Después de explorar el modelo de
implementación de proyectos aplicado a la producción de eventos, podríamos
preguntarnos:
¿Existe un modelo específico de
gestión, aplicable al ámbito de los eventos?
La respuesta es afirmativa. Veamos los
métodos que ofrece.
Fundamentos de la
organización de eventos
EMBOK surgió en 2004 cuando se reunieron algunos
autores y expertos prominentes en el campo, como William O’Toole, Julia
Rutherford, y Joe Goldblatt; con el propósito de discutir la creación de un
modelo teórico con aplicación directa a la organización de eventos. Como tal,
EMBOK es una estructura que consiste en las 4 facetas principales de la
organización de eventos: los dominios, las fases, los procesos y los valores.
185-30_0210_ilu01.
Facetas de EMBOK
EMBOK – Dominios y áreas funcionales
Los
dominios de EMBOK son homólogos a las áreas de conocimiento de PMBOK.
Representan las áreas de actividad en la organización de eventos, cada una de
las cuales define el alcance completo de las responsabilidades asignadas a los
organizadores de eventos, así como las categorías organizacionales
correspondientes con la jerarquía sugerida y la gestión de conocimiento.
Contamos con 5 dominios principales, cuyo orden no implica que exista ninguna
prioridad entre ellos. Son los siguientes: administración, diseño, mercadeo,
operaciones y riesgo. Cada uno de estos dominios se subdivide en 7 áreas
funcionales, que podemos ver en la figura.
185-30_0210_ilu02. Dominios
y áreas funcionales
Cotejo de áreas funcionales
Estas 35 categorías
representan todos los ámbitos de gestión para organizar un evento. EMBOK las
emplea para establecer un método que permite abarcar todos los posibles
aspectos del proyecto, tomando cada cada una de las áreas funcionales y
emparejándola con las 34 restantes para identificar las aplicaciones e
implicaciones que cada área tiene en todas las otras. Esto genera un modelo
relacional de 1190 ítems. Por ejemplo, combinar el diseño de catering con la gestión de patrocinios
podría revelar dos datos, dependiendo del enfoque primario. Si nos enfocamos en
el diseño de catering, podríamos
identificar la necesidad de considerar a los representantes de los
patrocinadores en el menú de alimentación; y si nos enfocamos en los
patrocinadores, podríamos idear la obtención de un patrocinio de parte de una
compañía de catering para reducir los
costos de alimentación del evento.
185-30_0210_ilu03. Cotejo
de áreas funcionales
EMBOK – Fases
Las fases
de EMBOK establecen la secuencia de los procesos de gestión del evento, es
decir, el ciclo de vida del proyecto. Ellas son: iniciación, planificación, implementación,
evento, y cierre. Las dos primeras fases son similares, al menos en propósito,
a las establecidas como grupos de procesos por PMBOK. Por su parte, las tres
restantes presentan características específicas, debido a que la cumbre del
proyecto es el espectáculo en sí. Veamos algunos de sus detalles más
importantes
- Durante
la implementación, todos los bienes y servicios son contratados, con el fin de
sincronizar y coordinar todos los requerimientos logísticos y operativos
necesarios para el show.
- La
fase del evento, es la ejecución del espectáculo y se establece como una fase
separada de la implementación porque su dinámica es distinta. La diferencia es,
que la función debe continuar; es decir, cancelar no es una opción. Durante las
fases previas y posteriores al espectáculo es posible tomar la decisión de
proceder o detener cualquier curso de acción determinado. En contraste, durante
el espectáculo la única manera de detener un curso de acción es cancelar una,
varias o todas las presentaciones del show. Esto sucede solo ante imprevistos que
estén por encima de la capacidad de resolución del equipo. Las funciones de
monitoreo y control de riesgos son críticas durante esta fase, ya que permiten reaccionar
con eficacia ante cualquier amenaza o incidente que ponga en riesgo la
integridad del espectáculo.
- Finalmente,
durante la fase de cierre se finaliza la producción, se realiza el desmontaje y
se completan las obligaciones contractuales. Además, durante esta fase se
recolecta retroalimentación para analizar las acciones, decisiones y
actividades de todas las fases del evento, con el fin de determinar el retorno
de inversión, cuantificar el rendimiento del equipo, analizar el impacto del
evento en los interesados, y documentar experiencias para simplificar la
transferencia de conocimientos hacia el siguiente evento.
185-30_0210_ilu04. Fases
del evento según EMBOK
EMBOK – Procesos
El sistema
de procesos de EMBOK se basa en promover un acercamiento dinámico para la
gestión de las 35 áreas funcionales, y que a la vez sea congruente con la
naturaleza de cambio constante de los eventos. Este sistema consiste en cinco
componentes: valoración, selección, monitoreo, documentación y comunicación.
- La
valoración es un proceso de indentificación y análisis que implica definir
cualitativa y cuantitativamente los elementos de cada área de conocimiento para
priorizar y predecir las tareas relacionadas.
- La
selección es el momento de decisión en el que se eligen los métodos, tácticas y
recursos que garantizan el logro de los objetivos. Las tácticas de gestión de
riesgo incluyen: evitación, reducción, transferencia, aislamiento y retención.
- El
monitoreo implica todas las prácticas que permiten dar seguimiento a las fases
de implementación y del evento, con el propósito de implementar acciones para
el control de riesgos, así como desarrollar la reiteración de actividades
requerida por los procesos valoración y selección.
- Por
su parte la documentación consiste en registrar, reporter, mantener y archivar
toda la información del evento, con el propósito de generar un fundamento
sólido para tomar decisiones y crear un proceso robusto de manejo de riesgos.
- Finalmente,
la comunicación se relaciona con la adquisición y distribución oportuna de
información, no solo para tomar decisiones y proporcionar asesoría, sino para
fomentar la aceptación y apoyo de las decisiones tomadas por el liderazgo del
evento.
185-30_0210_ilu05.
Procesos de EMBOK
EMBOK - Valores
Para
finalizar, EMBOK establece un núcleo de valores que se aplican para fundamentar
las decisiones de cada dominio, fase y proceso, especialmente en el manejo de
riesgos; y con el propósito de generar resultados sostenibles. Dichos valores
son: creatividad, pensamiento estratégico, mejoramiento contínuo, ética e
integración.
- La
creatividad se considera esencial para idear soluciones y acercamientos
imaginativos e innovativos para los retos y oportunidades que surgen en la
organización de eventos, basándose en cualidades como la inventiva, la
inspiración, la perspicacia artística y el ingenio.
- El
pensamiento estratégico es la habilidad de alinear las necesidades y métodos
del proyecto con los objetivos a mediano y largo plazo de la entidad
organizadora, con el propósito de promover un enfoque en el impacto y las
situaciones de gran escala que deberían considerarse en todos los planes y
tácticas durante el desarrollo del evento.
- El
mejoramiento contínuo es una filosofía de calidad total que se centra en el
aumento del rendimiento, fundamentado en la optimización poractiva de todos los
procedimientos y sistemas
- La
ética abarca los juicios y decisiones basadas en la integridad, legitimidad y
honradez, que forman un código de conducta para los profesionales en la
organización de eventos.
- Para
finalizar, la integración es la necesidad de coordinar, sincronizar, y reunir
la todas las interacciones, dependencias y elementos interconectados en el
proyecto del evento para garantizar que las decisiones toman en cuenta todos
los factores que influencian o reciben influencia de ellas.
Como
pudimos analizar, los dominios, fases, procesos y valores de EMBOK establecen
una infraestructura robusta para la organización de eventos, especialmente si
la ponemos en práctica de modo complementario con los métodos establecidos en
PMBOK.
Reto
Ingresa a los dos sitios especificados abajo e
investiga sobre los métodos y perspectivas del EMBOK. También puedes ingresar
al tercer link para obtener el mapeo del EMBOK a dos libros de gestión de
eventos.
Links:
1. www.embok.org
2. Www.Juliasilvers.com/embok.htm
3. http://www.juliasilvers.com/embok/Literature_Content_Analysis.htm
Tiempo recomendado: 45 minutos
Cierre
La organización de eventos desde la perspectiva de
EMBOK nos proporciona un marco referencial sumamente sólido, construido a
través de décadas de experiencia de varios profesionales prominentes en la
industria. La debilidad de este método yace en la falta de una publicación que
unifique todos los aspectos teóricos en un solo libro, lo cual genera la
necesidad de identificar sus fundamentos en otros materiales, cuya relevancia
podría ser dudosa debido a la naturaleza de cambio constante, propia del ámbito
de la producción de eventos en vivo. Por estos motivos, debemos actuar
responsablemente y mantenernos informados, investigando sobre las últimas
tendencias y desarrollo teórico de la metodología establecida por los autores
que respaldan el EMBOK.
