Transcripción

La gestión eficaz de un programa durante el ciclo operativo, requiere que un sistema de control de costos bien organizado, se pueda diseñar, desarrollar e implementar, de manera que se pueda obtener una retroalimentación inmediata, para lo que, hasta el uso de recursos simples como la fecha, se utilice para comparar y apuntar a objetivos establecidos durante el ciclo de planificación. Los requisitos para un sistema de control efectivo (es decir, el costo y el rendimiento horario) deben incluir:

• La planificación minuciosa del trabajo por realizar, para completar el proyecto.

• Buena estimación de tiempo, trabajo y costes.

• Clara comunicación del alcance de las tareas requeridas.

• Un presupuesto disciplinado y autorización para los gastos.

• Reestimación periódica del tiempo y el costo, para completar el trabajo restante.

• Comparación periódica y frecuente de los progresos reales y los gastos, a los horarios y presupuestos, tanto en el momento de la comparación, como al finalizar el proyecto.

La administración debe comparar el tiempo, costo y rendimiento del programa para el tiempo presupuestado, no de forma independiente, sino de una manera integral.

Debido a lo anterior, el primer objetivo del control se convierte en un proceso de verificación, el cual es producto de la comparación, entre los resultados reales hasta la fecha y los planes y estándares predeterminados, establecidos en la fase de planificación. La comparación sirve para verificar que:

• Los objetivos se hayan traducido con éxito, en los estándares de eficacia.

• Las normas de eficacia sean, de hecho, una representación fiable de las actividades y los eventos del programa.

• Se hayan establecido presupuestos significativos, de tal manera que se puedan hacer comparaciones reales con las planificadas.

En otras palabras, la comparación verifica que se hayan seleccionado los estándares correctos y que estos se utilizan adecuadamente. El segundo objetivo del control es la toma de decisiones. Tres informes útiles son requeridos por la administración, con el fin de tomar decisiones eficaces y oportunas:

• El plan del proyecto, el cronograma y el presupuesto preparado durante la fase de planificación.

• Una comparación detallada, entre los recursos gastados hasta la fecha y los predeterminados, esto incluye una estimación del trabajo restante y el impacto en la finalización de la actividad.

• Una proyección de los recursos, la cual se expande, a medida que se va completando el programa.

Estos informes proporcionan, a los gerentes y a los que toman decisiones, tres resultados útiles:

• Opinión para la gestión por parte de los planificadores y los que toman decisiones.

• Identificación de las desviaciones importantes en el actual plan del programa, en el horario o en el presupuesto.

• La oportunidad de iniciar la planificación de contingencia con la suficiente antelación, para que el rendimiento de costos y requisitos de tiempo pueda someterse a la acción correcta, sin pérdida de recursos.

Estos informes proporcionan una gestión, la cual permite minimizar los cambios posteriores, al hacer las correcciones apropiadas. Una vez aclarado un poco la comprensión de los costos y el control, definiremos las fases del ciclo de costos y control.

El sistema de costos y control de gestión cobra una importancia fundamental durante el ciclo de funcionamiento del proyecto. El ciclo de funcionamiento se compone de cuatro fases:

• Autorización de trabajo y la liberación (fase II)

• Colección de datos de costo y generación de informes (fase III)

• El análisis de costo (fase IV)

• Informes al cliente y gestión (fase V)

Estas cuatro fases, cuando se combinan con la fase I, es decir, el ciclo de planificación, constituyen una red de sistema cerrado, la cual forma la base para el sistema de costos y control de gestión.

La fase II se considera como la liberación de trabajo. Después de que la planificación se ha completado, se recibe un contrato. En este, el trabajo es autorizado a través de un documento de descripción de trabajo. La descripción del trabajo, o formulario de autorización de trabajo del proyecto, es un contrato con la descripción narrativa, la organización y el marco de tiempo para cada nivel. Este polivalente se utiliza para liberar el contrato, autorizar la planificación, y proporcionar una ficha con la descripción detallada de la labor, en la estructura de división del trabajo, en el trabajo en sí y en la liberación de los departamentos funcionales.

El contrato de servicio podría requerir una ficha de descripción del trabajo, para liberar el contrato. La ficha de descripción del trabajo bajo contrato establece los requisitos generales de la contratación y autoriza la gestión de programas, para proceder.

La gestión de programas puede, entonces, emitir una descripción del trabajo subdividida a partir de las unidades funcionales, para que este pueda comenzar. La descripción del trabajo subdividido también puede ser emitida a través de los esfuerzos combinados del equipo de proyecto, y puede revisarse o modificarse cuando sea el ámbito o el tiempo de los cambios de marco. Por lo general, no se usa para los esfuerzos de más de noventa días. Además, debe tener un "seguimiento". Esta descripción de trabajo de forma subdividida establece el rendimiento de organizaciones aplicables.

La descripción del trabajo conjunto subdividido, establecido durante la propuesta y actualizado después de las negociaciones por el equipo del programa, se libera de forma mayoritaria por la administración del programa a los centros de control de trabajo en la fabricación, la ingeniería, las publicaciones, y la gestión de programas como la autoridad para la liberación de las órdenes de trabajo a las organizaciones que realizan. La descripción del trabajo subdividido específico, la forma en cómo los requisitos contractuales se cumplirán, así como las organizaciones funcionales implicadas y sus responsabilidades específicas; autorizan el gasto de recursos, dentro de un lapso de tiempo determinado.

El centro de control de trabajo asigna un número de orden de trabajo a la descripción de la forma de trabajo subdividido. Esto, si no se requieren instrucciones adicionales, y si se libera el documento a las organizaciones que lo realizan. Si se requieren instrucciones adicionales, el centro de control de trabajo puede preparar un documento de liberación de trabajo más detallado (una herramienta, la liberación de la orden de trabajo), asignar el número de orden de trabajo aplicable y liberarlo para las organizaciones que los realizan.

Se requiere un número de orden de trabajo para todos, en caso de carga directa e indirecta. El número de orden de trabajo también sirve como número de referencia cruzada, en la asignación automática de la estructura de desglose del trabajo por contrato, como número de registro de datos, material de trabajo y en el equipo.

Las pequeñas empresas pueden evitar este costoso papeleo adicional e ir directamente, de un contrato otorgado a una sola orden de trabajo, que puede ser solo del trabajo necesario, para la totalidad del contrato.