¿Qué es la
gestión de riesgos?
¿De qué
manera el productor de eventos puede anticipar lo que pudiera andar mal en un
evento?
¿Cuáles son
las causas de accidentes?
La gestión de riesgos para los
productores de eventos
Un riesgo es una
situación que podrÃa suceder en el futuro y tendrá un efecto adverso. La gestión
de riesgos es el arte de estar consciente de cada situación que podrÃa salir
mal, y tener planes y contingencias para evitarlo. Dicho proceso implica
identificar los riesgos al especificar su naturaleza, evaluar el grado en que
los riesgos afectarÃan al evento y desarrollar planes de contingencia diseñados
para evitar o minimizar los impactos potenciales en el show.
Qué es la gestión de riesgos
La gestión de
riesgos es un proceso continuo, integrado e iterativo, en el que se asignan
recursos y establecen planes, por lo que el productor de eventos debe ser capaz
de responder a las necesidades de cambio. La gestión de riesgos es el arte de:
- Anticipar
lo que puede salir mal, es decir, el riesgo.
- Identificar
del riesgo.
- Calcular
la probabilidad en que se produzca el riesgo.
- Estimar
el impacto si se produce el riesgo.
- Determinar
de antemano qué se puede hacer para evitar que los sucesos salgan mal con el
fin de impedir el riesgo, o las acciones de planificación que se tomarán para
corregir o aliviar la situación si el riesgo ocurre.
- Comunicar
los riesgos y acciones que pueden y deben tomarse si es necesario.
185-30_0903_ilu01. El arte de la gestión de riesgos
Anticipar lo que podrÃa salir mal
Para un evento
sencillo incluso, hay un sinfÃn de situaciones que pueden salir mal. A veces, ya
que estamos acostumbrados a ejecutar eventos similares, llegarÃamos a ser
complacientes e, incluso, confiar en la buena suerte y tal situación nos hace
ignorar lo que podrÃa salir mal.
El postulado
de la ley de Murphy, como ya sabemos, reza que si algo puede salir mal, lo
hará. Es un hecho que, en promedio, al menos un riesgo tendrá malos resultados
en lugar de buenos. Por ejemplo, el mal tiempo no solo detiene el proceso un
trabajo, también puede destruir eventos anteriores; mientras que el buen tiempo
no significa que el doble del trabajo normal se puede hacer. Entre otros
posibles riesgos podrÃa ser que al artista reservado para un show no le conceden el visado de entrada
al paÃs donde se llevará a cabo el evento. El riesgo puede tener consecuencias
positivas y podrÃa ser que un evento al aire libre es más exitoso de lo
esperado y el productor de eventos necesita implementar una contingencia.
Las técnicas
para la gestión de riesgos permiten al productor de eventos considerar cada tipo
de riesgos. Existen siete categorÃas diferentes de técnicas para la gestión de
riesgos como vemos a continuación:
- Los riesgos
para el personal, debido a la confusión de la organización y la mala salud y práctica
de la seguridad.
- Los
riesgos derivados de la comercialización excesivamente entusiasta de un evento
al elevar las expectativas que no se cumplen.
- Los riesgos
en la salud y en la seguridad, particularmente con eventos complejos que incluyen
una actividad arriesgada, por ejemplo, pirotecnia y deportes peligrosos.
- Los
riesgos relacionados en la prestación de servicios de catering.
- Los riesgos
con la gestión de masas dependen de la densidad y la mezcla de perfil de los
invitados, puntos de aglomeración y salidas de emergencia.
- Los riesgos
en la seguridad por causa de personas muy famosas que asistan al evento, que
crean oportunidades de terrorismo.
- El riesgo
en el transporte de recursos, equipos y personal al venue.
La gama de
riesgos existentes se pueden considerar en tres términos de bajo, medio y alto
riesgo:
- Los
eventos de bajo riesgo son eventos regulares y rutinarios, a menudo en
interiores y sin actividades inusuales, eventos similares se organizaron antes
y existe una experiencia considerable entre el personal, los gerentes, el
productor y los proveedores.
- Los
eventos de riesgo medio pueden ser grandes eventos indoor, posiblemente en lugares inusuales donde las actividades son
más complicadas de lo habitual.
- Los
eventos de alto riesgo son los que involucran a un gran número de trabajadores,
gerentes y productores que vienen con poca experiencia al evento. De igual modo,
las actividades del evento en sà mismas constituyen un peligro, por ejemplo, shows musicales en vivo donde hay una
mayor interacción con el público aún más si existen niños pequeños en la
audiencia.
185-30_0903_ilu02. Gamas de riesgos en un show
La naturaleza
de los eventos se suma a la importancia de tener una buena estrategia de
gestión de riesgos. A continuación, veremos algunos puntos que predisponen la
necesidad de un plan de gestión de riesgos pensado cuidadosamente:
- Gran
número de asistentes.
- Uso de
voluntarios y personal capacitado inadecuadamente.
- Lugares
no probados.
- Tiempo
inadecuado de planificación y decisiones rápidas.
- Actividades
riesgosas.
- Una
gama de proveedores descoordinados y falta de incentivos para hacer un buen
trabajo.
Se puede ver
que el grado de complejidad, el lugar, la experiencia del personal y el perfil de
los asistentes afectan a la naturaleza del riesgo en diferentes eventos.
Para
identificar los riesgos asociados con un evento en particular, el productor de
eventos se reunirán con las diferentes stakeholders
para revisar lo situaciones ocurridas en el pasado, cómo el nuevo evento cambió
y si hay nuevos estándares de la industria que deben tomarse en cuenta.
Los riesgos de higiene
El enfoque
consiste en analizar cada uno de los peligros potenciales asociados con los
alimentos, para identificar los puntos de control crÃticos donde pueden
eliminarse los peligros y establecer procedimientos para monitorear los puntos
de control y verificar los sistemas.
Riesgos asegurables
El productor de
eventos necesita planes de contingencia y estar preparado para implementarlos
si surgen problemas, sin embargo, comprar una póliza de seguro no impedirá que
ocurra algo, sólo disminuirá el impacto financiero en caso que ocurra. Los riesgos asegurables se dividen en cuatro áreas:
- El daño
directo pueden ser daños a equipos del evento causados por fuego, inundación,
mal tiempo, entre otros.
- La pérdida
consecuente es en el caso de pérdidas de tiempo porque el venue sufrió daños por terceros.
- La responsabilidad
legal.
- La
pérdida de personal.
Causas de accidentes
Por lo
general, un accidente es el resultado del contacto con una sustancia o una
fuente de energÃa por encima del lÃmite de umbral de dolor del cuerpo o la
estructura. El accidente ocasiona lesiones a visitantes, personal y proveedores
y a la propiedad. La causa del accidente puede ser por malas prácticas en el trabajo
o condiciones inseguras. Las prácticas de trabajo deficientes pueden incluir
factores personales, como la falta de habilidad, el estrés, la pereza, la toma
de atajos y la soberbia.
Las
condiciones inseguras en el entorno de trabajo incluyen equipos inadecuados, deficiencia
en el personal de seguridad, mala formación y la falta de mantenimiento de los
equipos. Es importante entender que los mismos factores que causan accidentes
también pueden crear pérdidas en la reputación y las ganancias.
