La pertinencia de los
mensajes difundidos para comunicar los avances del proceso de la promoción de
los productos y servicios resulta fundamental para mantener informado al
personal interno y a los clientes de una empresa. Este tipo de acciones genera
confianza y reafirma el compromiso de la compañía con su público.
Evaluaremos cada fase del proceso de redacción para escribir boletines
informativos adecuados al público al cual se dirigirán los mensajes. Asimismo,
analizaremos cada detalle del comunicado emitido para conocer el impacto que
tuvo en las personas, a fin de mostrar los aciertos y desaciertos de la
información.
Toda
información escrita utilizada para la promoción de productos y servicios de una
empresa debe formar parte de la programación de relaciones públicas y requiere
un proceso de planificación que involucra: la investigación, la planificación,
la comunicación efectiva y una evaluación de los resultados. La emisión exitosa
de los boletines informativos depende de la selección del público al cual se le
transmitirá la información, tales como:
- personal colaborador de las empresas
- público externo
- personas de diversas comunidades
- y otros personajes específicos
220-10_0809_ilu01. Público al cual se
dirigen los boletines informativos según la información
El equipo
de relaciones públicas cuenta con un sinfín de herramientas para divulgar los
boletines informativos. Sin embargo, entre los medios más utilizados por los
profesionales se encuentran:
- prensa
- correos electrónicos
- cartas
- comunicaciones internas
- revistas
- blog informativo
- publicaciones en redes
220-10_0809_ilu02. Medios de
divulgación de boletines informativos
El impacto
que tiene cada uno de estos textos en el público es una variable que se debe
evaluar constantemente. Wilcox, Cameron y Reber, en su libro Public relations strategies and tactics,
indican que las evaluaciones dirigidas a los boletines informativos se realizan
con los siguientes propósitos:
- Determinar la percepción del lector sobre la información
emitida en el boletín.
- Identificar el grado de equilibrio de los artículos emitidos.
- Seleccionar el tipo de artículos que despiertan mayor interés
en la audiencia.
- Detectar los temas que pueden ser incluidos en los boletines
futuros.
- Revisar la credibilidad dada por la audiencia a las
publicaciones.
- Determinar el grado en el que el boletín satisface los
objetivos de la empresa.
220-10_0809_ilu03. Aspectos a
determinar en la evaluación de boletines informativos
Las
evaluaciones realizadas a los boletines corporativos requieren, primordialmente,
de un análisis de contenido en el cual se identifiquen los siguientes aspectos:
- anuncios importantes para miembros de la empresa o el público
- para el impulso de nuevos productos o servicios
- para percatarse de que el mensaje ofrecido a los
colaboradores sea apropiado y conforme a sus necesidades, cuando se trate de
comunicaciones internas
220-10_0809_ilu04. Razones para
evaluar el impacto del contenido de boletines informativos
Una vez
realizado el análisis de contenido, el propósito de una evaluación de los
boletines debe centrarse en provocar la retroalimentación, a fin determinar la
importancia que le han dado los lectores a la información.
Asimismo,
es importante que los profesionales de relaciones públicas tengan en cuenta que
los boletines informativos deben ser recordados constantemente para crear un
compromiso con el aprendizaje y la retención del mensaje. De esa manera, los
comunicados influirán de la manera deseada sobre las personas a las que se
dirija la empresa, ya sea interna o externamente.
Keynotes
- Toda información escrita requiere
un proceso de planificación que involucra: la investigación, la planificación,
la comunicación efectiva y una evaluación de los resultados.
- El impacto que tiene cada uno de
estos textos en el público es una variable que se debe evaluar constantemente.
- Una vez realizado el análisis de
contenido, el propósito de una evaluación de los boletines debe centrarse en
provocar la retroalimentación, a fin determinar la importancia que le han dado
los lectores del boletín a la información.
MisiónEvalúa un
boletín informativo dirigido a consumidores y determina qué estrategias
comunicacionales se utilizaron para captar la atención del público.
Pasos a
seguir:
- Escoge un boletín informativo publicado por cualquier
empresa.
- Identifica qué tipo de información contiene.
- Determina si la información cumple con los parámetros de una
comunicación efectiva.
- Determina qué estrategias comunicacionales implementaron para
llamar la atención del público.
- Evalúa la forma en como el público percibió el mensaje.
- Elabora un informe y describe de una forma dinámica la
incidencia que tuvo boletín informativo en las personas a las cuales fue dirigido.
Utiliza
los resultados obtenidos, en foros y debates con otros miembros de la comunidad
vKonnect y en tu vPage. Explica cómo con tu plan ideado las empresas obtendrán
mejoras en sus programaciones de relaciones públicas.
Tiempo disponible: 3 horas, sin contar el
networking.
Cierre
Cuando los
profesionales de relaciones públicas le dan a los comunicados emitidos por la
empresa el tratamiento adecuado logran una óptima comprensión por parte del
público, lo cual influye positivamente en la forma en cómo perciben el mensaje.
De acuerdo a los principios de redacción y nuestra experiencia en el área de
comunicación nos encargaremos de elaborar mensajes eficaces para lograr el
éxito comunicacional dentro y fuera de la organización.
