Transcripción

Afortunadamente, durante los últimos años, ha habido, por lo menos, concordancia parcial entre las fases del ciclo de vida de un producto. Estos incluyen:

• Investigación y desarrollo.

• Introducción en el mercado.

• Crecimiento.

• Madurez.

• Deterioro.

• Muerte.

Actualmente, no existe un acuerdo entre las industrias, o incluso las sociedades de la misma industria, sobre las fases del ciclo de vida de un proyecto. Esto es comprensible, debido a la compleja naturaleza y diversidad de los proyectos.

Las definiciones teóricas de las fases del ciclo de vida de un sistema también se pueden aplicar a las de un proyecto. Estas fases son:

• Conceptual.

• Planificación.

• Pruebas.

• Implementación.

• Cierre.

La primera fase, la conceptual, involucra la evaluación preliminar de una idea. Lo más importante aquí es hacer un análisis preliminar de los riesgos y el impacto resultante, en los requisitos de tiempo, costo y rendimiento, todo esto aunado al impacto potencial sobre los recursos de la empresa. La fase conceptual también incluye un "primer corte" en la viabilidad del esfuerzo.

La fase de planificación es principalmente un refinamiento de los elementos de la fase conceptual, para lo cual requiere una identificación firme de los recursos previamente requeridos con relación a parámetros realistas de tiempo, costo y rendimiento. Esta fase también incluye la preparación inicial de la documentación necesaria para apoyar el sistema. Para un proyecto basado en una licitación, la fase conceptual incluiría la decisión de hacer una oferta, y la fase de planificación requeriría el desarrollo del paquete total de esta (tiempo, calendario, costo y rendimiento).

Debido a la cantidad de estimación implicada, el análisis de costos del sistema, durante las fases conceptuales y de planificación, no es una tarea fácil. La mayoría de los costos del proyecto o del sistema se pueden desglosar en categorías de funcionamiento e implementación. Los costos de funcionamiento se pueden definir como costos operacionales, las planillas de personal, la publicidad, los servicios públicos, el alquiler de la oficina o lugar de trabajo, el mantenimiento del equipo, etc. Los costos de implementación incluyen gastos de tiempo, tales como la construcción de nuevas instalaciones, la compra de equipos informáticos o la planificación detallada.

Los costos de operación incluyen gastos de recurrentes, tales como la mano de obra. Estos costos pueden ser reducidos, si el personal es colocado en una posición más alta, en el rango de aprendizaje. La identificación de una fase de aprendizaje es de vital importancia, principalmente cuando se deben establecer posiciones firmes de costos. Por supuesto, no siempre es posible saber cuándo estarán disponibles o qué tan pronto se llevará a cabo el movimiento hacia una posición más alta en el rango de aprendizaje.

En la tercera fase,que es la de pruebas, es predominante un último esfuerzo de normalización, para que las operaciones puedan realizarse. Casi toda la documentación debe ser completada en esta fase.

La cuarta fase, la fase de ejecución, integra el producto, proyecto o los servicios, en la organización existente. Si el proyecto fue desarrollado para el establecimiento de un producto comercializable, esta fase podría incluir las fases (del ciclo de vida del producto) de introducción en el mercado, crecimiento, madurez y porción de deterioro.

La fase final es el cierre e incluye la reasignación de recursos. Como ejemplo, considere una empresa que vende productos a los clientes. Cuando un producto comienza las fases de deterioro y muerte de su ciclo de vida, se deben establecer nuevos productos o proyectos. Por lo tanto, la empresa en ocasiones es vista como una corriente continua de requisitos de proyectos para sobrevivir.

En una situación ideal, se establecerán estos nuevos proyectos a una velocidad tal, que el total de los ingresos se incrementará y el crecimiento de la empresa será claramente visible.

En la fase de cierre, también se evalúan los esfuerzos del sistema total y a la vez sirve como entrada a las fases conceptuales para los siguientes proyectos o sistemas nuevos. Esta fase final, asimismo, tiene un impacto en otros proyectos en curso, en cuanto a la identificación de prioridades. Hasta el momento, no se han hecho intentos para identificar el tamaño de un proyecto o sistema. Los grandes proyectos requieren, generalmente, personal a tiempo completo, mientras que los pequeños, a pesar de que se someten a las mismas fases del ciclo de vida del sistema, pueden requerir solamente personal a medio tiempo. Las siguientes preguntas deben ser consideradas en la gestión multiproyecto:

• ¿Están los objetivos del proyecto, por el bien del proyecto, por el bien de la empresa?

• ¿Hay una distinción entre grandes y pequeños proyectos?

• ¿Cómo manejamos los conflictos de prioridades?

En capítulos posteriores, se discutirá los métodos de resolución de conflictos y el establecimiento de prioridades.

Existen dos formas de cierre: el cierre contractual y cierre administrativo. El primero precede al segundo. El cierre contractual es la verificación y señal de todos los productos requeridos. Para esta fase, se han completado y cumplido todos los puntos de acción. Además, es responsabilidad, tanto del director del proyecto como del administrador del contrato.

Con respecto al cierre administrativo, de este se desprende un subconjunto: el cierre financiero. Este es el cierre de todos los números de carga para el trabajo finalizado. Aunque el cierre contractual se haya llevado a cabo, aún pueden existir números de carga de puertas abiertas para la reparación de defectos o para completar la documentación archivada. El cierre debe ser planificado. Esto incluye la incorporación de un calendario y un presupuesto.

Para finalizar, cabe mencionar que la alta dirección es responsable de la revisión periódica de los grandes proyectos. Esto se podría lograr, como mínimo, en la finalización de cada fase de ciclo de vida. Cada vez más empresas están preparando manuales de procedimientos para la gestión de proyectos y para estructurar el trabajo, usando las fases del ciclo de vida. Existen varias razones para esta tendencia:

• Es posible una delimitación clara del trabajo que se lleva a cabo en cada fase.

• Fijación de precios y de estimación puede ser más fácil, si existen definiciones de trabajo bien estructuradas.

• Existen puntos de decisión clave, al final de cada fase del ciclo de vida, de modo que la financiación adicional es posible.

Como nota final, el lector debe tener en cuenta que no todos los proyectos pueden ser simplemente adaptados a las fases del ciclo de vida. Es probable que hayan (incluso en una misma empresa) diferentes definiciones de las fases del ciclo de vida existentes, debido a la longitud del horario, complejidad, o simplemente la dificultad de gestionar las fases.