Etapas de confección de un presupuesto. Tercera Etapa

Published On Mar-09-2017

Transcripción

Tercera etapa: negociación de los presupuestos

La negociación de los presupuestos se efectúa entre los responsables de cada uno de ellos y la dirección de la organización. Cuando se lleva a cabo la negociación del presupuesto, se debe analizar la autonomía que tienen los diferentes responsables de este, por lo tanto, es esencial conocer algunas variantes:

La autonomía del responsable está limitada, desde la imposición de algunos objetivos, casi innegociables, por parte de la dirección.
El responsable tiene la libertad total de proponer su presupuesto.
La opción recomendable es generar una combinación de las dos variantes anteriores, donde la dirección de la organización gire algunas pautas, acerca de los objetivos por cumplir, y los responsables de los diferentes presupuestos negocien su viabilidad y su respectiva consecución.

Es fundamental determinar cuál es el grado de imposición existente dentro de la negociación del presupuesto, por parte de la dirección; ya que, a mayor grado de imposición, menor será el nivel de implicación de los responsables, y su participación será aplicable únicamente en la fijación de los objetivos.

Es responsabilidad de cada uno de los involucrados con el presupuesto realizar la exposición de los datos y aclarar las consultas resultantes. Además, se debe realizar las demostraciones de resultados y la presentación de los argumentos, con el fin de justificar el presupuesto.

Algunas recomendaciones para la negociación del presupuesto son:

1. Demostrar, mediante argumentos válidos, la coherencia de la información.

a. La exposición del presupuesto deber ser planeada con anticipación. De esta manera, es posible, para quien expone, contar con respuestas y argumentaciones bien definidas, para las posibles preguntas que se puedan generar.

b. El proceso de negociación debe realizarse siempre respetuosamente, con entendimiento y colaboración hacia las personas que realicen preguntas referentes a la exposición de los datos.

2. Se debe afrontar las preguntas siempre y procurar dar respuesta a estas.

a. Fomentar el uso de un dialogo constructivo, entre cada uno de los participantes de la negociación.

b. Generar un ambiente de discusión que involucre a las demás personas, durante el proceso de defensa de los datos. De esta manera, es posible evitar la negociación.

c. Algunos de los temas considerados difíciles, pueden tratarse de aspectos por revisar. Esto permite contar con más tiempo para recopilar la información necesaria o modificar la ya existente.

3. Proceso de negociación y aprobación de los datos presentados.

a. A partir del momento en que los datos son actualizados y revisados, es necesario realizar la negociación de los diferentes presupuestos, así como su respectiva aprobación.

En resumen, el proceso de elaboración del presupuesto es responsabilidad de la dirección de la organización y de los responsables de los presupuestos operativos. Igualmente, después de realizar los procesos de presentación, negociación y aprobación de los presupuestos, estos deben ser recopilados en un solo documento, el cual será el presupuesto general. Esto último, constituye una de las funciones principales del coordinador del presupuesto.

Finalmente, cuando el presupuesto esté hecho, el director comercial deberá realizar su defensa final, para que, una vez aprobado, se entregue a cada uno de los responsables el presupuesto correspondiente.

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