La Producción de un Show Musical en Vivo, indistintamente su tamaño, género o público meta, contempla una diversidad de aspectos logísticos, operativos y administrativos que demandan un alto nivel de organización. Esto implica una alta precisión al tomar decisiones. Lo cual puede elevar una interrogante:

¿Cómo tomamos decisiones de estratégicas y de negocio al organizar eventos en vivo?

Áreas de planificación estratégica

Existe un solo camino para llevar a cabo la producción exitosa de un show musical en vivo. La planificación estratégica es la vía comprobada para lograr el éxito en todas las etapas de los eventos de entretenimiento. Por tal motivo, debemos familiarizarnos con las áreas de planificación estratégica del evento, a fin de desarrollar métodos idóneos de trabajo para cada etapa del proyecto. Dichas áreas de planificación son las siguientes:

• Alcance

• Cronograma
• Costos
• Calidad, y
• Recursos

 185-30_0110_ilu01. El camino al éxito / Planificación estratégica

Enfoque estratégico

La planificación de shows musicales en vivo se asemeja a una partida de ajedrez. Esto es particularmente cierto en las decisiones de negocio, que afectan el ambiente interno de la organización del evento en el mediano plazo. Una decisión que tomemos hoy, podría rendir frutos o generar consecuencias adversas varias semanas o meses después. Por este motivo, cada movimiento debe estar respaldado por un planeamiento cuidadoso, a fin de considerar una serie compleja de factores y fuerzas opositoras que pueden provocar problemas o resultados adversos. El planeamiento debe ser específico, y a la vez flexible; con el propósito de garantizar una implementación exitosa sin sacrificar la posibilidad de adaptación a circunstancias agravantes o situaciones fuera de control.

 185-30_0110_fot01. Planificación estratégica – Movimientos calculados

Análisis de aplicación

Para analizar las cinco áreas de planificación estratégica, es conveniente contrastar su aspecto teórico con sus implicaciones prácticas en eventos reales, mediante la búsqueda artículos o publicaciones relacionadas con eventos en vivo. Para fines de este análisis hemos realizado una búsqueda en línea con dos criterios principales: festivales alrededor del mundo, y revistas o periódicos predominantes en el reporte de eventos musicales. Nos enfocaremos en un caso específico: el colapso del festival Fyre, según los reportes de la revista Rolling Stone y el diario Washington Post, publicados entre abril de 2017 y octubre de 2018.

Planificación estratégica, área 1: alcance del evento

Para determinar el alcance de un evento, es necesario definir el tipo de venue que se quiere usar para el montaje del Show Musical en Vivo. La elección del venue permite delimitar las tareas a realizar para la producción del show. A grandes rasgos, existen dos tipos:

• En primer lugar, las locaciones internas, conocidas como indoor venues. Esta categoría incluye lugares como: cafés, pubs, restaurantes, salas de conciertos, teatros, centros comerciales, entre otros.

185-30_0110_fot02. Ejemplo de Indoor Venue

• En segundo lugar, tenemos las locaciones externas, o outdoor venues; a saber: estadios, parques, o cualquier otro espacio abierto. 

185-30_0110_fot03. Ejemplo de Outdoor Venue

En el caso del festival Fyre, el venue seleccionado fue una isla en las Bahamas. Dicha selección debió implicar una cuidadosa coordinación debido a su ubicación externa y remota. Desafortunadamente, el planeamiento falló en considerar una larga lista de factores externos, lo cual concluyó con la cancelación del evento. La correcta delimitación del alcance del evento tiene como objetivo primordial garantizar su éxito, y como precaución principal, evitar consecuencias adversas para todos los involucrados a ambos lados del escenario.

Planificación estratégica, área 2: Cronograma

Para planificar el cronograma de actividades del evento, es fundamental fijar normas y procedimientos que rijan la cantidad de tiempo que actividad requiere. El cronograma es una herramienta de control para priorizar, ejercer y verificar la ejecución de actividades durante el desarrollo de la preproducción, producción y postproducción del evento.

Una de las herramientas más usadas para planificación del tiempo es el diagrama de Gantt, que consiste en una representación gráfica de cada tarea y etapa del proyecto, y cuyo objetivo es exponer el tiempo previsto para las actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

185-30_0110_ilu02. Planificar Tareas en el tiempo Diagrama de Gantt

Existe una numerosa oferta de aplicaciones para implementar planeamiento por medio de diagramas Gantt, entre las cuales sobresale Microsoft Project.

185-30_0110_fot04. Microsoft Project

En nuestro análisis de caso, la cancelación del festival por las consecuencias de un planeamiento carente revela numerosas fallas en el cronograma del evento, entre las cuales sobresalen dos:

• Primero, su etapa de ejecución inició aproximadamente con 8 semanas de anticipación, lo cual no fue suficiente tiempo para implementar un evento de tal calibre, en una locación sin suministro de agua potable, iluminación nocturna, ni drenajes.
• Y segundo, el festival se calendarizó cerca de la fiesta nacional conocida como Family Island Regatta. Durante esas fechas los hoteles se llenan y la población de las Bahamas converge en la isla del festival, llamada The Great Exuma.

En su entrevista con Rolling Stone, Billy McFarland, el promotor del festival declaró lo siguiente: 

“Habíamos pensado que los plazos que calculamos eran correctos. Fuimos un poco ilusos al imaginar que podríamos implementar esto por nuestra propia cuenta. (…) La realidad es, que no teníamos la suficiente experiencia como para lidiar con las situaciones que surgieron”.

185-30_0110_ilu03. Cita – Billy McFarland (Entrevista con Rolling Stone, 28 de Abril 2017)

Planificación estratégica, área 3: costos y presupuesto

Evaluar los costos del evento hace la diferencia entre un show exitoso y uno que falla en proporcionar una experiencia de entretenimiento de calidad. Dicha evaluación permite confirmar cuantitativamente si se cuenta con los recursos económicos para cumplir a cabalidad con todos los compromisos y exigencias que demanda el evento. Para ello, debemos sumar los costos estimados y determinar la línea base de costos; con lo cual podremos medir y vigilar los gastos durante todas las fases del evento.

185-30_0110_ilu04. Costos y presupuesto

Además, un presupuesto calculado correctamente permite identificar si debemos revaluar el alcance del proyecto. En el caso del festival Fyre, los presupuestos se realizaron después de haber lanzado las campañas de promoción. Por ejemplo, el presupuesto de producción escénica se realizó 45 días antes del evento. El costo de los beneficios ofrecidos por los materiales promocionales siempre estuvo por encima de las capacidades financieras de la organización, lo cual generó numerosas reducciones en las características del producto ofrecido, y aún después del colapso, dejó millones de dólares en deudas con proveedores, inversionistas y el público asistente al evento.

Planificación estratégica, área 4: calidad

Para determinar la calidad con que se realiza el evento desde su inicio como un proyecto, hasta el final con el desmontaje y cierres administrativos, es preciso identificar los estándares de calidad que rigen el tipo de evento a desarrollar según el  mercado al que vá dirigido, las exigencias contractuales de los artistas participantes así como también el venue donde se desarrolla el evento. De esta manera se obtiene dirección en la gestión y verificación de la calidad durante del desarrollo del evento.

En este aspecto, el festival Fyre se categorizó como un festival de lujo, con tiquetes en el rango de entre $450 y $250.000; y ofreciendo una experiencia exclusiva en una locación exuberante. Sin embargo, las expectativas no fueron cumplidas; lo cual se hizo evidente a través de los numerosos posts en redes sociales el día del evento, revelando que el alojamiento y la alimentación de lujo resultaron ser tiendas de campaña y sandwiches.

Este ejemplo deja claro que al definir un mercado meta, presupuestar el evento y definir una estrategia publicitaria, la comunicación con el público debe establecer expectativas plausibles, con el fin de ofrecer una experiencia de entretenimiento congruente con el costo de los tiquetes.

Planificación estratégica, área 5: recursos

 Para realizar un evento en todas sus facetas, es fundamental identificar los recursos humanos y materiales:

• Determinar el recurso humano implica especificar la especialización y cantidad de personas a contratar. Esto incluye tanto el personal organizador como el artístico.
• Por otro lado, determinar los recursos materiales, comprende detallar los equipos y suministros requeridos para el desarrollo de las actividades operativas, logísticas, administrativas y escénicas.

El objetivo, es garantizar que los recursos sean obtenidos y empleados correctamente; así como enfocados y alineados a las necesidades según su tiempo de duración, complejidad y demanda de esfuerzo de cada área de actividad del evento.

Nuevamente, el colapso del festival Fyre nos ofrece un contraste evidente para identificar la importancia de los recursos, ya que los organizadores fallaron en proporcionar la infraestructura mínima de recursos materiales para siquiera dar inicio con el evento. Según los reportes del público asistente, el personal encargado del evento no solo era escaso, sino que ignoraba el itinerario. Finalmente, para dar el golpe de gracia, los artistas cancelaron sus presentaciones.

Conclusiones – control constante

Podemos afirmar, independientemente de las intenciones del organizador, que el festival Fyre colapsó debido a serias carencias en cada una de las 5 áreas de planificación estratégica. Este tipo de cancelación es inaceptable en eventos profesionales, y es el motivo por el cual debemos implementar la gestión de riesgos y ejercer mecanismos de control, con el fin de adaptarnos a los cambios que se presenten y ofrecer una experiencia de entretenimiento de alto impacto.

185-30_0110_ilu05. Verificación de áreas de planificación estratégica

Keynotes

• La planificación estratégica es la vía comprobada para lograr el éxito en todas las etapas de los eventos de entretenimiento.
  
• El planeamiento debe ser específico, y a la vez flexible; con el propósito de garantizar una implementación exitosa sin sacrificar la posibilidad de adaptación a circunstancias agravantes o situaciones fuera de control.
  
• Para determinar el alcance de un evento, es necesario definir el tipo de venue que se quiere usar en el montaje del show.
  
• El cronograma es una herramienta de control para priorizar, ejercer y verificar la ejecución de actividades durante el desarrollo de la preproducción, producción y postproducción del evento.
  
• Evaluar los costos del evento permite confirmar cuantitativamente si se cuenta con los recursos económicos para cumplir a cabalidad con todos los compromisos y exigencias este demanda.
  
• Al definir un mercado meta, presupuestar el evento y definir una estrategia publicitaria, la comunicación con el público debe establecer expectativas plausibles, con el fin de ofrecer una experiencia de entretenimiento congruente con el costo de los tiquetes.
  
• Es necesario garantizar que los recursos sean obtenidos y empleados correctamente; así como enfocados y alineados a las necesidades según su tiempo de duración, complejidad y demanda de esfuerzo de cada área de actividad del evento.
  

Misión

Busca en internet publicaciones que contengan entrevistas o alguna crónica, de al menos dos shows musicales en vivo. Analiza ambas producciones musicales, en términos de la correcta implementación de las áreas de planificación estratégica. Redacta un análisis justificado de las fortalezas y áreas de mejora de cada evento. Finalmente, ingresa a vKonnect para compartir tu experiencia y resultados.

Además, para tener una perspectiva más amplia sobre el impacto de la planificación estratégica, te recomendamos ver el documental llamado “Fyre: la fiesta más exclusiva que nunca sucedió”, producido por Netflix en 2019.

Tiempo recomendado: 2 horas

Luego de haber dado un viaje a través del desarrollo de estrategias adecuadas para la  producción de un show musical en vivo, se identifican claramente cuáles son las áreas específicas que se deben abordar sistemáticamente, con el fin de aplicar una correcta planificación estratégica y tener éxito en la producción del show; sea cual sea su tamaño, género, mercado y multiplicidad de tareas a realizar. La implementación exitosa de shows en vivo requiere disciplina, constancia, atención al detalle y liderazgo en cada una de las áreas de planeamiento estratégico. Solo así podremos enfrentar todas las circunstancias e imprevistos que se presentan en el ambiente laboral.