeo y ventas
- Coordinación
- Ejecución, y
- Seguimiento
185-30_0106_ilu01.
Fases del evento en vivo
Analicemos
un ejemplo de la línea de tiempo de un evento para identificar la secuencia y
relación entre sus diferentes fases. En este diagrama Gantt, se muestra el avance
de cada una de las fases. En la zona derecha, los rectángulos celestes denotan
la duración de cada tarea, y los grises expresan la duración total de cada fase
o subfase. Además, las líneas que unen tareas se llaman dependencias, y
expresan que una tarea no puede iniciar antes de que finalice la anterior.
185-30_0107_fot01. Línea
de tiempo para ejemplo de evento
Fase 1: concepto y
propuesta
La primera fase toma una idea y la convierte en una
propuesta concreta a través de la implementación de dos procesos principales:
investigación preliminar y diseño inicial del evento.
- Durante la
investigación preliminar, se realiza un estudio de viabilidad alrededor del
concepto del evento, lo cual incluye el análisis FODA respectivo para
determinar si vale la pena avanzar con el proyecto. Además, durante esta
subfase, se comparan venues para el
evento y se selecciona uno, lo cual implica realizar visitas e inspecciones en
todas las localidades potenciales. Estas tareas están asociadas con el área de
responsabilidades de administración del evento.
- La segunda subfase es
el diseño inicial del evento, durante el cual se especifican tres aspectos: el
contenido del programa, el presupuesto formal, y la propuesta. Por lo general,
el productor del evento ingresa al equipo al iniciar esta subfase.
Al especificar el
contenido del programa, se genera una lista de contrataciones y proveedores que
se emplea para averiguar sus costos y con ellos generar el presupuesto, de
manera que las tareas de contenido y presupuesto avanzan paralelamente. El
avance en la realización del programa permite agregar ítems concretos al
presupuesto.
Finalmente, la
propuesta es un documento escrito que incorpora todas las ideas para el evento,
incluyendo detalles como el personal y los proveedores, así como el presupuesto
formal. Todas estas tareas forman parte de las áreas de mercadeo y
administración del evento.
Fase 2: mercadeo y
ventas
El propósito de la etapa de mercadeo y ventas es
simple: recaudar los fondos necesarios para que el evento sea viable, y lograrlo
dentro de una fecha límite que permita proceder apropiadamente con la fase de
coordinación. Dicha recaudación se realiza mediante la venta de patrocinios,
publicidad o tiquetes. Cualquier combinación de las tres opciones es válida,
dependiendo del tipo de evento.
En términos simplificados, durante esta fase, que forma
parte del área de responsabilidad de mercadeo, se generan materiales
promocionales basados en la propuesta inicial, y posteriormente se venden los
patrocinios, publicidad o tiquetes. Si se logra la meta según el presupuesto,
el evento alcanza el estado conocido como “Go-ahead”.
Este acontecimiento es marca el inicio de la mayoría de tareas de la fase de
coordinación
Ocasionalmente, esta fase se puede obviar por completo,
como por ejemplo en algunos eventos privados corporativos. Es decir,
dependiendo del evento, podría no ser necesario vender publicidad, patrocinios,
o incluso tiquetes; en cuyo caso, la decisión “Go-ahead”, se realiza al confirmar que el presupuesto está disponible,
durante la subfase de diseño inicial del evento.
Fase 3: coordinación
La fase de coordinación va desde que se genera el Go-ahead, hasta antes de iniciar el
montaje del evento, y su propósito es planear todo lo necesario para que el evento
se ejecute sin problemas.
Dado su alto nivel de complejidad, la fase de
coordinación es la que consume más tiempo en el proceso de organización de
eventos. Todos los eventos son distintos, pero en general, la coordinación
requiere de tareas como las siguientes:
- Gestión de recursos
humanos, para reclutar y organizar el equipo de trabajo
- Administración, para
contratar proveedores, así como realizar el proceso de registro y reservaciones
- Evaluación de riesgos,
para identificar posibles amenazas o debilidades en la organización del evento
- Obtener licencias
seguros y permisos
- Y finalmente, el
inicio de la coordinación del evento, que incluye administración de produccion,
contratación de alimentación, transporte, entre otros. Es importante resaltar
que esta tarea es la única, cuyo comienzo no depende del “Go-Ahead”. Como se aprecia en el Gantt, esta tarea se puede
comenzar antes, específicamente en lo que se refiere a los aspectos administrativos
internos que no involucran terceros.
Fase 4 ejecución
La fase de ejecución incluye el montaje, la puesta en
escena del show y el paro del evento. Esas son, desde nuestra perspectiva
integral, las tres tareas principales mostradas en el Gantt. Sin embargo, desde
la perspectiva del manejo de eventos, esta fase incluye las áreas de
responsabilidad y tareas asociadas con administración, mercado, manejo de
riesgos y coordinación.
- Administración, con
tareas como pago de adelantos a proveedores, gestión de voluntarios, y gestion
de personal
- Mercadeo, con tareas
como emisión de badges, enlace con
medios y registro presencial
- Manejo de riesgos, con
tareas como monitoreo de riesgos, y enlace con seguridad
- Y finalmente,
Coordinación del evento, con tareas como enlace con transporte y alimentación,
gestión de la localidad y administración de producción.
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Áreas de responsabilidad y tareas – fase de ejecución
La fase de ejecución finaliza después del paro del
evento, cuando el venue es retornado
a su condición original.
Fase 5: seguimiento
La fase final del evento es la de seguimiento, la cual
inicia después del paro del evento, e involucra todas las tareas de cierre
financiero y evaluación de rendimiento. De modo general, esto incluye las
siguientes tareas:
- Pagos finales a
proveedores, al cliente y a otros involucrados.
- Además durante esta
fase se realizan diferentes tareas de evaluación, incluyendo encuestas a los
involucrados y su respectivo reporte al cliente, así como reuniones de cierre
para analizar el evento con el personal y realizar ajustes por cambios presupuestarios
o contractuales
- Para finalizar, se
procede con el análisis del resultado final del evento, ya sea exitoso o
fallido. El evento como tal tiene un cierre final al concluir estas tareas de
evaluación.
- La fase de ejecución incluye el montaje, la puesta en escena del show y el paro del evento. Finaliza cuando el venue es retornado a su condición original.
Keynotes
- Un evento pasa por cinco fases principales: concepto y propuesta, mercadeo y ventas, coordinación, ejecución, y seguimiento.
- La fase de concepto y propuesta toma una idea y la convierte en una propuesta concreta a través de la implementación de dos procesos principales: investigación preliminar y diseño inicial del evento.
- El propósito de la etapa de mercadeo y ventas es simple: recaudar los fondos necesarios para que el evento sea viable, y lograrlo dentro de una fecha límite que permita proceder apropiadamente con la fase de coordinación.
- La fase de coordinación va desde que se genera el Go-ahead, hasta antes de iniciar el montaje del evento, y su propósito es planear todo lo necesario para que el evento se ejecute sin problemas.
- La fase final del evento es la de seguimiento, la cual inicia después del paro del evento, e involucra todas las tareas de cierre financiero y evaluación de rendimiento.
Misión
Asiste a un evento en tu localidad, con el fin de
analizar todas las fases de organización vistas anteriormente. Procura llegar
con varias horas de anticipación para identificar aspectos representativos de las
actividades de montaje. Del mismo modo, quédate después del paro del evento,
para presenciar las actividades de desmontaje. Si tienes interés en una
experiencia de aprendizaje extraordinariamente enriquecedora, solicita
autorización con el equipo organizador para participar como voluntario, con el
fin de aprender todo lo posible respecto a las tareas de organización.
Entrevista a las personas involucradas y toma nota de tu experiencia para
contrastarla con los conocimientos y habilidades que desarrollarás durante este
curso.
Comparte tu experiencia y tus anotaciones en la
plataforma VK, teniendo cuidado de mantener la discreción requerida por las
políticas de confidencialidad del evento. Estas políticas las puedes encontrar
en el acuerdo de colaboración voluntaria que firmaste al ingresar al personal
del evento. Si dicho documento no existe, solicita autorización por escrito de
tu superior directo en la organización del evento, antes de realizar tu post en
la plataforma VK.
Tiempo recomendado: variable (de uno a varios días).
Alternativa.
Reto con nivel de dificultad 1
En caso de no contar con el tiempo o capacidad de
atender a un evento, investiga en línea para buscar videoreportajes o artículos
relacionados con la puesta en escena de espectáculos musicales con el fin de
analizar las actividades realizadas en cada una de las 5 fases.
Tiempo recomendado: 30 minutos
CierreTodo evento es distinto. Por tal motivo, para
garantizar la implementación exitosa, debemos tener el criterio para decidir
las actividades necearias. La simplificación de 5 fases que hemos analizado es
una perspectiva práctica que nos permite obtener resultados óptimos en la
organización de eventos. Si las ejecutamos con atención al detalle y
gestionamos el tiempo apropiadamente, aumentaremos las posibilidades de ofrecer
una experiencia de entretenimiento de alta calidad.
