Factores de control | Importancia de la estimación del tiempo

Published On Aug-22-2017

Transcripción

Imagine que usted forma parte del equipo de trabajo de una compañía en crecimiento. Esta empresa ha experimentado un crecimiento exponencial en términos operativos y económicos. La empresa ha estado recibiendo una gran cantidad de proyectos, por lo que el flujo operativo de la organización se ha visto afectado por la cantidad de trabajo asignado.

En este caso, sabemos que los productos de la organización son de muy alta demanda. Sin embargo, la organización ha estimado que no es necesario realizar un incremento en la contratación de personal en la compañía. Ya qué, se considera que el equipo y recurso actual, puede terminar todos los proyectos en los plazos establecidos.

Asimismo, la organización no ha establecido un método para realizar un registro eficaz del tiempo. Esto quiere decir que la organización no controla el tiempo que consume la realización de un proyecto específico.

Los administradores de los proyectos, han sido enfáticos sobre la necesidad de conocer la cantidad de tiempo que es requerido para desarrollar cada uno de los proyectos. Sin embargo, la administración de la organización, considera que realizar estas mediciones no son requisitos.

Uno de los administradores de proyecto, ha decido evaluar la utilización de los recursos. Por lo tanto, se realizó una evaluación del tiempo que se dura en el desarrollo de un proyecto en específico. Los resultados fueron los siguientes:

Figura 11.3. Variación entre estimación y medición real de horas

Como podemos ver, la cantidad de horas reales cuadruplican la estimación de horas que la administración de la organización realizó al cliente. Esta información es un indicador para nosotros de que el producto no se está entregando a los clientes en el plazo establecido por la organización. Asimismo, si la organización realiza la estimación del costo de producción en base a las horas estimadas, es posible que esté experimentando problemas económicos.

Por ejemplo:

Si suponemos que la organización estima que cada hora de producción tiene un costo de $100, podríamos obtener la siguiente información:

Figura 11.4. Variación entre estimación y mediciones reales de horas y costos

Como notamos, existe una diferencia en costo de 46800 unidades monetarias. Esto puede generar serios problemas económicos a la organización, si no realiza una valoración adecuada de los costos de cada proyecto. Sin embargo, debemos analizar ¿Qué situaciones pueden estar afectando a la organización?

El principal factor que se debe tomar en consideración en el caso anterior, es la ausencia de control del tiempo invertido en la producción del producto. Asimismo, es muy posible que la organización desarrolle varios proyectos de manera simultánea sobrecargando su capacidad instalada, esto afecta principalmente los tiempos de entrega de los productos.

Los tiempos estimados que se utilizan, posiblemente fueron generados en una etapa inicial de negocio. Es decir, la empresa en esta etapa inicial contaba con la cantidad justa de recursos humanos y materiales para desarrollar una cantidad ¨X¨ de producto. Sin embargo, el aumento de proyectos genera una sobrecarga operativa, que, a su vez, puede ser presentado en problemas de índole económica.

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