La
organización de un evento es un acto que requiere disciplina y planificación
para evitar el fracaso y garantizar el éxito. Por lo tanto, conseguir un
resultado favorable para la empresa y sus clientes depende de la calidad de la
gestión del profesional de relaciones públicas.
A través
de una planificación eficaz, coordinaremos la logística de los eventos, basados
en los objetivos propuestos por la empresa. En ese sentido, elaboraremos una
lista de los recursos humanos y económicos, requeridos para llevar a cabo el
evento, de acuerdo a su magnitud y naturaleza.
Los
profesionales de relaciones públicas utilizan los eventos como una herramienta
fundamental y necesaria para promover el éxito de una empresa. Este mecanismo
cumple la función de perseguir los objetivos comerciales, comunicacionales y de
interrelación de la compañía. Asimismo, es una manera muy eficaz de sembrar y
transmitir los valores de la marca para ganar más confianza y lealtad con el
público objetivo.
Los
eventos promueven la emotividad en quienes asisten a ellos. Las personas que
forman parte de este tipo de reunión desarrollan una conexión más cercana con la
compañía, debido a que tienen la oportunidad de interactuar con los
empresarios, así como de conocer a fondo los productos y servicios ofrecidos.
De ahí la importancia de planificar con detalle cada aspecto del evento, a fin
de garantizar la consecución de los objetivos.
220-10_1001_ilu01. Esencia de los
eventos empresariales
La
planificación de eventos empresariales conlleva a una serie de pasos que
involucran recursos humanos y económicos. Para ello, el profesional de
relaciones públicas, junto a su equipo, debe coordinar la logística de dicho
evento, tomando en cuenta los siguientes elementos:
- Magnitud del evento
- Presupuesto
- Patrocinantes
- Publicidad
- Proveedores
- Espacio
220-10_1001_ilu02. Recursos
logísticos de un evento empresarial
La era
digital ha influido positivamente en la planificación de eventos, debido a que
a través de las distintas plataformas sociales los organizadores pueden
promocionar las actividades y hacerle seguimiento a la receptividad de los
invitados. Este trabajo requiere de creatividad para llamar la atención del
público y mucha dedicación para evitar que se escape cualquier detalle.
Un ejemplo
que evidencia el éxito de un evento con una planificación bien ejecutada es el Festival
de la cerveza de Belgrado, el cual se promociona a través historias por las
redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram y YouTube. Este encuentro se
realiza una vez al año, durante cinco días, y es el festival de cerveza más
grande en el sureste de Europa.Cada agosto, más de 500.000 personas asisten a dicho evento para
beber 50 marcas de cerveza diferentes y escuchar las bandas más emblemáticas
de los Balcanes. Por lo tanto, su planificación conlleva a:
- Firmar contratos con bandas.
- Negociar con cervecerías para el espacio de exhibición.
- Vetar a los vendedores de alimentos.
- Preparar material promocional y noticias de lanzamientos.
- Tratar con logística tal como el número de baños portátiles,
necesarios para todos los bebedores de cerveza.
220-10_1001_fot01. Festival de la
cerveza de Balgrado
En
ocasiones, un evento representa la oportunidad de mejorar significativamente la
imagen institucional; por lo que puede impactar las metas a corto, mediano y
largo plazo. Las empresas solicitan la organización de eventos como parte de su
estrategia comercial para despertar el interés del público e informarlo o
persuadirlo con las novedades y características de sus productos y servicios.
Esta herramienta les permite afianzar la confianza de los clientes potenciales.
Keynotes
- Los profesionales de relaciones
públicas utilizan los eventos como una herramienta fundamental y necesaria para
promover el éxito de una empresa.
- La planificación de eventos
empresariales conlleva a una serie de pasos que involucran recursos humanos y
económicos.
- Las
empresas solicitan la organización de eventos como parte de su estrategia
comercial para despertar el interés del público e informarlo o persuadirlo con
las novedades y características de sus productos y servicios.
Misión
Escoge dos eventos que se
hayan realizado en los últimos dos años, uno exitoso y otro sin éxito.
Investiga cómo fue el proceso de planificación de ambos y determina cuáles
fueron las causas de su triunfo y su fracaso. Para exponer los casos, realiza un
informe donde detalles cada proceso. Al final, elabora un cuadro comparativo y
agrega tu análisis sobre el tema, basado en el contenido de la unidad
didáctica.
¡Comparte
tu experiencia con la comunidad VK en tu vPage y vKonnect, utiliza los medios
sociales para interactuar con personas conocedoras del área de relaciones
públicas y establece premisas para debates y foros sobre el tema!
Tiempo disponible: 3 horas, sin contar el
networking.
Cierre
Cuando un profesional coordina un evento
empresarial con altos estándares de calidad organizativa y estilo, asegura el
éxito de la compañía y el logro de todos los objetivos planteados. Con
profesionalismo y disciplina, planificaremos con detalle los diferentes tipos de
eventos, a fin de cumplir las expectativas comerciales,
comunicacionales y de interrelación.
