¿Cuáles son los elementos que deben incluirse en un
contrato de eventos?
¿Qué son los términos y condiciones del contrato?
¿Cuál es el rol central de la propiedad del evento en la
administración de eventos?
Gestión de riesgos - implicaciones legales
Las implicaciones
legales en la gestión de riesgos son más complejas que otras pues involucran permisos,
licencias y leyes. Además, son diferentes de un paÃs a otro y su implementación
varÃa ligeramente. Uno de los conceptos fundamentales más comunes es tener sumo
cuidado en la interpretación, aplicación y gestión de riesgos.
La base de
todos los aspectos de un evento son los asuntos jurÃdicos. A medida que los
acontecimientos crecen en número e importancia para la economÃa, habrá una
mayor cantidad de leyes relacionadas con ellos. El contrato es la documentación
que relaciona el evento y los diversos stakeholders.
Es importante, por lo tanto, que la gestión del show musical en vivo esté familiarizada con los términos claves
evidenciado en el contrato.
Otro aspecto
importante es quién es el propietario legal del evento, el propietario legal de
un evento podrÃa ser el coordinador, un comité, una entidad jurÃdica
independiente o los patrocinadores, sin embargo, es importante reconocer que la
propiedad del evento implica responsabilidad y, por lo tanto, la obligación
legal. Los miembros de un comité organizador pueden responsabilizarse
personalmente del evento en conjunto y solitario.
La estructura
de la administración del evento debe reflejar las implicaciones legales y el
estatus del equipo del evento como el coordinador, los subcontratistas y otras
partes interesadas deben establecerse claramente al principio. Asimismo, los
acuerdos de patrocinio tienen a menudo una cláusula en cuanto a la
responsabilidad del patrocinador y, por lo tanto, el alcance de su titularidad en
el evento. Todos los aspectos deben abordarse cuidadosamente por los acuerdos y
contratos iniciales.
Establecer
una estructura legal adecuada para una empresa de gestión de eventos es un ejercicio
para la minimización de obligaciones. Es posible requerir asesorÃa legal para
determinar una estructura apropiada para cada circunstancia particular y cada
tipo de evento.
Implicaciones legales - los contratos
Un contrato
es un acuerdo entre dos o más partes que establece sus obligaciones y es
exigible por ley, describe el intercambio que se realizará entre las partes
involucradas. Es importante poner cada uno de los acuerdos contractuales por
escrito.
Los elementos que deben incluirse en un
contrato
Existen dos
partes principales en los contratos: los términos y condiciones, y las
cláusulas, cada una tiene un propósito especÃfico.
Los términos y las condiciones
Son los que
se consideran como las partes variables de un contrato, es donde se plasman los
innumerables detalles relacionados a un evento especÃfico. En el derecho
contractual, los términos y condiciones se consideran esenciales para el
contrato, mientras que los no esenciales se denominan garantÃas. Los términos y
condiciones comprenden normalmente varios tipos especÃficos de información.
185-30_0906_ilu01. Los contratos – Términos y condiciones
Información de contacto
La
información de contacto se aplica a los contratos entre un cliente y el proveedor,
incluye:
- El
nombre legal en las organizaciones de clientes y productores; y, en el caso de
proveedores y artistas, su nombre artÃstico, su empresa o nombres individuales.
- El
nombre de la persona de contacto que tiene autoridad para firmar el contrato.
- La
dirección postal de ambas partes.
- La
dirección fÃsica de ambas partes si es diferente de la dirección postal.
- Los
números de teléfono y el fax de ambas partes.
- La
dirección de correo electrónico de ambas partes.
185-30_0906_ilu02. Información de contacto en el contrato
Detalles del evento
Los detalles
del evento forman el corazón del contrato ya sea un contrato de cliente o uno
de proveedor. Proporcionan un resumen de todos los puntos que fueron acordados
por ambas partes, incluye:
- Detalles
del venue: se refiere a la hora y la
locación del evento, detalla el nombre y el lugar del evento, un nombre especÃfico
de salón si corresponde, dirección, número de teléfono, número de contacto de
la persona encargada, fecha, hora de inicio y fin del evento, tiempos de inicio
y final de configuración del evento para proveedores y artistas y técnicos;
igualmente tiempos de los ensayos y su frecuencia, y la duración del
performance del artista.
- Especificaciones
de los servicios del show a ser
provistos: la sección cubre los servicios en detalle y es la sección donde
existen más probabilidades que surjan la mayorÃa de las disputas. Es necesario
tener cuidado para garantizar que todos los servicios recibidos sean un reflejo
preciso de las conversaciones, acuerdos iniciales y los mensajes escritos vÃa
correo electrónico entre las partes involucradas. Es necesario incluir una
lista detallada de los componentes proporcionados, por ejemplo, una lista
detallada de iluminación o el equipo de audio, una lista de los elementos
decorativos con detalle del lugar y la manera cómo se utilizarán, igualmente
del número de personas involucradas en el evento; si hay un horario estricto a
seguir, también debe ser incluido.
- Particularidades
de los servicios adicionales que se proporcionarán: en la mayorÃa de los casos
habrán requisitos adicionales, ya sea por el cliente o por el productor, por
ejemplo, el productor puede pedir al cliente que proporcione el sistema de
audio, vestuario o comida y bebidas para el personal.
- Seguros
adicionales: gran parte de las polÃticas de responsabilidad comercial y general
requieren ahora que los productores obtengan copias del cliente y polÃticas de
proveedores que nombran al productor como un asegurado adicional. Puede
incluirse como una condición, en un rider
o puede ser una cláusula que forme parte del contrato.
- Cumplimiento
de regulaciones y normas: el cumplimiento del diseño de las regulaciones y
normas de seguridad debe aplicarse a todos los contratos de los proveedores.
Información financiera
Los detalles
financieros deben ser claros para evitar cualquier problema potencial por falta
de pago. La información tÃpica
incluye:
- El
importe de indemnización acordado por las partes para los servicios que se
proporcionarán: si se trata de un contrato que abarca dos o más paÃses,
entonces la moneda de pago debe indicarse claramente, también es una idea sabia
incluir el método y la fecha para calcular el tipo de cambio de la moneda.
- Impuestos
según corresponda: la mayorÃa de los paÃses y jurisdicciones tienen al menos un
impuesto sobre los servicios y productos de eventos especiales, deben deben
escribirse en detalle para que no hayan sorpresas de último minuto,
especialmente para los clientes.
- Importes
y plazos de depósito: una práctica común entre la mayorÃa de las empresas de
producción y organización de eventos, es solicitar al cliente un depósito entre
el 50 y 75 por ciento del valor total del contrato al momento de su firma con
el compromiso pagar el monto restante el mismo dÃa del evento o dÃas previos al
mismo. Para algunos contratos extendidos con gastos en curso, las dos partes pueden
llegar al acuerdo de una serie de pagos en curso, desde la firma del contrato
hasta el dÃa del evento, en lugar de un único depósito inicial y el pago final.
Información del rider
Un contrato
de rider es una provisión especial
para los servicios que forman un anexo al contrato original y se considera
parte del mismo. Para eventos especiales, los contratos de rider tienen la posibilidad de tomar dos formas: una es como un documento
adjunto al contrato del productor y cliente, y la otra es como un documento
adjunto al contrato del productor y proveedor.
