Los
profesionales de relaciones públicas se convierten en los mejores aliados de
las empresas a la hora de planificar sus eventos, pues son quienes los organizan y se encargan de la
logística necesaria para llevar a cabo la reunión. El éxito o
fracaso de los objetivos de la actividad, propuestos por la compañía, dependen de
las habilidades y competencias del gestor de eventos.
Nuestra función será realizar una labor impecable como
planificador de los eventos planteados por determinada empresa. Para ello,
determinaremos las acciones necesarias para coordinar los recursos logísticos, humanos y técnicos, para la ejecución de la actividad.
El gestor
de eventos es la persona que se encarga de elaborar el programa de los eventos, así como de velar
por su correcta ejecución. Su labor se basa, principalmente, en preparar un espacio donde el
público se sienta a gusto y disfrute de la actividad. No obstante, la logística
depende del tipo de evento; por lo que antes de comenzar la planificación, dicho profesional de relaciones públicas deberá enfocase en: precisar los objetivos de la empresa,
el público al que va a estar dirigido el evento y el presupuesto dispuesto para ello.
El primer
paso en el plan de relaciones públicas es elaborar un cronograma de las acciones
que regirán la preparación del evento y, de acuerdo a los objetivos, definir las estrategias que se utilizarán para
llamar la atención del público antes y durante la actividad. En ese sentido,
resulta pertinente precisar los medios de comunicación por los que se
transmitirá la información y los mecanismos que se van a utilizar el día de la
reunión para impartir el mensaje de la empresa.
Los
profesionales de relaciones públicas que trabajen en gestionar eventos deben tener
la capacidad de realizar múltiples tareas, pues este proceso demanda
habilidades para liderar, coordinar, administrar y supervisar. Asimismo, la
actitud personal y profesional es fundamental para establecer buenos vínculos
con los empresarios y el público. Una de las funciones principales del gestor
de eventos es darle vida a un producto o servicio y, para ello, es indispensable
ser creativo y detallista.
220-10_1002_ilu01. Funciones del
gestor de eventos
Las
empresas le confían las gestiones de planificación de eventos al equipo de
relaciones públicas por su capacidad comunicativa, así como su habilidad para
negociar y crear convenios. Las responsabilidades principales de dichos
profesionales son las siguientes:
- Gestionar la promoción de los mensajes que dan a conocer la
filosofía de la marca empresarial.
- Crear un calendario de los eventos potenciales con
estrategias de mercado eficaces.
- Ubicar las oportunidades de patrocinio.
- Administrar los aspectos presupuestarios, de gastos,
garantías, señalización y revisión legal.
- Coordinar la logística del espacio donde se va a llevar a
cabo el evento.
- Establecer y reforzar las relaciones con socios, vendedores y
proveedores de la empresa.
- Evaluar el desempeño de cada evento para medir los resultados
y el alcance de los objetivos.
Cuando el gestor crea la programación del evento, realiza una lista de verificación
especializada que especifica los tiempos y las acciones de los siguientes
aspectos:
- propósito del evento
- lugar de recepción
- fecha y hora
- número de personas
- logística humana y técnica
- orador o animador
220-10_1002_ilu02. Lista de la
programación de eventos
Keynotes
- El gestor de eventos se encarga de
elaborar el programa de los eventos, así como de velar por su correcta
ejecución.
- El primer paso en el plan de
relaciones públicas es elaborar un cronograma de las acciones que regirán el
proceso de preparación del evento y, de acuerdo a los objetivos de la empresa,
es necesario definir las estrategias que se utilizarán para llamar la atención
del público antes y durante la actividad.
- Una de las funciones principales del gestor de eventos es darle vida a un
producto o servicio y para ello es indispensable ser creativo y detallista.
Misión
Elabora
una planificación para el siguiente evento:
Una
empresa está a punto de lanzar su nueva línea de ropa casual de damas para el
verano y solicitó la organización de un desfile donde se expongan todas las
piezas. El objetivo principal es dar a conocer la marca y transmitir su filosofía,
la cual parte de la premisa de crear atuendos minimalistas auténticos para
chicas alternativas, dinámicas y coquetas. La lista de invitados oscila entre 800 y 1000 personas.
Pasos a
seguir:
- Elabora tu plan, tomando en cuentas todos los aspectos
mencionados en la unidad didáctica.
- Define las estrategias comunicacionales.
- Determina qué recursos humanos y técnicos son necesarios y
establece la función de cada uno.
- Establece la logística.
- Define por qué medio promocionarán el evento y quiénes serán
los patrocinadores.
- Elabora el programa del evento.
- Realiza la lista de programación.
- Graba un video donde expongas tu planificación.
Sabrás que
elaboraste un plan ideal cuando te asegures de que cubriste todos los aspectos
y detalles de la programación del evento, pues ello indicará que estás apto
para desempeñar la labor del gestor de eventos.
¡Comparte
tu experiencia, conclusiones y análisis con la comunidad estudiantil de
relaciones públicas en vKonnect y tu vPage, intercambia opiniones y fomenta un
análisis colectivo!
Tiempo disponible: 3 horas, sin contar el
networking.
Cierre
Cuando el profesional de relaciones públicas, a
través de sus conocimientos y actitudes, adquiere las habilidades de un gestor
de eventos, es capaz de liderar la programación de cualquier actividad y crear
una planificación bien elaborada. Con disciplina, compromiso, responsabilidad
y, sobretodo, profesionalismo, tomaremos decisiones asertivas para ofrecer
eventos de calidad y asegurar el cumplimiento de los objetivos con éxito.
