¿Cuál es la importancia de
generar un checklist para la
producción del evento?
¿En qué momento de la gestión
de planificación del show, debemos
realizar el checklist?
¿Cuáles son las ventajas de
diseñar un checklist desde las fases
iniciales de gestión del evento?
Checklist
maestro para la producción de eventos
Fase de concepto y propuesta
La fase
comienza cuando el cliente potencial pide una propuesta, sin importar el tamaño
o tipo de evento, aquí se llevan a cabo los siguientes pasos:
- Establecer
la fecha de entrega con el cliente.
- Tomarse
el tiempo para desarrollar el concepto, pensar en ideas y ser creativos.
- Determinar
el presupuesto total de la producción del evento y, a continuación, establecer
el presupuesto para cada componente después de deducir eñ propio margen de
ganancia.
- Contactarse
con los proveedores, por ejemplo, decoradores, artistas, sonidistas, iluminación.
Es necesario asegurarse que los impuestos necesarios estén incluidos en los costos
del proveedor.
- Es
necesario dar a los proveedores tiempo para preparar su propuesta y asignarles una
fecha de entrega, es determinante apegarse a esa fecha acordada.
- Es
necesario asegurarse que el tiempo creativo de los proveedores se incluya en la
propuesta como una línea de pedido.
- Se
debe incluir nuestro propio tiempo para la coordinación del evento.
- Se
debe escribir la propuesta en formato creativo, se debe mantener el presupuesto
separado en una página resumen.
- Es
importante hacer una revisión ortográfica y doble comprobación en la gramática
de la propuesta.
- Comprobar
si el nombre y la dirección del cliente están correctos.
- Poner
la página de derechos de autor después de la página de título.
- Incluir
promociones, grabaciones y videos donde sea necesario. Si la decoración toma gran
parte de la propuesta, se debe imprimir a color, personalizadas y tituladas con
sus respectivas fotos. Como mínimo, se debe incluir una representación
artística o un boceto de una nueva decoración con la propuesta. Ponga el boceto en una página titulada.
- Enviar
la propuesta al cliente via correo electrónico, correo tradicional o por mensajería
express.
- Llamar
al cliente al día siguiente para asegurarse que se recibió la propuesta.
- Llamar
al cliente cada 2 semanas para comprobar el progreso de la propuesta.
Fase de coordinación
La fase
comienza una vez que se realiza la venta. por lo general se realiza un mes o
más antes de la fecha pautada para el evento.
185-30_1009_ilu01. Fases de generación en la propuesta de un show en vivo
Fase de coordinación - Identificación y
evaluación de riesgos
Durante la
fase de coordinación, identificación y evaluación de riesgos, es necesario
asegurarse que se solicitaron todas las licencias y permisos, además se debe
verificar que todos los seguros esten en su lugar. Si es un gran evento
público, se debe contactar a los bomberos, la policía, ambulancias, el personal
y las empresas de seguridad para organizar una cobertura adecuada y obtener los
permisos necesarios para el evento. Igualemente, es necesario preparar los procedimientos
de emergencia para todas las áreas, entre ellas: incendios, lesiones, pánico,
seguridad, policía, niños perdidos y encontrados.
Se deben identificar
los patrones de tráfico y movimiento de multitudes para evaluar el riesgo potencial.
Se realizarán los cambios apropiados en los planes y el diseño del venue. Asimismo, es necesario asegurarse
que la señalización sea adecuada y esté bien puesta, igualmente para las áreas
de accesos no permitidos para personas no autorizadas en todas cda una de las áreas
del venue. Es importante revisar y
clasificar todos los riesgos potenciales con el equipo de producción y revisar
que los contratos de proveedores contengan requisitos de cumplimiento con
respecto a las normas de seguridad y diseño.
Es preciso
asegurarnos de comprar un seguro de Responsabilidad Civil General adecuado y
que todos los proveedores, el venue, y
el cliente nombren al productor como un asegurado adicional.
Fase de coordinación - Gestión de
personal
En esta fase
el productor se asegurará que los proveedores, el venue, los artistas, los voluntarios y otros contratistas, tengan
los detalles del evento, incluyendo horas, fechas y ubicación; además es
necesario que estén conscientes de todos los pormenores de su gestión
particular; también es necesario que tengan el atuendo o vestimenta adecuada y
debemos asegurarnos que todos los proveedores tengan sus contratos en orden.
Fase de coordinación - Gestión de la
producción
Es necesario reconfirmar
todos los detalles del evento con el cliente: fecha, ubicación, número de
personas y datos demográficos de los invitados. Asimismo, llamaremos a cada uno
de los proveedores y artistas para confirmar los detalles del evento. Se debe
contactar al responsable por parte del venue
para determinar y confirmar el tiempo de montaje, las necesidades de la puesta
en escena y los requisitos de energía en detalle, además se debe incluir el
costo, las necesidades de la sala verde, detalles para la carga de equipos, abordar
posibles eventos conflictivos durante la configuración y montaje, y el diseño
de la sala antes y durante el evento.
Es necesario
tener un plano detallado del venue, preferiblemente
realizado en CADD y generado por computadora para distribuir el personal, el
equipo, los artistas, los clientes, proveedores de alimentos, decoradores,
contratistas de audio e iluminación, contratistas A-V y cualquier otro que participe
en el show.
Fase de coordinación – Contratación
Es necesario
completar todas las reservas y contratos para los clientes y proveedores. Es
necesario asegurarse que los contratos se firman y se envían con todos los
detalles, también se debe realizar el seguimiento para garantizar que todos los
contratos se firmen y se devuelvan a tiempo.
185-30_1009_ilu02. Checklist maestro en la fase de coordinación de un show
