¿Cuáles son las medidas de seguimiento que deben tomarse luego de que ha culminado el evento?

¿Qué personas deben estar involucradas para realizar una evaluación exitosa?

¿Por qué es importante realizar el seguimiento del evento?

Seguimiento del evento

El seguimiento del evento es la fase que sigue inmediatamente a su culminación, es una etapa que con frecuencia se olvida por parte de los productores. Es realmente importante crear la consciencia que un pequeño seguimiento y evaluación del evento producirá en el cliente un efecto positivo, ya que le mostrará la dedicación e interés que se tiene por el evento.

Si el evento es recurrente en el tiempo, por ejemplo, festivales, aniversarios, entre otros; es necesario que el productor se comunique con tres grupos clave de stakeholders: los miembros del equipo de producción, el venue y el cliente.

185-30_1501_ilu01. Involucrados en el seguimiento del evento

Equipo de producción para el seguimiento del evento

El equipo de producción está compuesto principalmente por subcontratistas, tales como: artistas, diseñadores de decoración, proveedores de audio, iluminación, puesta en escena, A-V, director técnico, gerentes y posiblemente personal administrativo, por ejemplo, contable, nómina, entre otros. Como mínimo, el seguimiento del evento con el equipo de producción incluirá los siguientes aspectos:

• Si el evento no fue grande y el productor no estuvo presente, al menos realizará una llamada telefónica a los subcontratistas para asegurarse que el evento se ejecutó de acuerdo con sus contratos y no hubo problemas. Si los hubo, la investigación comenzará inmediatamente y procurará la búsqueda de la resolución tan pronto como sea posible.
• Devolución los artículos de alquiler de proveedores que no fueron entregados y solicitar que sean recogidos por los propios proveedores.
• Para eventos más grandes se requiere una revisión del presupuesto y los contratos individuales junto con otros miembros del equipo para evaluar el motivo de problemas con la ejecución del evento, cambios en los presupuestos, cambios en los resultados convenidos en el contrato con los proveedores, gastos imprevistos pero necesarios y gastos innecesarios.
• A partir de dichos resultados, se realizará el ajuste de los presupuestos y las estimaciones de costes necesarios para futuros eventos recurrentes.
• Pagos finales del subcontratista de acuerdo con el cronograma convenido en el contrato.
• Reconocimiento del trabajo realizado y felicitaciones a quien justamente corresponda.

185-30_1501_ilu02. Aspectos importantes en el seguimiento del evento

Seguimiento del evento: el venue

En esta fase, otro de los pasos a menudo pasado por alto en el seguimiento del evento es que el productor hable con los representantes del venue donde se celebró el evento. Es una buena idea ponerse en contacto con el gerente o encargado que fue responsable del evento para determinar si todo salió bien de su lado.

En algunos casos, el evento puede ejecutarse problemas desde el punto de vista del productor y desde el punto de vista del cliente, sin embargo, un conflicto menor entre subcontratistas y personal del venue o daños físicos ocultos en el venue podrían ocurrir durante el evento. Si no se aborda a través del contacto con el venue puede que el productor nunca lo sepa y llevaría a que el productor se convierta en persona non grata en dicho establecimiento para el futuro, sin entender nunca la razón o el motivo de la actitud.

Seguimiento del evento: el cliente

Si el evento no es complicado o el productor no ha tenido la oportunidad de conocer al cliente cara a cara, es necesario hacer una llamada telefónica al cliente al día siguiente del evento con el fin de recibir comentarios, sean buenos o malos. Al mismo tiempo, y preferiblemente antes de la llamada al cliente, se debe llamar a los proveedores, ya pues da la oportunidad al productor de conocer los pormenores de cualquier eventualidad presentada antes de hablar con el cliente.

Si existieran problemas importantes, las llamadas a los proveedores permiten al productor considerar medidas y la oportunidad de proporcionarle alguna explicación al cliente. La llamada al cliente es importante porque establece que el productor está verdaderamente interesado en el servicio que ofrece y dispuesto a hacer lo que sea necesario para mejorarlo y mantener una relación fructífera con el cliente.

Si el se repite de forma regular, como un espectáculo de premios, banquete o festival; una reunión con todo el equipo del evento bajo la dirección del cliente o el gerente del evento, es un complemento necesario para el evento. Por lo general, implica una asamblea de información donde cada miembro, a nivel de gestión, completa un informe de lo que tuvo éxito, lo que no, los aspectos que podrían ser eliminados, lo que se podría añadir y lo que podría mejorarse. También, en dicha reunión, se abordan los déficit y problemas presupuestarios.

Las acciones de seguimiento con fechas límites de culminación y las personas responsables generalmente se crean en el momento de la reunión y se monitorean hasta el día en que entregan su informe de evaluación. Es esencial que el equipo de producción bajo la dirección del productor se reúna y resuelva sus propios problemas antes que todo el equipo del evento se reúna.

La acción de seguimiento con el cliente también implica la facturación y recibir los pagos de acuerdo a lo convenido en el contrato celebrado entre el productor y el cliente. Cualquier cuenta por cobrar debe monitorearse diariamente de manera estricta y no se permite pasar más de 30 días sin recibir el pago correspondiente.

Un agradecimiento formal de parte del productor al cliente es importante, se puede realizar mediante una carta acompañada de una hoja de evaluación y pueden ser enviadas por correo electrónico, fax o correo tradicional.

Incluir una solicitud de futuros negocios y referencias es también un método excelente para explorar nuevos clientes potenciales y determinar el mejor momento para llamar al cliente de nuevo para futuros trabajos de producción de eventos.

El seguimiento del evento y su evaluación consecuente son pasos importantes que debemos tener presentes realizar inmediatamente culmina el evento. El productor de eventos, acompañado del equipo de producción, el cliente y el venue, levanta la información necesaria para proveer un informe objetivo de evaluación del evento lo que generalmente trae beneficios de nuevos eventos y clientes por la exitosa labor del productor y de todo su equipo de producción de shows musicales en vivo.