Al finalizar el show musical, las buenas prácticas dictan que es neceario realizar evaluaciones de rendimiento. En algunos casos, estas evaluaciones revelan información inesperada, como por ejemplo que un patrocinador no está conforme con el resultado, o que el público espectador quedó insatisfecho.

¿Cómo podemos implementar un show para cumplir con las expectativas de las partes involucradas?

La creación de la estructura de trabajo debe realizarse con este objetivo en mente. Veamos cómo lograrlo.

Definición del alcance

El alcance, también conocido como “alcance de trabajo”, consiste en definir la cantidad de trabajo requerido para implementar el show hasta su finalización y dejar el venue en su estado inicial. En otras palabras, es todo el trabajo. Para definir el alcance debemos listar los requisitos de todas las partes interesadas y cotejarlos con las posibilidades reales de la organización. Esto genera como resultado el enunciado de alcance del proyecto.

185-30_0208_ilu01. Definición del alcance

Stakeholders - interesados

En la gestión de proyecto, la figura del interesado, o Stakeholder por su nombre en inglés, es toda persona o entidad que el proyecto impacta directa o indirectamente. Esta lista incluye interesados negativos, primarios y secundarios.

• Los interesados negativos son las organizaciones o eventos competidores que se representan una amenaza para los objetivos del show musical que estemos produciendo.
• Los interesados primarios son los patrocinadores y el comité organizador
• Finalmente, el grupo de interesados secundarios incluye a los individuos u organizaciones, internos o externos a a la organización, que se ven afectados cuando un proceso queda inconcluso, o ante la ocurrencia de imprevistos. Por ejemplo, el público espectador y los colaboradores del evento. Este grupo de interesados puede llegar a ser sumamente amplio, incluyendo al dueño de la sala de evento, el cuerpo de bomberos o la policía locales, entre muchos otros.

185-30_0208_ilu02. Tipos de interesados en el proyecto

Creación de la EDT/WBS

La estructura de descomposición del trabajo, o EDT implica tomar el enunciado de alcance y el acta de constitución del proyecto para analizarlos, categorizar sus ítems de trabajo en unidades administrables, y reducir cada una de ellas en subcategorías hasta alcanzar un nivel de complejidad mínimo, conocido como paquete de trabajo. Todos los paquetes de trabajo se emplean posteriormente en la asignación de tareas del cronograma y forman parte del entregable de este proceso, que se conoce como línea base del alcance. 

185-30_0208_ilu03. Creación de EDT

Para realizar la EDT se recomienda crear un diagrama jerárquico de todo el trabajo que se debe realizar en el proyecto. De este modo, evitamos la creación de listas de tareas sin relación aparente. Además, una EDT apropiada simplifica el proceso de comunicación de responsabilidades al personal del proyecto, ya que permite a cada integrante del equipo identificar su lugar exacto en la jerarquía de trabajo. Una práctica común en la organización de eventos es emplear la EDT para constituir los subcomités funcionales para cada área específica del show. La categorización de estos subcomités responde a las necesidades operativas del evento, de modo que puede ser similar a las áreas de conocimiento del manejo de proyectos, así como incluir categorías específicas que no forman parte de la división funcional sugerida en PMBOK. Por ejemplo, en esta EDT, los tres primeros subcomités forman parte de las áreas de conocimiento, pero el cuarto, correspondiente a mercado, no forma parte de ellas.

185-30_0208_ilu04. EDT (ejemplo)

Después de finalizar la EDT, es posible continuar con el planeamiento del evento.

Realiza la EDT para un concierto pequeño en un restaurante de tu escogencia. En tu documentación, incluye el enunciado de alcance, así como los detalles del restaurante, a saber: fotos de los espacios, así como las facilidades que incluye para la implementación del show (sistema de audio, iluminación, camerinos para el talento, etc).

Comparte tu documentación en la plataforma VK.

Tiempo recomendado: 45 minutos.

La creación de una EDT apropiada marca el inicio correcto de la organización del show musical en vivo. Para obtener resultados óptimos, debemos asegurarnos de emplear insumos de calidad; tanto el acta de constitución con su declaración de trabajo, como el enunciado de alcance del proyecto. Al proceder con atención al detalle, nos aseguraremos de desarrollar una estructura de trabajo congruente con los requerimientos de todas las partes interesadas, lo cual nos permitirá proceder éticamente al atender todos los aspectos requeridos y así garantizar una experiencia de entretenimiento de alta calidad.