El desarrollo de la documentación de procedimientos eficaces (Parte I)

Published On Mar-15-2017

Transcripción

Una buena documentación del procedimiento acelera el proceso de madurez de gestión de proyectos, fomenta el apoyo a todos los niveles de gestión y mejora, en gran medida, las comunicaciones del proyecto. El tipo de documentación de procedimiento seleccionado es muy sesgado, en cuanto a si deseamos administrar de manera formal o informal. Sin embargo, debe mostrar cómo llevar a cabo las actividades orientadas a los proyectos y la forma de comunicarse en un entorno tan multidimensional.

Las políticas de gestión de proyectos, procedimientos, formas y orientaciones pueden proporcionar algunas de estas herramientas para delinear el proceso; así como un formato para la recolección, el procesamiento y la comunicación de los datos relacionados con el proyecto, en un formato ordenado y estandarizado. La planificación del proyecto y el seguimiento, sin embargo, implican algo más que la generación de papeleo. Requieren la participación de todo el equipo del proyecto, incluyendo los departamentos de apoyo, subcontratistas y la alta dirección. Esta participación fomenta la unidad. Los actos de procedimiento ayudan a:

• Proporcionar directrices y uniformidad

• Comunicar la información de manera clara y efectiva

• Estandarizar los formatos de datos

• Unificar los equipos de proyecto

• Proporcionar una base para el análisis

• Garantizar los acuerdos de documentos para referencias futuras

• Abastecerse de recursos y compromisos

• Reducir al mínimo el papeleo

• Minimizar el conflicto y la confusión

• Delinear los paquetes de trabajo

• Traer nuevos miembros del equipo a bordo

• Construir una pista de la experiencia y el método para futuros proyectos

Hecho correctamente, el proceso de planificación del proyecto deberá involucrar tanto el rendimiento como las organizaciones de los clientes. Esto conduce a la visibilidad del proyecto en los distintos niveles de organización, así como también estimula el interés en el proyecto y el deseo de éxito.

Los desafíos

A pesar de que los actos de procedimiento pueden ofrecer todos estos beneficios, la administración es, a menudo, reacia a aplicar o apoyar totalmente un sistema formal de gestión de proyectos. Los problemas de gestión suelen centrarse en los siguientes aspectos: carga por encima de la cabeza, demoras en el arranque, sofoco de la creatividad y la reducción del auto esfuerzo al control.

En primer lugar, la introducción de más formalidad organizacional a través de políticas, procedimientos y de formularios, los cuales cuestan dinero, ocasionan que la financiación adicional sea necesaria para apoyar y mantener el sistema.

En segundo lugar, el sistema es visto como causa de retrasos de proyectos en marcha, exigiendo definición adicional antes de que la implementación del proyecto pueda iniciar.

En tercer y cuarto lugar, el sistema percibe, a menudo, cómo sofocar la creatividad y el cambio de control de proyectos, forman a la persona responsable de un proceso impersonal. El comentario de un jefe de proyecto puede ser el típico: "Mi personal de apoyo siente que pasamos demasiado tiempo en la planificación de un proyecto desde el principio, lo cual crea un ambiente muy rígido que frena la innovación. El único propósito parece ser el establecimiento de una base para los controles contra medidas obsoletas y para el castigo, en lugar de ayuda en caso de una contingencia”. Este comentario ilustra el posible uso indebido de los sistemas formales de administración de proyecto, al establecer controles poco realistas, sanciones u otra desviación del plan de programa, en lugar de ayudar a encontrar soluciones.

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