¿Cuál es la importancia que tienen los clientes dentro de una organización de eventos?

¿Cuáles son los factores que influyen en los clientes que afectan su satisfacción y expectativas en cuanto a la calidad del servicio?

¿De qué manera afectan los factores de ambientes externos a las empresas de eventos y cómo los identifico?

Sin los clientes, la organización deja de existir. Sin embargo, sin proveedores la organización no tendrá suficientes recursos y sin la posibilidad de transformar esos recursos en servicios, un evento no puede existir para ser disfrutado.

La satisfacción del cliente es muy importante, por lo que se debe valorar que la satisfacción del cliente es solo parte determinante de la política de negocios de eventos. Muchas organizaciones han quebrado a pesar de tener clientes leales y satisfechos.

Una empresa no puede lograr beneficios sostenibles sin que el cliente quede satisfecho. Estas ganancias dependen totalmente de la satisfacción del cliente, pero lo contrario es insostenible. Las empresas de eventos deben enfocar sus esfuerzos en satisfacer a los clientes, incluso exceder sus expectativas si fuere posible. El nivel de satisfacción del cliente que se proporcione debe ser asequible y sostenible.

185-30_0307_ilu01. Política de negocios en los eventos – Satisfacción y Ganancias

En los eventos, las empresas proporcionan un alto nivel de satisfacción al cliente por un corto tiempo, pero el nivel ofrecido debe ser sostenible y de esto actualmente los clientes están muy conscientes e identifican rápidamente si los niveles de servicio disminuyen o son inconsistentes.

Políticas de los influencers

Existen factores internos y externos que influyen en el cliente en cuanto a su satisfacción, expectativas y en la calidad del servicio.

Factores internos:

• Uno de estos factores es la cultura corporativa
• También el deseo de calidad
• Asimismo encontramos los Sistemas de información
• E igualmente las finanzas y propiedad

Estos están influenciados por factores externos, pero pueden ser manejados por acciones desde dentro de la organización.

Factores externos:

• Entre los factores externos encontramos, lo Político y legal
• El aspecto Económico
• De la misma forma, lo que tiene que ver con lo Sociológico
• La Tecnología forma parte de estos factores
• Igualmente, la competencia

Estos factores aunque son externos, afectan las expectativas del cliente y en otra perspectiva, puede limitar lo que la organización puede hacer. Estas influencias se conocen como factores PEST.

Para los factores externos, el objetivo es determinar oportunidades y amenazas, asimismo, determinar cómo la organización, es o podría ser, afectada por estos factores externos. Esto nos mostrará cómo se pueden usar las fortalezas para maximizar oportunidades y reducir las amenazas, y cómo se pueden utilizar las oportunidades para minimizar las debilidades. Con el uso de la misión de la organización como contexto, los productores pueden evaluar las fortalezas y debilidades internas, así como las oportunidades y amenazas externas.

El propósito es desarrollar un excelente servicio, que aproveche las oportunidades y fortalezas, igualmente, neutralizar las amenazas y evitar las debilidades.

Los factores externos, o las oportunidades y las amenazas

Factores políticos y legales

Las leyes y regulaciones más que limitar acciones, sirven también para proteger una organización. Indistintamente de las leyes que sean, la organización debe ser consciente de la manera cómo afectarán las operaciones.

Al prestar servicios o usar artistas en otros países, es primordial que la organización conozca las restricciones legales vigentes y su impacto en lo social. El productor de eventos debe conocer los siguientes factores políticos y legales:

• En primer lugar, el ejecutivo de seguridad y salud
• Seguidamente están las leyes y reglamentos
• También, las licencias
• Los cambios en la política y regímenes en el mundo
• Diferentes leyes en los países donde se llevan a cabo los eventos o desde donde provienen los proveedores
• El mercado laboral, afectado por las iniciativas de capacitación del gobierno
• Las oportunidades financieras y el costo de los préstamos
• Los acuerdos alternativos de financiación

185-30_0307_ilu02. Factores internos y externos que influyen en el negocio

Factores económicos

La economía, los tipos de cambio, las tasas de interés, el crecimiento de la población y la demografía, la población infantil, el salario promedio, la tasa de desempleo y otras estadísticas relevantes para la industria de eventos son información vital al considerar en la política de negocios

Las condiciones económicas están influenciadas por la política y los gobiernos. El poder que tienen los sindicatos y los gobiernos pueden afectar las expectativas de los accionistas de las organizaciones. El punto es identificar lo que es relevante para su evento y su localidad y la forma de encontrar información. Eventualmente es útil observar a las empresas de la competencia cómo están enfrentando los cambios.

Factores sociológicos

Las organizaciones de eventos deben ser conscientes de los cambios demográficos, la población, cambios en términos de distribución por edades, orígenes étnicos, afluencia, número de personas empleadas y las últimas tendencias de esparcimiento. A medida que ocurren los cambios, los eventos deben reflejarlos.

Factores tecnológicos

Una organización de eventos estará limitada por la tecnología que tenga a disposición. Mantenerse al día con la tecnología es sumamente costoso, por ello las empresas deben considerar el arrendamiento o la contratación de equipos costosos y especializados. El uso de tecnología de vanguardia puede ser una forma de asegurar la ventaja competitiva.
 
Sin embargo, corremos el riesgo de que los técnicos y proveedores de los servicios tecnológicos que arrendamos, sean también proveedores de la competencia, es por ello que es necesario estar consciente de los cambios vertiginosos de la tecnología y mantener buenas relaciones con lo proveedores, sobre todo proyectar y modelar ética profesional a fin de que sean lo más discretos posible.
Aunque los servicios tangibles que ellos ofrecen pueden ser copiados por la competencia, los recursos intangible no lo son, los cuales dependen de los valores del personal, la cultura corporativa y el deseo de ofrecer calidad esmerada en todos los eventos.
 
Competencia
La competencia es a menudo una gran amenaza, hoy en día es mundial, ha roto toda barrera geográfica. No debemos subestimar ningún cliente, así sea de una localidad remota, ya que por cuanto ellos también tienen a la mano una plataforma tecnologica muy amplia, conocen muy bien las últimas tendencias de los eventos realizados en cualquier lugar del mundo, así como también los estándares de calidad que se manejan.
 
Los clientes están influenciados por lo que la competencia inmediata dice que se puede hacer o hará, aunque esto diste de la realidad, es la percepción de lo que ofrece la competencia y esto de una manera u otra establece los estándares del mercado.
 
Estos factores descritos, son solo una selección de las influencias externas y los factores individuales. Los productores deben identificar cómo estas fuerzas externas afectan a su organización. Debemos seleccionar las oportunidades emergentes que la empresa podría aprovechar y las amenazas que podrían afectar la organización y no lo que hacen o dejan de hacer las empresas de la competencia.
Estas influencias externas afectarán a muchas organizaciones de diferentes maneras, a unas con más fuerza que a otras, debemos estar conscientes cuáles son y cuál es el nivel de afección.

Definitivamente, sin los clientes no tiene razón de ser las empresas de eventos, por ello la importancia que tienen los clientes dentro de la industria de eventos. La empresa y el productor, deben identificar y conocer cuáles son los factores de ambientes externos que influyen en los clientes, ya que esto redundará en la satisfacción y expectativas que tenga el cliente con respecto a los servicios que le presta nuestra organización. Procuremos analizar estos factores con asertividad y lograremos maximizar las oportunidades y reducir las amenazas de estos ambientes externos que afectan las empresas de eventos.