Transcripción
a. Errores en las previsiones y cálculo de las ventas esperadas
Como habÃamos analizado anteriormente, el presupuesto de ventas y producción son la base para realizar los demás presupuestos operativos. Por lo tanto, para contar con un presupuesto de ventas que sea real, es necesario considerar lo siguiente:
- Confeccionar las estimaciones de venta, no solo con el uso de información histórica, sino también en la utilización de factores, durante la fijación de los objetivos por conseguir.
- Realizar la estimación de las ventas, mediante la clasificación de la zona, el tipo de cliente, el tipo de producto, entre otros.
- Tomar solo en consideración, para la estimación de las ventas, el estado del mercado actual y sin considerar las variaciones en este. Esta situación puede generar situaciones crÃticas en el futuro.
- Realizar el presupuesto de ventas, sin tomar en cuenta el impacto que la estimación pueda tener en los demás presupuestos operativos.
b. Errores en la estimación de los costos de ventas
Al igual que el caso de los errores en la estimación de las ventas, debemos tomar en consideración los siguientes factores que, comúnmente, inciden en errores de estimación de costos:
- Basar únicamente la estimación de los costos en la de los datos históricos y no utilizar estimaciones en el comportamiento de estos en el futuro.
- Ajustarse solo al margen de costo deseado y no tomar en consideración la realidad de la organización.
- No considerar la opinión de los responsables de compras y producción, para el cálculo de los costos. Este es un error común que puede afectar la producción y, por ende, las ventas de los productos o servicios. Siempre que sea necesario y exista personal especializado, es recomendable tomar en cuenta la información que estos puedan facilitar.
c. Realizar una distribución de gastos poco efectiva
Cuando el cálculo de los costos o ventas es erróneo, se corre el riesgo de incurrir en gastos adicionales. Muchas veces estos gastos son obtenidos de otras partidas especÃficas del presupuesto, lo cual genera que estas se vean afectadas y sea difÃcil la consecución de los objetivos.
d. Errores en la previsión de los gastos generales
Cuando se realiza el cálculo de los gastos generales de la organización, para el periodo de cumplimiento del presupuesto, en algunas ocasiones, se toma un porcentaje de las ventas o de los costos, según se establezca.
Esto puede afectar la previsión de los gastos, por lo que es posible que, durante la aplicación del presupuesto, los gastos generales sean mayores o menores de lo previsto.
Por ello, es indispensable verificar y calcular previamente los gastos generales, ajustándolos a las actividades generadas por la necesidad, ya que, en caso contrario, se gastarÃa según lo presupuestado, cuando en la realidad puede que la cantidad de gastos sea inferior a lo calculado.
e. Utilizar únicamente datos históricos para realizar el presupuesto
El éxito del presupuesto depende de los datos y documentaciones disponibles. Durante la confección de los presupuestos, es común que se usen datos históricos como referencia, con la utilización de un factor de corrección único.
Sin embargo, es necesario hacer una evaluación general y no limitarse únicamente a los datos históricos. Cuando se cuenta con indicadores de comportamiento financieros u organizaciones, es indispensable utilizarlos para el cálculo del presupuesto.
f. No contemplar la estacionalidad dentro del presupuesto
En la estadÃstica, se establece que, en las ventas o demanda de un producto, se aplica una estacionalidad cuando la serie de tiempo subyacente atraviesa una variación cÃclica predecible, dependiendo de la época del año.
La estacionalidad es un factor que permite, mediante patrones estadÃsticos, mejorar la precisión en los pronósticos de la demanda. La estacionalidad puede ser utilizada a nivel de costos o gastos de producción.
Omitir, dentro del proceso de confección de los presupuestos, la estacionalidad limita el presupuesto, al no contar con información importante para analizar el comportamiento de las ventas y los gastos, asà como la aplicación de parámetros.
g. Capacidad de los Recursos
Los presupuestos se pueden ver afectados por no contemplar, dentro de ellos, los recursos con los que cuenta la empresa para dedicarse a una actividad comercial prevista. Por lo tanto, es indispensable verificar cuales son los recursos disponibles y cuáles serán los necesarios para efectuar el presupuesto.
