La teoría de organización de eventos
por lo general hace referencia a sus áreas de responsabilidad.
¿Cuáles son estas áreas y qué relación
guardan con el proceso de organizar un evento?
Áreas de
responsabilidad
La organización de un evento se puede abordar desde dos
perspectivas principales: su secuencia de ejecución, o su categorización
funcional. Sabemos que la perspectiva secuencial establece la existencia de 5
fases: conceptualización, mercadeo, coordinación, ejecución y seguimiento.
185-30_0107_ilu01.
Fases del evento en vivo
Analicemos
las actividades que se llevan a acabo en estas fases, bajo el lente de su
categoría funcional. En la tabla podemos identificar dichas categorías,
conocidas como las áreas de responsabilidad de la organización de eventos. Contamos
con cuatro áreas principales: administración, mercadeo, gestión de riesgos; y
operaciónes y logística
185-30_0107_ilu02. Áreas
de responsabilidad del evento
Áreas de responsabilidad - actividades
Es digno
mencionar, que esta subdivisión presenta las actividades generalmente aceptadas
para cada área de responsabilidad, pero su denominación específica depende del
tipo de evento y de la fuente bibliográfica empleada como referencia para su
implementación en el ámbito laboral. La tabla muestra las cuatro áreas
postuladas por Glodblatt, con una
excepción: hemos modificado el área que este autor denomina como Coordinación,
para llamarla Operaciones y Logística. Esto, con el objetivo de eliminar la
ambigüedad con la fase de coordinación.
185-30_0107_tab01. Áreas
de responsabilidad de la organización de eventos
Excepciones
Las tareas
mostradas en la tabla no figuran en todos los eventos. Las divisiones de
responsabilidad dependen de la estructura organizacional y estilo de trabajo
del Event Manager. Por ejemplo, en
algunos eventos la gestión de riesgos podría formar parte del área de
responsabilidades administrativas, o la producción de entretenimiento podría
formar parte de su propia área de responsabilidad llamada programación. Sin
embargo, esta tabla proporciona una referencia válida del tipo de división de
responsabilidades que ha probado ser efectiva en la implementación de eventos
de las últimas dos décadas.
Keynotes
- La organización de un evento se puede abordar desde dos perspectivas principales: su secuencia de ejecución, o su categorización funcional.
- La categorización funcional establece las áreas de responsabilidad de la organización de eventos. Contamo con cuatro áreas principales: administración, mercadeo, gestión de riesgos; y operaciónes y logística.
- Las divisiones de responsabilidad dependen de la estructura organizacional y estilo de trabajo del Event Manager.
Misión
Asiste a un evento en tu localidad, con el fin de
analizar todas actividades de las áreas de responsabilidad del evento, vistas
anteriormente. Procura llegar con varias horas de anticipación y quedarte
después de que finalice la ejecución, para identificar aspectos representativos
del área de operaciones y logística. Si tienes interés en una experiencia de
aprendizaje extraordinariamente enriquecedora, solicita autorización con el
equipo organizador para participar como voluntario, con el fin de aprender todo
lo posible respecto a las tareas de cada área de responsabilidad. Entrevista a
las personas involucradas y toma nota de tu experiencia para contrastarla con
los conocimientos y habilidades que desarrollarás durante este curso.
Comparte tu experiencia y tus anotaciones en la
plataforma VK, teniendo cuidado de mantener la discreción requerida por las
políticas de confidencialidad del evento. Estas políticas las puedes encontrar
en el acuerdo de colaboración voluntaria que firmaste al ingresar al personal
del evento. Si dicho documento no existe, solicita autorización por escrito de
tu superior directo en la organización del evento, antes de realizar tu post en
la plataforma VK.
Tiempo recomendado: variable (de uno a varios días).
Alternativa.
Reto con nivel de dificultad 1
Investiga en línea para buscar videoreportajes o
artículos relacionados con la puesta en escena de espectáculos musicales; con
el fin de analizar las actividades de las cuatro áreas de responsabilidad del
evento.
Tiempo recomendado: 30 minutos
CierreLas áreas de responsabilidad del evento nos ofrecen una
perspectiva funcional que facilita la comprensión de todas las actividades que
se realizan para implementar un evento exitosamente. Al analizarlas en
contraste con las cinco fases de implementación, lograremos identificar el
estado de avance del proyecto, así como nuestro rol y el impacto de las tareas
que tenemos a nuestro cargo. Este conocimiento nos ayudará tomar decisiones
correctas, contrastando nuestras responsabilidades específicas con el marco
ético y moral de la organización del evento.
