¿De qué manera podemos
gestionar e identificar los riesgos en un show
musical en vivo?
¿Cuáles son las técnicas más
efectivas para la gestión de riesgos?
¿Cuál es la responsabilidad de
un productor de eventos en la gestión de riesgos de un evento?
Técnicas para la gestión de riesgos
Hoja de evaluación de riesgos
Una hoja de
evaluación de riesgos es utilizada a menudo por los productores de eventos,
enumera los posibles riesgos en una tabla. El posible riesgo se enumera en la
primera columna y, a continuación, las columnas siguientes requieren que el productor
de eventos evalúe quién se vería afectado; el resultado del evento en el peor
de los casos en una calificación entre 1 al 5, donde 5 es la la probabilidad más
alta de ocurrencia y la consecuencia numérica de dichas escalas se multiplican
juntas. La siguiente columna le permiten al productor de eventos indicar qué
precauciones ya se tomaron en cuenta y qué otra acción se requiere para reducir
la probabilidad de la ocurrencia del riesgo o de su impacto. En la próxima
columna se debe enumerar el nuevo nivel de riesgo evaluado. La siguiente
columna indica quién es responsable de esta acción y la fecha en que se tomó. Ya
que es un documento de trabajo, idealmente se debe utilizar hoja que esté
configurada electrónicamente para que se pueda actualizar de manera continua.
Análisis de efectos en modo de falla
Existe otra
técnica llamada análisis de efectos en modo de falla. El análisis identifica
las circunstancias en las que los errores probablemente ocurren mediante la
identificación de ellos antes que ocurran, una lista de verificación plantea
tres preguntas para el productor de eventos:
- ¿Cuál
es la probabilidad que se produzca un fallo?
- ¿Cuál
sería la consecuencia del fracaso?
- ¿Qué
probabilidades hay que se detecte un fallo antes que afecte al cliente?
A diferencia
de la hoja de evaluación de riesgos, en una evaluación cuantitativa se calcula para
cada posible causa de error y la acción correctiva debe ser aplicada. La
principal diferencia con respecto a la evaluación típica del riesgo es que el enfoque
examina cada uno de los elementos del evento, no solo en cuestiones de
seguridad y en los puntos en los que tienen impactos negativos. Se puede
aplicar de una manera más exhaustiva y es esencialmente un proceso de siete
pasos:
- Primer
paso: identificar los componentes del evento.
- Segundo
paso: enumerar las formas en que el servicio podría fallar.
- Tercer
paso: identificar los efectos de las fallas, tiempo de inactividad, seguridad,
reparación y efectos en los clientes.
- Cuarto
paso: identificar las posibles causas del fallo.
- Quinto
paso: evaluar la probabilidad de fallo, la severidad del fallo y la
probabilidad de detección.
- Sexto
paso: calcular el número de riesgo al multiplicar las tres clasificaciones
juntas.
- Séptimo
paso: instigar la acción correctiva para minimizar el fracaso en aquellos
puntos que tienen una alta calificación.
185-30_0904_ilu01. Evaluación cuantitativa de gestión de riesgos
Ampliaremos este
concepto al clasificar los resultados en un orden de criticidad. Se convierte
en una gráfica de criticidad sobre los efectos en modo de falla. La criticidad permite
realizar un examen de la gravedad de cada fallo en términos de reducción en el rendimiento
del evento y su eventual éxito. Es posible aplicar el análisis en cualquier
etapa del modelo de gestión en las operaciones de eventos y, en este caso, se
muestra en la etapa de implementación, sin embargo, también se puede aplicar
durante la etapa de diseño para identificar posibles causas de fallas y evitar que
ocurra.
Los ocho
pasos para determinar la criticidad de efectos en modo de falla son los
siguientes:
- Primer
paso: identificar los componentes del servicio.
- Segundo
paso: enumerar todos los posibles modos de falla para cada componente.
- Tercer
paso: establecer los efectos que cada modo de falla tendría en el evento.
- Cuarto
paso: enumerar todas las posibles causas de cada modo de falla.
- Quinto
paso: evaluar numéricamente los modos de falla en una escala del 1 al 10, donde
p= a la probabilidad de la falla en modo de ocurrencia, g= a la gravedad o
criticidad del fracaso, d= es la dificultad para detectar el fallo antes de que
su efecto llegue al cliente o asistentes al evento.
- Sexto
paso: calcular el producto de las calificaciones, es decir, c= p x s x d; su
resultado es el índice de criticidad.
- Séptimo
paso: indicar brevemente la acción correctiva requerida, quién es responsable y
la fecha de finalización esperada.
- Octavo
paso: clasificar los fallos en consecuencia
Momento de la verdad – Los planes de
contingencia
Los planes de
contingencia son el resultado de cualquier proceso de evaluación de riesgos. Es
un plan integrado de acción para minimizar los riesgos en el futuro. Los planes
de contingencia deben comunicarse a los stakeholders
y ponerlos en acción si el riesgo se convierte en una realidad. Los planes de
contingencia contienen responsabilidades, cadena de mando y procedimientos para
minimizar o contener el impacto del suceso.
Informe de riesgo posterior al evento
Es importante
la necesidad de informar sobre la efectividad del proceso de gestión de
riesgos. La revisión permitirá que el aprendizaje se lleve a cabo desde cualquiera
de las actividades emprendidas para minimizar o evitar que ocurran los riesgos.
Un resultado de ello sería una mejor información con respecto a los modos de
fallas y sus efectos. Los datos pueden utilizarse para elaborar directrices en el
futuro y mejorar el análisis realizado para las evaluaciones de riesgos para minimizar
los problemas y las molestias a nuestros clientes e invitados al show.
Un aspecto
importante en la gestión de riesgos es la comunicación con el personal, los proveedores
y contratistas sobre cuáles son los riesgos y las medidas de prevención que
deben seguirse. Es ideal buscar el asesoramiento de especialistas como el
servicio de bomberos, la policía, los
inspectores de salud y de seguridad.
Hacemos
énfasis en los siguientes aspectos en la gestión de riesgos:
- Sepa
cuáles son los riesgos.
- Conozca
el costo de cada riesgo.
- Conozca
la posibilidad de que cada riesgo ocurra.
- Minimice
la posibilidad que ocurran riesgos.
- Tenga un
plan de contingencia.
185-30_0904_ilu02. Pasos para la gestión de riesgos en los eventos
