En medio de la ejecución de un show musical en vivo, se genera un conflicto entre algunos de los miembros del equipo de producción por causa de la misma dinámica del evento.

¿De qué manera podemos resolver este conflicto sin que afecte el desarrollo del evento?

¿A cuál de las partes debemos favorecer en medio de un conflicto?

¿Cuáles son las tareas del productor en la fase de ejecución del evento?

La fase de ejecución del evento

Una vez que ha llegado el momento de la realización del evento, todos los recursos materiales y humanos están dispuestos en el sitio. En este momento el productor está totalmente enfocado en dirigir el equipo de producción en la instalación, ejecución y puesta en marcha del evento. Es una fase orientada cien por ciento a la gestión de recursos humanos.

El productor debe estar involucrado con el equipo, conocer sus capacidades y los objetivos que deben alcanzar. En esta fase, el productor cambia su estilo de liderazgo a uno más autocrático por el carácter urgente del cumplimiento de las tareas, además debido al hecho de que para este momento, todo el equipo de producción conoce exactamente sus tareas, objetivos y el tiempo máximo que tienen para completarlas.

Ahora bien, para la producción de un evento, se contrata una cantidad significativa de trabajadores calificados de diversos orígenes y personalidades, los cuales interactúan estrechamente en un programa de trabajo muy apretado y con mucha demanda de cumplimiento de asignaciones urgentes, esto conlleva a situaciones estresantes impulsadas por el ambiente propio del evento desencadenando posibles conflictos laborales.

En la industria de la producción de eventos se consigue mucha gente:

• Amable
• Educadas
• Dóciles
• Con don de gente

Sin embargo también podemos encontrarnos:

• Gregarios en abundancia
• Personas conflictivas
• Egomaníacos
• Intransigentes
• Irracionales

185-30_0304_ilu01. Fase Ejecución – Tipos de Personas Contratadas

Generalmente, si la mayoría de los miembros del equipo de producción han sido elegidos correctamente y están bien informados acerca del programa del evento, existirá la cooperación entre ellos y con stakeholders externos, por ejemplo: el personal del venue. Cuando esto no sucede o cuando alguien con personalidad inestable presenta un problema, inevitablemente surgen conflictos.

Unos de los aspectos importantes en esta fase de ejecución que debemos abordar y que forma parte de las responsabilidades del productor, es tener la capacidad de resolver los conflictos que surjan en el personal contratado en los eventos. Veamos a continuación la manera correcta de manejar esta situaciones tan pronto como ocurran.

Resolución de conflictos

Muchas veces la teoría que existe para la resolución de conflictos, no siempre funciona durante la instalación o ejecución de un evento, debido a la necesidad urgente de resolverlos por la misma dinámica de los eventos y el corto tiempo de su duración, particularmente en el caso de los shows musicales en vivo.

Generalmente los conflictos involucran a dos o más personas, miembros o no del equipo de producción, estos podrían ser:

• El mismo productor y un miembro del equipo
• Una persona externa, por ejemplo típicamente un personal del venue y el productor o algún otro miembro del equipo
• O también podrían ser un miembro del equipo y el cliente

Dependiendo de la prioridad que tenga el productor, serán resueltos estos conflictos. Veamos estos casos considerando algunas de las prioridades más comúnes del productor:

Resguardar la reputación del personal y de la empresa

Es posible que el productor y su compañía tengan reputación de ser justos en su trato profesional, o de ser implacables en sus decisiones, o incluso también pueden tener fama de manejar la ética ante cualquier circunstancia. Cualquiera que sea el caso, como quiera ser visto el productor en la industria de esa manera será el resultado de la resolución de conflictos y deliberaciones.

Preservar la integridad del evento

Si el productor está muy comprometido con el contrato y con la visión del evento, hará cualquier cosa para preservarlo y evitar que nada se interponga en su objetivo, independientemente de las consecuencias que la decisión pueda tener en las relaciones o en la reputación.

Preservar las relaciones

Independientemente del resultado del evento y de la reputación de la empresa del productor, las decisiones de resolución de conflictos pueden estar influenciadas por un productor que valora las relaciones por sobre todas las demás opciones.

Veamos un ejemplo:

Hay un conflicto entre el productor y el gerente de un catering del evento por causa del cliente y de un miembro del equipo de producción. El productor puede optar por llegar a un acuerdo con el gerente, ya que preservar esa relación vale más que mantener feliz a algún cliente o miembro del equipo. ¿Por qué? Este gerente de catering reporta a la compañía del productor mucho dinero en varios negocios al año y el cliente solo una vez y además es de carácter dificil.

¿Es una decisión apegada a la ética? Tal vez no, dependiendo de las circunstancias. ¿Su decisión apunta a sostener un negocio inteligentemente? ¡Seguro!

Muchos productores finalmente optarán por resolver los conflictos tomando alguna de las opciones antes mencionadas según la prioridad que cada uno maneje y de las circunstancias que se les presenten, siempre bajo la premisa de ganar-ganar.

El lenguaje de la resolución

En medio de un conflicto, el productor de manera práctica puede desactivar la situación usando tanto el lenguaje corporal como el verbal. Veamos a continuación algunos tips que nos ayudarán al respecto:

El lenguaje corporal o lenguaje no verbal

El lenguaje corporal o no verbal forma parte de la manera cómo nos comunicamos. En medio de un conflicto, es importante reflejar con gestos no verbales, nuestro interés a la persona que presenta el problema. Tratemos de usarlos naturalmente y no en forma mecánica.

• Debemos cuadrar los hombros con la persona, coloquémonos frente a frente. Si está muy molesto, debemos atenderlos oblicuamente en un ángulo de 30 a 45 grados
• Es importante concentrarnos totalmente en la persona, evitemos interrupciones y hábitos que denoten aburrimiento, por ejemplo: jugar con lápiz o con las uñas, mirar a otro lado. Contestar llamadas denota desinterés
• Mantengámos una postura abierta hacia la persona, los brazos y piernas deben estar sin cruzar, al igual que las manos deben estar siempre abiertas y al frente
• Debemos estar un poco inclinados hacia adelante sin invadir su espacio personal, esto denota interés. Si la persona da un paso atrás, hagamos lo mismo y mantengámos la posición donde se sienta cómoda la persona
• Procuremos ofrecer contacto visual, pero no lo exija, ya que en algunas culturas el contacto visual directo es contraproducente
• Proyectemos un estado relajado, esto influirá positivamente en el estado de la persona en conflicto

Lenguaje verbal

La comunicación verbal asertiva es importante en la producción de eventos y en situaciones de conflictos debemos usar tres pasos para lograrlo: describir, expresar y especificar. En la medida de lo posible debemos tratar de posponer la discusión por un conflicto en un tiempo y lugar diferente a fin de manejarlo en privado. El uso de palabras que busquen la concordia más el uso de un tono apacible, crea un ambiente propicio para tratar el conflicto con la persona.

185-30_0304_ilu02. Fase de Ejecución - El lenguaje de la resolución

Tareas del productor durante la fase de ejecución:

A continuación veamos algunas tareas del productor en cuanto al equipo de producción:

• Aseguremonos que todo el equipo conozca en detalle de los objetivos, plan de trabajo, horarios, orden de ejecución del evento. Realicemos una reunión rápida para revisar estos puntos
• Procuremos ofrecer al equipo servicios básicos como agua, café, refrescos, sandwiches, galletas y demás a fin de minimizar los tiempos de inactividad del personal. Planifiquemos el horario y turnos para la comida y descansos
• Mantengamos comunicación continua con todos los miembros del equipo a fin de minimizar situaciones de conflictos
• Verifiquemos el cumplimiento de las normas laborales en cuanto a reglamentos de salud y seguridad del personal
• Aseguremonos que el personal cuenta con el equipo, vestimenta, identificación y equipo de seguridad necesarios para el tipo de labor que desempeñe cada uno en el evento
• Debemos constatar que el personal que opera equipos especializados o que maneje conexiones eléctricas, estén debidamente calificados y certificados
• Supervisemos constantemente las condiciones de trabajo y vigilemos peligros de seguridad, por ejemplo: ruidos altos, clima húmedo, lluvia, peligros eléctricos, al igual revisar el estado de los primeros auxilios y su ubicación estratégica
• Mantengamos informados con antelación al equipo de produccion de cada una de las sesiones de trabajo previo al inicio del evento, por ejemplo: instalación del sonido, ensayos, pruebas de sonido, inicio del evento
• Tengamos información de contacto de emergencia de todos los proveedores que no tengan representación en el venue, igualmente de los miembros claves del equipo que están en el sitio

Cierre

En medio de cualquier conflicto laboral que se presente en la ejecución de un evento, el productor debe estar en plena capacidad para resolverlos apenas se produzca a fin de garantizar el desarrollo del evento y evitar que se propague entre las demás personas. Se debe usar la sindéresis, experiencia, dones y talentos del productor para el manejo y resolución de las disputas que se presenten entre los miembros del equipo de producción.