La
producción de un show musical en vivo conlleva diversas y complejas tareas, las
cuales requieren el apoyo de un equipo especializado para alcanzar el éxito en
la entrega del evento. Para lograrlo, es necesario ser asertivos en esta
selección.
¿Cómo
ensamblamos un equipo de producción que desborde proactividad y compromiso en
la producción del show?
Una
vez seleccionado el equipo, ¿De qué manera lo organizamos a fin de que cada uno
conozca claramente sus delimitaciones y exista sinergia adecuada entre todos?
En la
producción de eventos es sumamente importante contar con el apoyo de personas dedicadas
y comprometidas con el desarrollo de sus tareas, que transmitan entusiasmo y
motivación al logro de los objetivos planteados. Si logramos ensamblar un
equipo de este calibre, tendremos una alta probabilidad de producir eventos
formidables, y en nuestro caso, shows musicales en vivo de calidad,
inolvidables y de gran repercusión en el medio.
Más
allá de la importancia de desarrollar estrategias para la gestión de
reclutamiento de personal y voluntarios para el evento, debemos enfocarnos en examinar
los detalles prácticos de la gestión de un equipo de producción antes y durante
el show musical en vivo.
Ensamblar y organizar el
equipo de producción
El Event Manager cuando produce un evento
pequeño, es el responsable de la gestión de contratar el personal del evento,
voluntarios, capacitar al personal, redactar los manuales de procedimientos y
políticas del evento, evaluar el desempeño laboral. En la producción de eventos
de grandes dimensiones, esta responsabilidad es transferida a cada una de las
contratistas del evento.
Para
este último caso, el Event Manager
debe estar estrictamente enfocado a:
- Principalmente en trabajar con un equipo
temporal de expertos
- De la misma forma, a producir y
desarrollar eventos únicos
- Igualmente, desarrollar eventos creativos
- Finalmente, realizar eventos impecables
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Enfoque del Event Manager ensamble del equipo de producción
¿Cuándo y cómo se
ensambla el equipo de producción?
Una vez
que el evento entra en la fase de gestión de concepto y propuesta de
organización, el Event Manager promueve
la conformación del equipo de producción.
El
equipo de producción está conformado por una serie de subcontratistas de
diversas especialidades necesarias e integradas para producir con éxito el
evento. Es vital verificar con apropiada vehemencia, la trayectoria y
experiencia de cada una de las empresas a contratar, a fin de que la sinergia
esperada del equipo se logre de manera rápida y eficazmente. Esta verificación
se obtiene como resultado de la aplicación del siguiente método de selección:
- Inicialmente debemos definir las
necesidades del evento
- En segundo lugar, conocer el objetivo y
alcance que debe tener cada contratista en el evento
- Seguidamente, diseñar el perfil que se requiere
de cada contratista para el evento y específicamente para el área solicitada
- Es importante conocer el presupuesto con
el que se cuenta para cada contratista
- Posteriormente, abrir proceso público de
licitación de empresas contratistas o contactarlas a través del método de
referencias
- Depurar y pre-seleccionar al menos dos
empresas candidatas por área
- Luego, concertar reuniones con cada una de
las empresas pre-seleccionadas
- Finalmente, evaluar y tomar decisión de
contratación en consenso con socios o inversionistas
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Metodología selección de contratistas – Ensamble del Equipo
Organización
del equipo de producción
Para organizar el equipo de producción del evento, es necesario
jerarquizar y delimitar las funciones de cada contratista. Es una jerarquía
temporal, es decir, es válido únicamente durante la producción del evento. Todo
lo concerniente a disputas legales contractuales de los empleados,
capacitación, y manejo administrativo del personal, es responsabilidad de cada contratista.
En la medida que los Event
Manager desarrollan experiencia en la producción de eventos, diseñan una
base de datos de contratistas confiables y elegibles para asumir las
responsabilidades concernientes a su especialidad.
Usualmente el Event Manager
va a contratar la empresa que haya tenido experiencia directa con el artista o
banda del show o con alguna similar.
Una vez que tenemos definidas todas las funciones, competencias,
atribuciones y el nivel jerárquico del equipo de producción, entonces podremos
diseñar un organigrama estructural y funcional del equipo de producción del
evento. Veamos a continuación, el nivel jerárquico tradicional de un equipo de
producción:
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Jerarquía típica del Equipo de Producción
Cierre
Con cada evento que se produce, se atesora experiencia,
contactos, diseño de nuevos métodos, mayor capacidad para innovar y gerenciar,
empresas contratistas. Es fundamental volcar en cada evento, toda la
trayectoria de responsabilidad, creatividad y asertividad como productor a fin
de que se logren los objetivos planteados desde la planificación de cada
evento. Al lograr ensamblar equipos de producción de alta calidad, alcanzaremos
el éxito en cada producción de shows musicales en vivo.
