La producción de un show en vivo es un esfuerzo que por lo general implica el involucramiento de muchas personas.

¿Cómo se organiza todo el trabajo?

Existen 3 acercamientos principales para lograrlo. Analicemos los tipos de estructuras organizacionales para implementar un evento.

Estructuras organizacionales

Por lo general, las organizaciones que implementan shows en vivo son de naturaleza temporal y difieren en sus características específcas; tanto por factores internos relacionados con las herramientas y técnicas de trabajo de las personas que las lideran, como por factores externos, relacionados con las circunstancias del negocio y el tipo de eventos que trabajan. La naturaleza temporal de estas organizaciones establece un abanico de posibilidades en lo que respecta al personal, contando con diferentes cantidades de miembros permanentes y temporales en el equipo de trabajo. Una organización pequeña podría constar de menos de diez especialistas trabajando bajo un Event Manager para contratar recursos terceros en todas las áreas del evento; mientras que una organización de mayor tamaño podría emplear una estructura más estable con profesionales en planilla contratados a tiempo completo. A grandes rasgos, la estructura de estas organizaciones se apega en mayor o menor grado a tres tipos de acercamientos: funcional, orientado a proyectos, o matriz.

Organizaciones funcionales

Las organizaciones funcionales establecen una estructura con relaciones predeterminadas de reporte, conocidas como departamentos funcionales y cuya delimitación se relaciona con el tipo de tareas realizadas por el personal asigado a cada uno de ellos. En la figura podemos ver un ejemplo de jerarquía funcional. Todo el trabajo es liderado por un Event Manager, quien supervisa tres departamentos: coordinación de planeamiento, coordinación de operaciones y administración.

185-30_0204_ilu01. Organización funcional

Según lo estipulado en PMBOK, las organizaciones con jerarquía funcional otorgan una mayor potestad de gestión a los gerentes funcionales de cada departamento. En este ambiente, el director del proyecto es un facilitador que trabaja tiempo parcial y tiene autoridad limitada. Después de organizado el proyecto, las decisiones son tomadas por los gerentes funcionales. En el caso de la organización de eventos, este modelo funcional puede verse sujeto a cambios, especialmente en lo relacionado al nivel de autoridad del Event Manager respecto al de los gerentes funcionales. Por ejemplo, si el gerente de iluminación desea realizar cambios en el presupuesto, estos podrían requerir autorización del Event Manager. Todo depende de la libertad operativa que se les otorge contractualmente a los gerentes funcionales, y de si estos forman parte de la organización o son contratistas terceros.

Organizaciones orientadas a proyectos

Por su parte, las organizaciones orientadas a proyectos agrupan al personal en equipos temporales durante la prolongación el proyecto. En este caso, PMBOK establece que la autoridad del Director del Proyecto es casi total, pudiendo realizar la gestión de recursos que considere necesaria para cumplir con los objetivos y garantizar la generación de los entregables. En la figura podemos ver un ejemplo de una organización orientada a proyectos, en la que una junta directiva supervisa a los directores  de Recursos Humanos, Mercadeo, Finanzas, Operaciones y Proyectos. Este último establece la asignación de recursos humanos a los proyectos A, B y C, según las necesidades de negocios.

185-30_0204_ilu02. Organización orientada a proyectos

En las organizaciones orientadas a proyectos, el Director de Proyectos trabaja tiempo completo en tareas de coordinación, gestión de alcance, análisis de rendimiento, identificación de riesgos, contacto y comunicación con los interesados, y muchas otras tareas relacionadas con la integración del proyecto. En el caso del show musical como proyecto, el Event Manager de una organización orientada a proyectos ejerce autoridad para coordinar, supervisar y mantener el control sobre todos los aspectos del evento. Los recursos de la organización están a su disposición para lograr la implementación efectiva de cada evento.

Organizaciones tipo matriz

Finalmente, las organizaciones tipo matriz combinan elementos funcionales con orientación a proyectos, lo cual es ventajoso en la industria de organización de eventos. Dependiendo de las necesidades de la organización, es posible otorgar una mayor autoridad al director de proyectos, o a los gerentes funcionales. En el ámbito de la producción de eventos, es recomendable delegar ciertos elementos importantes del proyecto al Event Manager, como por ejemplo el presupuesto y el control de recursos. De lo contrario, la matriz se debilita y el Event Manager adquiere un rol pequeño de administrador.

Las matrices incluyen las mejores características de la jerarquía funcional y la orientada a proyectos. Por lo tanto, adoptar una matriz podría parecer la mejor opción para la producción de shows musicales. Sin embargo, esta estructura presenta algunas problemáticas en lo que se refiere a la toma de decisiones. Durante la presentación del show, es necesario contar con un alto nivel de flexibilidad para reaccionar rápidamente a crisis repentinas o cambios en el ámbitos internos del evento. La jerarquía tipo matriz ralentiza estos procesos, debido a que requiere inviertir demasiado tiempo en tareas de consulta entre diferentes áreas para lograr un consenso, lo cual conduce a retrasos que pueden provocar el colapso del evento.

Asiste a un evento, con el fin de analizar el tipo de organización: funcional, orientada a proyectos o matriz. Llega al venue con toda la anterioridad posible para observar el proceso de implementación y la presentación del show, con el propósito de identificar los roles de liderazgo y la estructura de la organización. Entrevista a algunos miembros del personal para preguntarles cómo funciona la jerarquía del equipo de trabajo. Emplea esta información para inferir justificadamente el tipo de organización empleada para el evento.

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Tiempo recomendado: 5 horas

Cierre

Al participar en la implementación de shows musicales, debemos estar concientes de nuestro rol en el equipo, así como de la estructura del equipo de trabajo. Este conocimiento nos ayudará a desempeñarnos con eficacia y a reaccionar apropiadamente ante desafíos, riesgos, e imprevistos. Bajo estas circunstancias, debemos ejercer una comunicación abierta para evitar obstáculos logísticos que se interpongan en la generación de los entregables necesarios para implementar el show exitosamente.