¿Cuáles
son las medidas de seguimiento que deben tomarse luego de que ha culminado el
evento?
¿Qué
personas deben estar involucradas para realizar una evaluación exitosa?
¿Por qué
es importante realizar el seguimiento del evento?
Seguimiento
del evento
El seguimiento del evento es
la fase que sigue inmediatamente a su culminación, es una etapa que con frecuencia
se olvida por parte de los productores. Es realmente importante crear la
consciencia que un pequeño seguimiento y evaluación del evento producirá en el
cliente un efecto positivo, ya que le mostrará la dedicación e interés que se
tiene por el evento.
Si el evento es recurrente en
el tiempo, por ejemplo, festivales, aniversarios, entre otros; es necesario que
el productor se comunique con tres grupos clave de stakeholders: los miembros del equipo de producción, el venue y el cliente.
185-30_1501_ilu01. Involucrados en el seguimiento del evento
Equipo de producción para el seguimiento del evento
El equipo de producción está
compuesto principalmente por subcontratistas, tales como: artistas, diseñadores
de decoración, proveedores de audio, iluminación, puesta en escena, A-V,
director técnico, gerentes y posiblemente personal administrativo, por ejemplo,
contable, nómina, entre otros. Como mínimo, el seguimiento del evento con el
equipo de producción incluirá los siguientes aspectos:
- Si el evento no fue
grande y el productor no estuvo presente, al menos realizará una llamada
telefónica a los subcontratistas para asegurarse que el evento se ejecutó de
acuerdo con sus contratos y no hubo problemas. Si los hubo, la investigación comenzará
inmediatamente y procurará la búsqueda de la resolución tan pronto como sea
posible.
- Devolución los
artículos de alquiler de proveedores que no fueron entregados y solicitar que sean
recogidos por los propios proveedores.
- Para eventos más
grandes se requiere una revisión del presupuesto y los contratos individuales junto
con otros miembros del equipo para evaluar el motivo de problemas con la
ejecución del evento, cambios en los presupuestos, cambios en los resultados convenidos
en el contrato con los proveedores, gastos imprevistos pero necesarios y gastos
innecesarios.
- A partir de dichos resultados,
se realizará el ajuste de los presupuestos y las estimaciones de costes necesarios
para futuros eventos recurrentes.
- Pagos finales del
subcontratista de acuerdo con el cronograma convenido en el contrato.
- Reconocimiento del
trabajo realizado y felicitaciones a quien justamente corresponda.
185-30_1501_ilu02.
Aspectos importantes en el seguimiento del evento
Seguimiento del evento: el venue
En esta fase, otro de los pasos
a menudo pasado por alto en el seguimiento del evento es que el productor hable
con los representantes del venue donde
se celebró el evento. Es una buena idea ponerse en contacto con el gerente o
encargado que fue responsable del evento para determinar si todo salió bien de
su lado.
En algunos casos, el evento
puede ejecutarse problemas desde el punto de vista del productor y desde el punto
de vista del cliente, sin embargo, un conflicto menor entre subcontratistas y personal
del venue o daños físicos ocultos en
el venue podrían ocurrir durante el
evento. Si no se aborda a través del contacto con el venue puede que el productor nunca lo sepa y llevaría a que el productor
se convierta en persona non grata en dicho
establecimiento para el futuro, sin entender nunca la razón o el motivo de la actitud.
Seguimiento del evento: el cliente
Si el evento no es complicado
o el productor no ha tenido la oportunidad de conocer al cliente cara a cara, es
necesario hacer una llamada telefónica al cliente al día siguiente del evento
con el fin de recibir comentarios, sean buenos o malos. Al mismo tiempo, y
preferiblemente antes de la llamada al cliente, se debe llamar a los
proveedores, ya pues da la oportunidad al productor de conocer los pormenores
de cualquier eventualidad presentada antes de hablar con el cliente.
Si existieran problemas
importantes, las llamadas a los proveedores permiten al productor considerar medidas
y la oportunidad de proporcionarle alguna explicación al cliente. La llamada al
cliente es importante porque establece que el productor está verdaderamente
interesado en el servicio que ofrece y dispuesto a hacer lo que sea necesario para
mejorarlo y mantener una relación fructífera con el cliente.
Si el se repite de forma
regular, como un espectáculo de premios, banquete o festival; una reunión con
todo el equipo del evento bajo la dirección del cliente o el gerente del evento,
es un complemento necesario para el evento. Por lo general, implica una asamblea
de información donde cada miembro, a nivel de gestión, completa un informe de
lo que tuvo éxito, lo que no, los aspectos que podrían ser eliminados, lo que
se podría añadir y lo que podría mejorarse. También, en dicha reunión, se
abordan los déficit y problemas presupuestarios.
Las acciones de seguimiento
con fechas límites de culminación y las personas responsables generalmente se
crean en el momento de la reunión y se monitorean hasta el día en que entregan
su informe de evaluación. Es esencial que el equipo de producción bajo la dirección
del productor se reúna y resuelva sus propios problemas antes que todo el
equipo del evento se reúna.
La acción de seguimiento con
el cliente también implica la facturación y recibir los pagos de acuerdo a lo
convenido en el contrato celebrado entre el productor y el cliente. Cualquier
cuenta por cobrar debe monitorearse diariamente de manera estricta y no se permite
pasar más de 30 días sin recibir el pago correspondiente.
Un agradecimiento formal de
parte del productor al cliente es importante, se puede realizar mediante una
carta acompañada de una hoja de evaluación y pueden ser enviadas por correo
electrónico, fax o correo tradicional.
Incluir una solicitud de futuros
negocios y referencias es también un método excelente para explorar nuevos
clientes potenciales y determinar el mejor momento para llamar al cliente de
nuevo para futuros trabajos de producción de eventos.
ConclusiónEl seguimiento del evento y su evaluación
consecuente son pasos importantes que debemos tener presentes realizar
inmediatamente culmina el evento. El productor de eventos, acompañado del
equipo de producción, el cliente y el venue,
levanta la información necesaria para proveer un informe objetivo de evaluación
del evento lo que generalmente trae beneficios de nuevos eventos y clientes por
la exitosa labor del productor y de todo su equipo de producción de shows musicales en vivo.
