Comprender los roles del equipo de trabajo de producción es vital para desempeñarse apropiadamente. Suponte que eres contratado para una pasantía en una agencia de producción de eventos y tu primer día de trabajo es el día en que inicia la producción de un evento. Después de llegar al venue, nos asignan entregar diferentes carpetas de documentos a cuatro personas: el Event Manager, el Event Planner, el, Event Coordinator y el Event Producer.

En medio del ajetreo operativo, ¿cómo identificamos a cada uno? ¿Qué acciones o características diferencian cada uno de estos roles?

Liderazgo en el evento

La producción de espectáculos musicales es una labor interdisciplinaria. El equipo de liderazgo es responsable de planear y coordinar el trabajo de diferentes profesionales para orquestar una experiencia de entretenimiento óptima. Según el tipo de evento, los profesionales involucrados cambian de modo que para dicho análisis nos enfocaremos en el personal encargado de planear y supervisar el evento. Cabe destacar que los términos vistos a continuación se usan en la práctica de modo intercambiable con el de Event Manager. Hablemos de este rol primero:

185-30_0103_ilu01. Roles de liderazgo dentro de un evento

El Event Manager

El Event Manager es la persona física o representante legal de una entidad sobre quien recae la responsabilidad del evento. Dicha entidad puede ser, por ejemplo, el dueño del evento, una compañía, una persona jurídica, una oficina gubernamental, una organización sin fines de lucro, asociación o el mismo ente de negocios ingresado al registro público con el nombre del evento. El rol de Event Manager se emplea en eventos grandes como festivales o espectáculos deportivos. Dada la dimensión y el alcance de su trabajo es común que la persona contrate los servicios de personal especializado para delegar diferentes tareas, desde las finanzas, hasta la coordinación con los equipos técnicos o creativos..

185-30_0103_tab01. Event Manager en un evento musical

El Event Planner

El Event Planner es, por lo general, una persona encargada de eventos pequeños y privados como cenas, bodas y reuniones. Para trabajar en esta escala no se requiere más que una sola persona, por lo que el Event Planner se desempeña como profesional independiente.

185-30_0103_tab02. El Event Planner en un evento musical

El Event Coordinator

El Event Coordinator, como su nombre lo sugiere, es una persona encargada de optimizar el esfuerzo coordinado de varios departamentos e individuos involucrados en una producción. Su objetivo principal es asegurarse que los integrantes del equipo trabajen de manera fluida y alineada según los planes y objetivos establecidos por el Event Manager o el liderazgo de producción. El término se usa de modo sinónimo con el de Event Planner pero con una diferencia: su responsabilidad incluye trabajar para una organización o venue más grande. En diversos casos es común encontrar varios coordinadores en un solo equipo, especialmente en centros de convenciones, salas de conciertos y arenas deportivas.

185-30_0103_tab03. El Event Coordinator de un evento musical

El Event Producer

Finalmente, el rol de Event Producer también se puede usar en lugar de Event Planner, pero su responsabilidad se enfoca más a coordinar, ejecutar, y, en algunos casos, hasta implementar el evento; especialmente en aspectos técnicos como el diseño, la calendarización, la planificación, el montaje escénico, el sonido, la iluminación, los audiovisuales, el entretenimiento y la decoración. En la mayoría de los casos, el Event Producer es contratado como asistente del Event Manager y si dicho rol no existe, el productor absorbe sus funciones como responsable principal del evento.

185-30_0103_tab03. El Event Producer de un evento musical

• La producción de espectáculos musicales es una labor interdisciplinaria.
  
• El equipo de liderazgo es responsable de planear y coordinar el trabajo de diferentes profesionales para orquestar una experiencia de entretenimiento óptima.
  
• El Event Coordinator, como su nombre lo sugiere, es una persona encargada de optimizar el esfuerzo coordinado de varios departamentos e individuos involucrados en una producción.
  
• El Event Coordinator, es una persona encargada de optimizar el esfuerzo coordinado de varios departamentos e individuos involucrados en una producción

Misión

I

Investiga sobre al menos dos eventos que sean producidos en tu localidad. Puede ser cualquier tipo de evento, no necesariamente uno musical. Analízalos y determina a cuál de ellos realizarás un estudio de caso para identificar el rol del líder del evento.

Preséntate como estudiante de VonKelemen ante el equipo organizador y solicita asistir como oyente a t las sesiones de preproducción, producción y postproducción que sea posible. Al asistir a las sesiones observa y toma nota de las funciones que lleva a cabo cada persona responsable del evento y las personas que tiene a su cargo.

Finalmente, analiza tus anotaciones para identificar el tipo de rol de cada persona, ya sea Manager, Planner, Coordinator o Producer y las personas cuyas funciones no caigan en las categorías que forman parte del equipo técnico de implementación.

¡Comparte tus resultados en vKonnect y tu vPage!

Tiempo recomendado: 3 horas.

Ya que diferenciamos entre los posibles roles de liderazgo en el equipo organizador del evento, al encontrarnos en el ambiente laboral, prestaremos atención cuidadosa y respetuosamente a cada persona para identificar los roles de cada quien y ganar una conciencia de nuestro lugar en la jerarquía implícita del equipo de trabajo. De esta manera, podremos participar de modo óptimo y asertivo para implementar el evento exitosamente.