La función de las
relaciones públicas durante la programación de una actividad empresarial varía
de acuerdo al tipo de evento que se adapte a las necesidades y los objetivos de la
empresa. Sin embargo, la organización de cualquier evento es una tarea compleja
que requiere de mucha responsabilidad y creatividad para marcar la diferencia.
Nos enfocaremos en establecer el tipo de evento de acuerdo al propósito
del mismo, según el concepto establecido por la empresa. Para ello,
estableceremos la programación siguiendo las pautas estratégicas y así crear un plan eficaz para cautivar
a la audiencia.
Un evento
representa la oportunidad de impulsar una marca, producto o servicio, mejorar
la imagen de la empresa y promover nuevas formas de interacción con el público. Por tal razón, un evento puede convertirse en una unidad funcional a los
negocios existentes de la compañía para promover su filosofía. incrementar las
ventas y posicionarse en el mercado; o, simplemente, puede ser una forma de
compensar a los clientes potenciales por su fidelidad.
El tipo de
evento a realizar se elige en virtud de las metas perseguidas por la
empresa. Por lo tanto, resulta fundamental conocer la finalidad del plan para
crear las estrategias y la planificación adecuadas, pues realizar un evento
puede traer consecuencias negativas cuando no se ofrece la calidad necesaria.
De ahí la importancia de que el equipo de relaciones públicas trabajen apegados
a los principios establecidos.
220-10_1003_ilu01. Propósitos de los
eventos
Los tipos
de eventos se clasifican de acuerdo a su naturaleza. A continuación se
mencionan los más utilizados por las empresas:
- Reuniones de grupo: estos eventos se utilizan para atraer
personas y enseñarles las virtudes de la marca, los productos o servicios. Las
empresas solicitan la organización de talleres, seminarios y simposios de
manera regular. Por lo que el equipo de relaciones públicas se encarga de
coordinar la programación de dichas reuniones tomando en cuenta los siguientes
aspectos: el tiempo, la ubicación, los asientos, las instalaciones, las
invitaciones, las etiquetas de nombres, el menú, los oradores, el registro y
los costos.
- Banquetes: son eventos grandes y formales que se organizan para honrar a una persona, recaudar dinero para una organización caritativa o celebrar
el aniversario de una empresa. El gestor de eventos debe realizar una
planificación muy detallada por tratarse de un “evento especial”. Para ello, es
necesario gestionar los siguientes recursos: comida, alquiler de sala,
camareros, decoraciones y centros de mesa, requisitos audiovisuales, tarifas de
oradores, entretenimiento, fotógrafos, invitaciones, boletos y marketing y
promoción.
- Recepciones y cocteles: estas reuniones se realizan con
motivo de celebración de los logros de una empresa o para que las personas
socialicen. Su duración es corta y la recepción puede ser un almuerzo o una
cena. Es importante que el ambiente sea agradable para los invitados, debido a
que ello facilita la interacción social, que es el enfoque principal de estos pequeños
eventos.
- Casas abiertas y visitas a plantas: se realizan con el
propósito de generar una buena impresión en los invitados y una opinión pública
favorable para la empresa u organización. Las visitas a plantas se organizan
para dar a conocer las instalaciones de la compañía, la dinámica de producción y
el día a día de los empleados. Las casas abiertas, generalmente, son
exposiciones de cualquier tipo. Ambas son asunto de un día y dentro de la
planificación se incluye la capacitación de los empleados para que cada uno
sepa cuál es su función durante la actividad.
- Convenciones: combinan múltiples eventos o reuniones y cumplen
el objetivo de intercambiar información, discutir sobre problemas
comunes o disfrutar de la recreación y el intercambio social. Una convención
dura dos o más días y puede incluir reuniones grandes, cócteles, recepciones,
visitas y banquetes.
- Ferias: son eventos de marketing
importantes y están diseñadas para miles de personas. En ellas se exponen o
exhiben los productos y servicios de determinada marca para que el público tenga
la oportunidad de conocerlos más a fondo. Estos eventos comerciales requieren
de mucha organización previa, por lo que la mayoría de las empresas optan por
realizarlos una vez al año.
- Eventos promocionales: su función es promover productos y
servicios para atraer clientes y lograr una amplia cobertura mediática.
Asimismo, se puede realizar con la finalidad de mejorar la imagen de la empresa o
contribuir con una causa benéfica. Un evento puede organizarse para anunciar un
nuevo producto con una carrera 10-K, por ejemplo. La creatividad es un
requisito fundamental durante la planificación de estos eventos, debido que la
originalidad hará que se marque la diferencia ante la competencia y cause un
mayor impacto en el público.
220-10_1003_ilu02. Tipos de eventos
Keynotes
- Un evento representa la oportunidad
de impulsar una marca, producto o servicio, mejorar la imagen de la empresa y
promover nuevas formas de interacción con el público.
- El tipo de evento que se va a
realizar se elige en virtud del propósito perseguido por la empresa.
- Resulta fundamental conocer la finalidad del plan para crear las estrategias y
la planificación adecuadas, pues realizar un evento puede traer consecuencias
negativas cuando no se ofrece la calidad necesaria.
Reto
Busca tres
ejemplos de eventos importantes en la industrial comercial e identifica cuál
fue su objetivo principal. Luego, realiza un informe donde además de presentar
cada caso expongas tu perspectiva y, en base a lo aprendido hasta ahora,
determines si tuvieron una buena o mala planificación y ejecución.
¡Comparte
tus conclusiones con compañeros a través de comentarios en tu vPage y vKonnect!
Tiempo disponible: 30 minutos, sin contar el
networking.
Cierre
Cuando un relacionista público
maneja profesionalmente los diferentes tipos de eventos le ofrece a la empresa
calidad de servicio, lo cual es indispensable para impulsar las ventas, atraer
clientes y establecer criterios favorables sobre la marca. Con una
actitud proactiva y siendo creativos, lograremos mantener en alto la imagen de
la empresa y nuestra gestión de eventos superará las expectativas de
los empresarios e invitados, haciendo del evento un negocio muy rentable para
la compañía.
