¿Por qué es importante
realizar el seguimiento a un evento una vez culminado?
¿Cuáles son las medidas que
debe tomar el productor de eventos para realizar el seguimiento del evento?
¿Cuál es el impacto que genera
en el show y en la carrera del
productor, el hacer el seguimiento y contactar a los stakeholders del evento?
Seguimiento del evento
El
seguimiento del evento es una fase que sigue inmediatamente finaliza el mismo,
es un paso regularmente olvidado por los productores. Para un productor de
eventos no hay necesidad de llevar a cabo extensas evaluaciones y análisis de
los asistentes, ya que esa es la responsabilidad del administrador de eventos;
sin embargo, es necesario realizarla especialmente si el evento es repetido con
regularidad, por ejemplo si un festival es trimestral, semestral o anual, es
necesario que el productor se comunique con tres grupos claves de stakeholders: los miembros del equipo de
producción, el venue y el cliente.
185-30_1008_ilu01. Seguimiento del evento por parte del productor
El seguimiento con el equipo de
producción
El equipo de
producción está compuesto principalmente por subcontratistas en forma de
artistas, diseñadores de decoración y varios proveedores, entre ellos de audio,
iluminación, puesta en escena, un director técnico, gerentes y, posiblemente,
personal administrativo y contable, de nómina y los analistas. Como mínimo, el
seguimiento con cada subcontratista incluirá los siguientes aspectos:
- Si el
evento fue pequeño y el productor no estuvo presente, es necesario, al menos,
hacer una llamada telefónica a los subcontratistas para asegurarse que el
evento se ejecutó de acuerdo a lo establecido en el contrato sin novedad alguna.
Si hubo algún tipo de problemas, la investigación comenzará inmediatamente y la
resolución de los mismos debe ser tan pronto como sea posible.
- Es
necesario realizar un operativo de devolución de todos los artículos de
alquiler que no fueron entregados o recogidos por los propios proveedores al
finalizar el show
- Para
eventos más grandes es necesario realizar una revisión del presupuesto y los
contratos individuales, junto con otros miembros del equipo, para evaluar las
razones por las que ocurrieron algunos inconvenientes con el show, entre ellos: problemas con la
ejecución de eventos, cambios en los presupuestos, cambios en los resultados de
los proveedores contratados, gastos imprevistos pero necesarios y gastos
innecesarios.
- A
partir de estos resultados se deben realizar los respectivos ajustes a los
presupuestos y las estimaciones de costos necesarios para eventos futuros.
- Es
necesario realizar los pagos finales de subcontratistas de acuerdo con el
cronograma contratado.
- Es
importante hacer el reconocimiento del trabajo realizado a cada uno de los miembros
que conforman el equipo de trabajo evento
185-30_1008_ilu02. Seguimiento del evento con el equipo de producción
El seguimiento con el venue del show
Un paso olvidado
en el seguimiento del show es que el
productor hable con el personal del venue
donde se celebró el evento. Es una buena idea ponerse en contacto con el dueño,
encargado o gerente del venue que fue
responsable del evento para determinar si todo salió bien de su lado. En
algunos casos, el evento fue ejecutado sin problemas desde el punto de vista
del productor y del cliente, pero un conflicto menor entre subcontratistas y personal
del venue o daños físicos ocultos en
el lugar pudieron ocurrir durante la ejecución o el cierre del evento.
Si el
problema no se aborda a través del contacto directo en el venue es posible que el productor nunca lo sepa. Si este tipo de
situaciones se dejan pasar y no se atienden, dan lugar a que el productor se
convierta en persona non grata en el establecimiento u otro sitio
para algún en el futuro sin entender nunca la razón por que la administración
del venue tomó dicha decisión.
El seguimiento con el cliente
Cuando el
evento no es complicado o el productor no tuvo la oportunidad de conocer al
cliente cara a cara, se debe hacer una llamada telefónica al cliente al día
siguiente del evento para recibir comentarios, no importa si fueron buenos o
malos. Al mismo tiempo, y preferiblemente antes de la llamada al cliente, es
necesario hacer una llamada a todos los proveedores. Por lo tanto, si surgieron
problemas en el evento, productor tiene la oportunidad de conocer al menos un
lado de la historia antes de hablar al cliente.
Si hubiera
problemas importantes, entonces las llamadas al proveedor permiten al productor
considerar medidas correctivas y proporcionar explicaciones las pertinentes al
cliente. La llamada al cliente es importante porque establece que el productor está
interesado verdaderamente en el servicio que se ofrece y está dispuesto a hacer
lo que sea para mejorarlo y mantener una relación fructífera con este.
Si el evento
es uno que se repite de forma regular, como un espectáculo de premios o un festival
de música, es necesaria una reunión con todo el equipo es un complemento necesario
para el show. Por lo general, implica
una asamblea de información en la que cada miembro a nivel de gestión, incluido
el productor, presenta un informe detallado de los aspectos exitosos del
evento, los objetivos alcanzados, los puntos negativos del show, lo que podría ser eliminado, lo que se podría añadir, y lo
que podría mejorarse.
En la reunión
también se abordan los déficit presupuestarios y los problemas financieros. Las
acciones de seguimiento con fechas de entrega de resultados y los trabajadores responsables
de esta gestión. Es esencial que el equipo de producción, bajo la dirección del
productor, se reúna y resuelva sus propios problemas antes que todo el equipo
del evento tenga su reunión.
La acción de
seguimiento con el cliente, también implica la facturación para el mismo y recibir
todos los pagos de acuerdo con el contrato entre el productor y el cliente.
Cualquier cuenta por cobrar deben ser estrictamente monitoreada diariamente y
no permitir pasar más de 30 días para recibir el pago definitivo.
Además, un
agradecimiento formal por escrito al cliente está en el orden de prioridades. Es
posible incluir una solicitud o ponernos a disposición para futuros negocios, es
un método excelente de explorar clientes potenciales y determinar el mejor
momento para llamar a dicho cliente de nuevo para futuros trabajos de
producción de shows musicales en vivo.
