La producción de un show en vivo es un
esfuerzo que por lo general implica el involucramiento de muchas personas.
¿Cómo se organiza todo el trabajo?
Existen 3 acercamientos principales
para lograrlo. Analicemos los tipos de estructuras organizacionales para
implementar un evento.
Estructuras
organizacionales
Por lo general, las organizaciones que implementan
shows en vivo son de naturaleza temporal y difieren en sus características
específcas; tanto por factores internos relacionados con las herramientas y
técnicas de trabajo de las personas que las lideran, como por factores
externos, relacionados con las circunstancias del negocio y el tipo de eventos
que trabajan. La naturaleza temporal de estas organizaciones establece un
abanico de posibilidades en lo que respecta al personal, contando con
diferentes cantidades de miembros permanentes y temporales en el equipo de
trabajo. Una organización pequeña podría constar de menos de diez especialistas
trabajando bajo un Event Manager para
contratar recursos terceros en todas las áreas del evento; mientras que una
organización de mayor tamaño podría emplear una estructura más estable con
profesionales en planilla contratados a tiempo completo. A grandes rasgos, la estructura de estas organizaciones se
apega en mayor o menor grado a tres tipos de acercamientos: funcional,
orientado a proyectos, o matriz.
Organizaciones
funcionales
Las organizaciones funcionales establecen una
estructura con relaciones predeterminadas de reporte, conocidas como
departamentos funcionales y cuya delimitación se relaciona con el tipo de
tareas realizadas por el personal asigado a cada uno de ellos. En la figura
podemos ver un ejemplo de jerarquía funcional. Todo el trabajo es liderado por
un Event Manager, quien supervisa tres departamentos: coordinación de
planeamiento, coordinación de operaciones y administración.
185-30_0204_ilu01.
Organización funcional
Según lo
estipulado en PMBOK, las organizaciones con jerarquía funcional otorgan una
mayor potestad de gestión a los gerentes funcionales de cada departamento. En
este ambiente, el director del proyecto es un facilitador que trabaja tiempo
parcial y tiene autoridad limitada. Después de organizado el proyecto, las
decisiones son tomadas por los gerentes funcionales. En el caso de la
organización de eventos, este modelo funcional puede verse sujeto a cambios,
especialmente en lo relacionado al nivel de autoridad del Event Manager respecto al de los gerentes funcionales. Por ejemplo,
si el gerente de iluminación desea realizar cambios en el presupuesto, estos
podrían requerir autorización del Event
Manager. Todo depende de la libertad operativa que se les otorge
contractualmente a los gerentes funcionales, y de si estos forman parte de la
organización o son contratistas terceros.
Organizaciones
orientadas a proyectos
Por su parte, las organizaciones orientadas a proyectos
agrupan al personal en equipos temporales durante la prolongación el proyecto. En
este caso, PMBOK establece que la autoridad del Director del Proyecto es casi
total, pudiendo realizar la gestión de recursos que considere necesaria para
cumplir con los objetivos y garantizar la generación de los entregables. En la
figura podemos ver un ejemplo de una organización orientada a proyectos, en la
que una junta directiva supervisa a los directores de Recursos Humanos, Mercadeo, Finanzas,
Operaciones y Proyectos. Este último establece la asignación de recursos
humanos a los proyectos A, B y C, según las necesidades de negocios.
185-30_0204_ilu02.
Organización orientada a proyectos
En las organizaciones orientadas a proyectos, el
Director de Proyectos trabaja tiempo completo en tareas de coordinación,
gestión de alcance, análisis de rendimiento, identificación de riesgos,
contacto y comunicación con los interesados, y muchas otras tareas relacionadas
con la integración del proyecto. En el caso del show musical como proyecto, el Event Manager de una organización orientada a proyectos
ejerce autoridad para coordinar, supervisar y mantener el control sobre todos
los aspectos del evento. Los recursos de la organización están a su disposición
para lograr la implementación efectiva de cada evento.
Organizaciones tipo
matriz
Finalmente, las organizaciones tipo matriz combinan
elementos funcionales con orientación a proyectos, lo cual es ventajoso en la
industria de organización de eventos. Dependiendo de las necesidades de la
organización, es posible otorgar una mayor autoridad al director de proyectos,
o a los gerentes funcionales. En el ámbito de la producción de eventos, es
recomendable delegar ciertos elementos importantes del proyecto al Event Manager, como por ejemplo el
presupuesto y el control de recursos. De lo contrario, la matriz se debilita y
el Event Manager adquiere un rol pequeño
de administrador.
Las matrices incluyen las mejores características de la
jerarquía funcional y la orientada a proyectos. Por lo tanto, adoptar una
matriz podría parecer la mejor opción para la producción de shows musicales.
Sin embargo, esta estructura presenta algunas problemáticas en lo que se refiere
a la toma de decisiones. Durante la presentación del show, es necesario contar
con un alto nivel de flexibilidad para reaccionar rápidamente a crisis
repentinas o cambios en el ámbitos internos del evento. La jerarquía tipo
matriz ralentiza estos procesos, debido a que requiere inviertir demasiado
tiempo en tareas de consulta entre diferentes áreas para lograr un consenso, lo
cual conduce a retrasos que pueden provocar el colapso del evento.
Reto
Asiste a un evento, con el fin de analizar el tipo de
organización: funcional, orientada a proyectos o matriz. Llega al venue con
toda la anterioridad posible para observar el proceso de implementación y la
presentación del show, con el propósito de identificar los roles de liderazgo y
la estructura de la organización. Entrevista a algunos miembros del personal
para preguntarles cómo funciona la jerarquía del equipo de trabajo. Emplea esta
información para inferir justificadamente el tipo de organización empleada para
el evento.
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Tiempo recomendado: 5 horas
Cierre
Al participar en la implementación de shows musicales,
debemos estar concientes de nuestro rol en el equipo, así como de la estructura
del equipo de trabajo. Este conocimiento nos ayudará a desempeñarnos con
eficacia y a reaccionar apropiadamente ante desafíos, riesgos, e imprevistos.
Bajo estas circunstancias, debemos ejercer una comunicación abierta para evitar
obstáculos logísticos que se interpongan en la generación de los entregables
necesarios para implementar el show exitosamente.
