Los profesionales de relaciones públicas son los responsables de dirigir eficientemente la compleja dinámica del encuentro con los medios de comunicación. Las empresas siempre optan por esta vía para informar sobre cualquier asunto positivo o negativo, que comprometa su reputación. Una conferencia de prensa mal organizada puede significar el fracaso de la campaña de una empresa o la pérdida de la simpatía y el apoyo del público.

Como asesores de relaciones públicas, nos encargaremos de planificar las conferencias de prensa con detalle, para evitar los errores y asegurarnos de propiciar un buen encuentro con los medios de comunicación. De acuerdo al tipo de técnica, estableceremos las pautas que van a regir la actuación del portavoz de la empresa.

El elemento esencial y clave de una conferencia de prensa es la noticia, como género informativo pionero en los medios de comunicación. Por tal motivo, antes de convocar una rueda de prensa los profesionales de relaciones públicas deben evaluar qué tan noticioso es el mensaje que se desea difundir, cuál es su finalidad y, en base a ello, iniciar el proceso de planificación.

La organización de una conferencia de prensa requiere de un tiempo mínimo no inferior a dos o tres semanas. Sin embargo, cuando se trata de una situación controversial se hace indispensable actuar rápido; por lo que no habrá demasiado tiempo para planear. No obstante, es importante tener en cuenta que el éxito de una rueda de prensa radica en cuán preparado esté el representante de la empresa que asuma el rol de orador.

220-10_1106_ilu01. Razones para organizar una conferencia de prensa

Los profesionales de relaciones públicas deben preparar el discurso en base a los objetivos de la técnica de la rueda de prensa. Una vez definido el mensaje, es vital que el portavoz entienda y practique la información. Asimismo, es necesario que esta persona maneje a la perfección todos los datos relacionados al asunto por el cual se está convocando la conferencia. De esa manera, sabrá perfectamente cómo dirigirse a los medios de comunicación y qué contestar al momento de las preguntas.

Además de establecer las pautas para llevar a cabo la reunión, al planificador le corresponde hacer los preparativos y organizar la logística del encuentro.  Para ello, deberá realizar una lista que contenga cada uno de los elementos necesarios; dicha lista también servirá como una guía de verificación cuando se aproxime la conferencia de prensa. Los preparativos fundamentales son:

• Establecer la ubicación del encuentro, preferiblemente en un punto accesible para todos los medios invitados.

• Definir la fecha y la hora, es recomendable realizar la reunión entre la media mañana y medio día para darle chance a todos los medios de redactar a tiempo la nota. Deben evitarse los viernes por la tarde y los días antes de vacaciones.

• Delimitar los medios de comunicación a los que se va a invitar y enviarles la carta de la convocatoria.

• Distribuir el aviso mediático que informe cuándo será la conferencia de prensa.

• Preparar los materiales visuales de apoyo como: diapositivas, fotos, carteles e, incluso, un video corto.

• Arreglar el lugar de la conferencia, definiendo la ubicación de las sillas, los fotógrafos, las cámaras, los periodistas y el espacio adecuado para acomodar los micrófonos.

• Contactar a los representas de los medios de comunicación un día antes para confirmar su asistencia.

• Llegar de 30 a 60 minutos antes el día de la conferencia para verificar que todo esté en orden, probar los micrófonos, ubicar el material de apoyo y colocar las etiquetas con los nombres de los invitados.

220-10_1106_ilu02. Lista de verificación de los preparativos de un comunicado de prensa

La duración de la conferencia de prensa es impredecible. Sin embargo, siempre es importante tener un estimado y aprovechar la oportunidad en la que los medios se quedan sin preguntas para hacerles saber que se les está acabando el tiempo y ponerles un estimado de dos preguntas más, por ejemplo.

Keynotes

• El elemento esencial y clave de un comunicado de prensa es la noticia, como género informativo pionero en los medios de comunicación.
• El éxito de una rueda de prensa radica en cuán preparado esté el representante de la empresa que asuma emitir el mensaje.
• El profesional de relaciones públicas debe preparar el discurso en base a los objetivos de la técnica de la rueda de prensa.

Reto

Contacta a un profesional de relaciones públicas conocido y pídele que deje participar en el proceso de planificación de una conferencia de prensa. Una vez realizada la actividad, haz un informe donde expliques cómo fue el proceso y detalles si se aplicaron los pasos explicados en la unidad didáctica.

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Tiempo disponible: 30 minutos, sin contar el networking.

Cierre

Cuando un profesional de relaciones públicas organiza una rueda de prensa con detalle y suficiente tiempo de preparación, no hay forma de que la transmisión del mensaje ante los medios sea un fracaso; por el contrario, asegura el éxito de la conferencia. Con responsabilidad y compromiso, guiaremos eficazmente a los portavoces de las empresas y planificaremos reuniones completamente efectivas para ganar el respeto de los medios de comunicación y generar buenos comentarios en la opinión pública.