¿De qué manera podemos gestionar e identificar los riesgos en un show musical en vivo?

¿Cuáles son las técnicas más efectivas para la gestión de riesgos?

¿Cuál es la responsabilidad de un productor de eventos en la gestión de riesgos de un evento?

Técnicas para la gestión de riesgos

Hoja de evaluación de riesgos

Una hoja de evaluación de riesgos es utilizada a menudo por los productores de eventos, enumera los posibles riesgos en una tabla. El posible riesgo se enumera en la primera columna y, a continuación, las columnas siguientes requieren que el productor de eventos evalúe quién se vería afectado; el resultado del evento en el peor de los casos en una calificación entre 1 al 5, donde 5 es la la probabilidad más alta de ocurrencia y la consecuencia numérica de dichas escalas se multiplican juntas. La siguiente columna le permiten al productor de eventos indicar qué precauciones ya se tomaron en cuenta y qué otra acción se requiere para reducir la probabilidad de la ocurrencia del riesgo o de su impacto. En la próxima columna se debe enumerar el nuevo nivel de riesgo evaluado. La siguiente columna indica quién es responsable de esta acción y la fecha en que se tomó. Ya que es un documento de trabajo, idealmente se debe utilizar hoja que esté configurada electrónicamente para que se pueda actualizar de manera continua.

Análisis de efectos en modo de falla

Existe otra técnica llamada análisis de efectos en modo de falla. El análisis identifica las circunstancias en las que los errores probablemente ocurren mediante la identificación de ellos antes que ocurran, una lista de verificación plantea tres preguntas para el productor de eventos:

• ¿Cuál es la probabilidad que se produzca un fallo?
• ¿Cuál sería la consecuencia del fracaso?
• ¿Qué probabilidades hay que se detecte un fallo antes que afecte al cliente?

A diferencia de la hoja de evaluación de riesgos, en una evaluación cuantitativa se calcula para cada posible causa de error y la acción correctiva debe ser aplicada. La principal diferencia con respecto a la evaluación típica del riesgo es que el enfoque examina cada uno de los elementos del evento, no solo en cuestiones de seguridad y en los puntos en los que tienen impactos negativos. Se puede aplicar de una manera más exhaustiva y es esencialmente un proceso de siete pasos:

• Primer paso: identificar los componentes del evento.
• Segundo paso: enumerar las formas en que el servicio podría fallar.
• Tercer paso: identificar los efectos de las fallas, tiempo de inactividad, seguridad, reparación y efectos en los clientes.
• Cuarto paso: identificar las posibles causas del fallo.
• Quinto paso: evaluar la probabilidad de fallo, la severidad del fallo y la probabilidad de detección.
• Sexto paso: calcular el número de riesgo al multiplicar las tres clasificaciones juntas.
• Séptimo paso: instigar la acción correctiva para minimizar el fracaso en aquellos puntos que tienen una alta calificación.

185-30_0904_ilu01. Evaluación cuantitativa de gestión de riesgos

Ampliaremos este concepto al clasificar los resultados en un orden de criticidad. Se convierte en una gráfica de criticidad sobre los efectos en modo de falla. La criticidad permite realizar un examen de la gravedad de cada fallo en términos de reducción en el rendimiento del evento y su eventual éxito. Es posible aplicar el análisis en cualquier etapa del modelo de gestión en las operaciones de eventos y, en este caso, se muestra en la etapa de implementación, sin embargo, también se puede aplicar durante la etapa de diseño para identificar posibles causas de fallas y evitar que ocurra.

Los ocho pasos para determinar la criticidad de efectos en modo de falla son los siguientes:

• Primer paso: identificar los componentes del servicio.
• Segundo paso: enumerar todos los posibles modos de falla para cada componente.
• Tercer paso: establecer los efectos que cada modo de falla tendría en el evento.
• Cuarto paso: enumerar todas las posibles causas de cada modo de falla.
• Quinto paso: evaluar numéricamente los modos de falla en una escala del 1 al 10, donde p= a la probabilidad de la falla en modo de ocurrencia, g= a la gravedad o criticidad del fracaso, d= es la dificultad para detectar el fallo antes de que su efecto llegue al cliente o asistentes al evento.
• Sexto paso: calcular el producto de las calificaciones, es decir, c= p x s x d; su resultado es el índice de criticidad.
• Séptimo paso: indicar brevemente la acción correctiva requerida, quién es responsable y la fecha de finalización esperada.
• Octavo paso: clasificar los fallos en consecuencia

Momento de la verdad – Los planes de contingencia

Los planes de contingencia son el resultado de cualquier proceso de evaluación de riesgos. Es un plan integrado de acción para minimizar los riesgos en el futuro. Los planes de contingencia deben comunicarse a los stakeholders y ponerlos en acción si el riesgo se convierte en una realidad. Los planes de contingencia contienen responsabilidades, cadena de mando y procedimientos para minimizar o contener el impacto del suceso.

Informe de riesgo posterior al evento

Es importante la necesidad de informar sobre la efectividad del proceso de gestión de riesgos. La revisión permitirá que el aprendizaje se lleve a cabo desde cualquiera de las actividades emprendidas para minimizar o evitar que ocurran los riesgos. Un resultado de ello sería una mejor información con respecto a los modos de fallas y sus efectos. Los datos pueden utilizarse para elaborar directrices en el futuro y mejorar el análisis realizado para las evaluaciones de riesgos para minimizar los problemas y las molestias a nuestros clientes e invitados al show.

Un aspecto importante en la gestión de riesgos es la comunicación con el personal, los proveedores y contratistas sobre cuáles son los riesgos y las medidas de prevención que deben seguirse. Es ideal buscar el asesoramiento de especialistas como el servicio de bomberos, la policía,  los inspectores de salud y de seguridad.

Hacemos énfasis en los siguientes aspectos en la gestión de riesgos:

• Sepa cuáles son los riesgos.
• Conozca el costo de cada riesgo.
• Conozca la posibilidad de que cada riesgo ocurra.
• Minimice la posibilidad que ocurran riesgos.
• Tenga un plan de contingencia.

 185-30_0904_ilu02. Pasos para la gestión de riesgos en los eventos