¿De qué manera el productor de
eventos puede evaluar la configuración del show?
¿Cuáles son las tareas que
debe aplicar para supervisar el setup
del evento?
Para hacer cumplir al pie de la letra la configuración o
planificación para la ejecución o puesta en escena del evento, hay que
supervisar y evaluar con dÃas o semanas de antelación que el conjunto primario
o configuración de todas las tareas se cumpla. De tal forma que detectar y
corregir en tiempo real cualquier eventualidad, retraso o incumplimiento por
parte del equipo asignado a cada área del evento.
La fase de
ejecución o coordinación, es cuando se configura o se diseña un setup del evento y puede variar desde
unas pocas horas o semanas previas al inicio del evento. En el caso de grandes
eventos o festivales musicales, la acción es fundamental para darle continuidad
al show. Cada tarea lleva a la otra y
asi sucesivamente hasta la hora del inicio del evento, es por ello que la
culminación de cada una debe estar consolidada totalmente.
Supervisar la configuración o setup del evento.
Es necesario
que el productor tenga consigo el plan maestro del evento, es la única persona
que está en la capacidad de juntar todas las piezas técnicas del evento y es a
quién todos los proveedores acudirán.
Tareas primarias.
Veamos a
continuación algunas de las tareas primarias para evaluar correctamente la
configuración del show:
- Verificar que se mantenga al pie de la letra el calendario de
eventos con respecto a la configuración inicial.
- Asegurar que todo el equipo humano y técnico tenga todos los
permisos operativos de acceso al venue,
de acuerdo con lo acordado entre el productor y los responsables de la
locación, entre los proveedores y el productor, por ejemplo, la puesta en
escena y la carga eléctrica en el momento correcto, el elevador de carga y el acceso
al muelle de carga disponible en el momento pautado.
- Resolver conflictos de programación entre proveedores y
personal de la sede.
- Confirmar que todos los equipos cumplan con los requisitos
contractuales, también el cumplimiento de las normativas y estándares de
seguridad y diseño.
- Considerar la vigilancia y seguridad de la instalaciones y de
los miembros del crew.
- Evaluar los riesgos potenciales que pueden surgir durante el
evento como resultado de la configuración del equipo.
185-30_1005_ilu01. Tareas primarias del productor
para evaluar el setup del evento
El trabajo de
dirección técnica puede ser agotador fÃsicamente ya que es necesario chequear
periódicamente de cada una de las áreas del evento y puede requerir un kit de
herramientas con pequeños suministros para dar solución a alguna eventualidad. A continuación mostramos algunos
de ellos:
- Es necesario tener tener la capacidad de comunicarnos con
cualquier colega, proveedor y responsable de área.
- Para lograr una comunicación fluida se requiere utilizar radios
de alta frecuencia con sus respectivos cargadores.
- También es necesario el uso de teléfonos celulares inteligentes
con baterÃas adicionales
- Para un manejo en tiempo real de datos y los sistemas de
seguridad, control, chequeo, estadÃstico, es necesario el uso de tablets de
última tecnologÃa con alta capacidad para el almacenamiento de información.
- Es importante mantener una lista de contactos con personas
claves para el evento: clientes, stakeholders,
venue, personal y proveedores.
- El productor debe tener a mano copia de los contratos de
proveedores y clientes.
- Si el director técnico es el mismo productor debe tener listo
el pago para los proveedores en forma de cheques o transferencias bancarias
programadas.
- El productor debe portar su carnet de identificación de la
empresa o uniforme para dar el ejemplo al resto del personal.
- El productor debe llevar consigo el plano del venue, en fÃsico y digitalizado en su tablet o teléfono inteligente
- El productor aportará suministros varios como: rotuladores de
colores, bolÃgrafos y lápices, grapadora, calculadora, sobres, hojas de papel
en blanco, linternas, navaja con accesorios, cinta adhesiva en varios colores
fluorescentes, cinta métrica; además de artÃculos de tocador para el apoyo del
personal: kit de afeitado, peines, cosméticos para mujeres, desodorantes,
chicles.
- No debe faltar uno o varios, dependiendo del tamaño del
evento, botiquines de primeros auxilios.
- Asimismo, el productor debe llevar barras de granola o
alimentos energéticos como frutas o barras energéticas. Además de utilizar protector
solar, sombrero y chaqueta si el evento es al aire libre. También son
necesarias las mudas de ropa en dos tallas promedios para damas y caballeros
con zapatos cómodos.
185-30_1005_ilu02. Kit de herramientas para el setup
del evento
Misión
Contacta
y entrevista a dos productores de shows
musicales en vivo vÃa telefónica, personalmente o a través de algún medio
digital para investigar cuáles son sus métodos en la supervisión del setup o configuración del evento, de qué
manera la ejecuta, a qué personas o empresas involucra, cuáles han sido sus
resultados y retos, cómo los ha resuelto, cuáles son las ventajas y desventajas
de aplicar esta supervisión, en qué momento considera más oportuna su
aplicación, entre otros. Realiza un cuadro comparativo con las respuestas de
ambos productores, emite tus comentarios y observaciones
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Tiempo
disponible: 3 horas.
Conclusión
El productor y el director técnico del evento tienen una gran
responsabilidad sobre sus hombros, supervisar, verificar y cerciorarse
personalmente que cada una de las pautas y tareas del evento se cumplen al pie
de la letra, como se plasmó en la planificación inicial. La supervisión una
acción que no deben delegar, el mismo productor debe dar fe ante los stakeholders de que todo marcha conforme
según el acuerdo inicial, también compromiso profesional y ético ante todos y
cada uno de los asistentes al evento. Tu constancia, dedicación y disciplina te
guiarán al éxito en la supervisión del setup
y, por ende, llevará a la consolidación de cada una de tus responsabilidades
como productor de eventos en vivo.
