¿Qué es la metodología Just In Time?
¿Cuáles son los beneficios que aporta Just In Time a la organización de
eventos?
¿Cuáles son las medidas que debemos tomar para reorientar
la operación de la empresa una vez que apliquemos la filosofía Just In Time?
Gestión Just In Time
La gestión Just In Time puede ser eficaz si
mantenemos una organización de calidad y un enfoque de calidad para el evento.
La filosofía JIT, Just In Time por
sus siglas en inglés se utiliza dentro de la industria manufacturera desde 50
años. El énfasis de Just In Time tiene
como objetivo ofrecer el servicio al cliente orientado en el costo y el tiempo.
Algunos de los beneficios incluyen los siguientes aspectos:
- inventarios reducidos,
- requerimiento de
espacio reducido,
- mayor participación de
los empleados,
- participación y
motivación,
- mejora de la calidad
del servicio, y
- un mejor servicio al
cliente.
Los productos y recursos
externalizados llegarán al venue del
evento justo a tiempo para ser ensamblado y utilizado, por ejemplo, los
sistemas de sonido e iluminación deben estar en el lugar lo más temprano posible
para eliminar la necesidad de seguridad y los costos de tiempo de alquiler
adicional. Con el fin de estar seguro que el equipo está en el lugar sin fallas
y se puede configurar de forma rápida y eficiente, es necesario obtener de un
proveedor de buena reputación.
La misma filosofía se utiliza
para los niveles de personal. Sólo el personal requerido para una parte del evento
estará de servicio en el momento determinado. Por lo tanto, existe confianza en
la calidad y la previsión precisa de la demanda y la traducción de las necesidades
en cuanto al personal que se necesita. Si la filosofía de previsión y las estimaciones
precisas de cuánto personal se requiere se cumple, entonces habrá un excelente
suministro de confianza y recursos libres de errores.
Por lo tanto, los costes de la
empresa de eventos se pueden reducir y sucede porque hay un inventario más bajo
de bienes y no hay un registro lento de bienes porque proceden de un proveedor
de buena reputación. La gestión Just In
Time también requiere una mayor flexibilidad del personal. En determinadas
circunstancias puede ser necesario que el personal trabaje en diferentes áreas
y funciones dentro del evento según sea necesario. La implicación de dicha flexibilidad
laboral es que se debe aplicar un mayor énfasis en la formación, el aprendizaje
y la gestión del conocimiento.
Lo que resultará en un personal
que es experto en el multi-skilling. Lo
que puede tener un efecto en los salarios cuando la remuneración no se basa en
el número de horas trabajadas o en la productividad de un grupo en particular sino
en la gama de habilidades que posee cada personal de manera individual.
La metodología Just In Time sólo puede tener éxito si
la organización trabaja eficiente y efectivamente. Considere los siguientes argumentos
que surgen si dependiéramos del último punto de entrega de suministros y
niveles mínimos de personal:
- Qué ocurriría si
nuestro personal llega tarde o está enfermo antes del evento, y si los números
bajos de personal no son suficientes.
- Qué consecuencias
habría si el equipo no llega en el momento adecuado.
- Qué pasa si llega el equipo
equivocado.
- Cuáles serían las
acciones si el equipo no funciona.
- De qué manera actuamos si
el personal necesita capacitación adicional antes del evento.
- Qué ocurriría si
nuestros pronósticos son inexactos y necesitamos más personal.
El enfoque tradicional de dichas
preguntas es proporcionar personal adicional y bien capacitado en caso que
ocurriera alguna eventualidad o falle algún elemento, ya que no estamos muy
seguros de la exactitud de nuestros pronósticos. Cada una de las soluciones aumentan
los gastos para la empresa de gestión de eventos.
Una forma útil de describirlo
es imaginar un barco en el mar verdaderamente profundo. Dicho barco navega a lo
largo y está protegido de golpear contra los problemas y estos son como rocas
que están debajo de la superficie. De hecho, aumentar los costos, tener más
personal del que se puede contratar y más equipo comprado o arrendado permite
que el barco esté bien protegido de las rocas que están en lo profundo. Ahora
bien, si tuviéramos que reducir los costos y, por lo tanto, la línea de agua,
el barco golpearía la primera roca. Para evitar dicha colisión, es necesario
tomar acciones apropiadas. Para resolver el problema se deben retirar las
rocas. Es necesario mejorar la previsión, contratar y emplear sólo personal
confiable y utilizar sólo proveedores de buena reputación.
185-30_1605_ilu01. Gestión Just In Time y su aplicación
práctica
En una empresa de eventos es
posible imaginar cuáles son las rocas que nos impiden operar Just In Time para aumentar los costos.
Dicho enfoque conduce a un
punto de vista diferente sobre la operación. Veremos a continuación al menos
cinco áreas que pueden ser reevaluadas:
- La gestión de
existencias: en un evento incluye suministros de papelería, productos de catering y generadores de respaldo.
- La fiabilidad: se
refiere a qué tan confiables son los equipos y cómo deben operar cuando sea
necesario. Por lo tanto, significa que se debe mantener de manera más regular o
eficiente.
- La calidad: si se
pueden utilizar recursos que tienen cero defectos, entonces no es necesario tener
un búfer para actuar como un stand by, por si acaso.
- Los proveedores: el
sistema Just In Time depende
totalmente de los proveedores y, por lo tanto, esta área es esencial para
construir una asociación y crear objetivos comunes con el fin de trabajar
juntos y con el mismo respeto.
- El personal: el éxito
del evento depende que todo el personal trabaje bien, junto y en armonía, por
lo que todo el personal será tratado con el mismo respeto y estará debidamente
capacitado.
185-30_1605_ilu02. Áreas a reevaluar operación del método
Just In Time
Conclusión
Con el fin de lograr los
beneficios planteados de la filosofía Just
In Time es necesario que el productor de eventos tenga una demanda
razonablemente estable y conocida por los servicios que ofrece en un evento, para
disponer de proveedores confiables y recursos libres de defectos. Es necesario tener
una buena comunicación con todo el equipo de gestión de producción, el personal
propio y contratado por terceros. Es importante tener un compromiso total de la
dirección, fomentar la participación de los empleados en cada una las áreas y
la flexibilidad de su desempeño en la organización para alcanzar el éxito en la
calidad de entrega y la producción del show
musical en vivo.
