Al finalizar el show musical, las
buenas prácticas dictan que es neceario realizar evaluaciones de rendimiento.
En algunos casos, estas evaluaciones revelan información inesperada, como por
ejemplo que un patrocinador no está conforme con el resultado, o que el público
espectador quedó insatisfecho.
¿Cómo podemos implementar un show para
cumplir con las expectativas de las partes involucradas?
La creación de la estructura de trabajo
debe realizarse con este objetivo en mente. Veamos cómo lograrlo.
Definición del alcance
El alcance, también conocido como “alcance de trabajo”,
consiste en definir la cantidad de trabajo requerido para implementar el show
hasta su finalización y dejar el venue
en su estado inicial. En otras palabras, es todo el trabajo. Para definir el
alcance debemos listar los requisitos de todas las partes interesadas y
cotejarlos con las posibilidades reales de la organización. Esto genera como
resultado el enunciado de alcance del proyecto.
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Definición del alcance
Stakeholders -
interesados
En la gestión de proyecto, la figura del interesado, o Stakeholder por su nombre en inglés, es
toda persona o entidad que el proyecto impacta directa o indirectamente. Esta
lista incluye interesados negativos, primarios y secundarios.
- Los interesados
negativos son las organizaciones o eventos competidores que se representan una
amenaza para los objetivos del show musical que estemos produciendo.
- Los interesados
primarios son los patrocinadores y el comité organizador
- Finalmente, el grupo
de interesados secundarios incluye a los individuos u organizaciones, internos
o externos a a la organización, que se ven afectados cuando un proceso queda
inconcluso, o ante la ocurrencia de imprevistos. Por ejemplo, el público
espectador y los colaboradores del evento. Este grupo de interesados puede
llegar a ser sumamente amplio, incluyendo al dueño de la sala de evento, el
cuerpo de bomberos o la policía locales, entre muchos otros.
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Tipos de interesados en el proyecto
Creación de la EDT/WBS
La estructura de descomposición del trabajo, o EDT
implica tomar el enunciado de alcance y el acta de constitución del proyecto
para analizarlos, categorizar sus ítems de trabajo en unidades administrables,
y reducir cada una de ellas en subcategorías hasta alcanzar un nivel de
complejidad mínimo, conocido como paquete de trabajo. Todos los paquetes de
trabajo se emplean posteriormente en la asignación de tareas del cronograma y
forman parte del entregable de este proceso, que se conoce como línea base del
alcance.
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Creación de EDT
Para realizar la EDT se recomienda crear un diagrama
jerárquico de todo el trabajo que se debe realizar en el proyecto. De este
modo, evitamos la creación de listas de tareas sin relación aparente. Además,
una EDT apropiada simplifica el proceso de comunicación de responsabilidades al
personal del proyecto, ya que permite a cada integrante del equipo identificar
su lugar exacto en la jerarquía de trabajo. Una práctica común en la
organización de eventos es emplear la EDT para constituir los subcomités
funcionales para cada área específica del show. La categorización de estos
subcomités responde a las necesidades operativas del evento, de modo que puede
ser similar a las áreas de conocimiento del manejo de proyectos, así como
incluir categorías específicas que no forman parte de la división funcional sugerida
en PMBOK. Por ejemplo, en esta EDT, los tres primeros subcomités forman parte
de las áreas de conocimiento, pero el cuarto, correspondiente a mercado, no
forma parte de ellas.
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EDT (ejemplo)
Después de finalizar la EDT, es posible continuar con
el planeamiento del evento.
RetoRealiza la EDT para un concierto pequeño en un
restaurante de tu escogencia. En tu documentación, incluye el enunciado de
alcance, así como los detalles del restaurante, a saber: fotos de los espacios,
así como las facilidades que incluye para la implementación del show (sistema
de audio, iluminación, camerinos para el talento, etc).
Comparte tu documentación en la plataforma VK.
Tiempo recomendado: 45 minutos.
CierreLa creación de una EDT apropiada marca el inicio
correcto de la organización del show musical en vivo. Para obtener resultados
óptimos, debemos asegurarnos de emplear insumos de calidad; tanto el acta de
constitución con su declaración de trabajo, como el enunciado de alcance del
proyecto. Al proceder con atención al detalle, nos aseguraremos de desarrollar
una estructura de trabajo congruente con los requerimientos de todas las partes
interesadas, lo cual nos permitirá proceder éticamente al atender todos los
aspectos requeridos y así garantizar una experiencia de entretenimiento de alta
calidad.
