Asignaciones del patrocinador

Published On Mar-15-2017

Transcripción

Es una práctica común que las empresas fuertemente involucradas en procedimientos competitivos puedan identificar, en su propuesta, no solo el currículum vitae del director del proyecto, sino la hoja de vida del patrocinador del proyecto ejecutivo también. Esto puede dar al postor, una ventaja competitiva, ya que los clientes creen que tiene una trayectoria directa en las comunicaciones con la dirección ejecutiva. Entre las funciones del promotor del proyecto están:

• Mantiene mayor participación en los esfuerzos de ventas y negociaciones de contratos.

• Establece y mantiene las mejores relaciones en niveles de cliente.

• El director del proyecto ayuda a lograr que este se encuentre en marcha, planificación, procedimientos, personal, etc.

• Mantiene un conocimiento actualizado de las actividades de proyectos importantes, recibe copias de informes y correspondencia relevantes, asiste a reuniones con clientes importantes; además, realiza la revisión de los proyectos, los visita con regularidad, etc.

• Maneja los principales asuntos contractuales.

• Interpreta la política de la empresa, ante el director del proyecto.

• Ayuda al jefe de proyecto en la identificación y solución de grandes problemas.

• Mantiene la dirección general y la gestión de la empresa, al advertir sobre principales problemas.

Históricamente, el rol del patrocinador era casi exclusivamente de interfaz. Actualmente, se trabaja en proyectos de gran complejidad, los cuales exigen al patrocinador interactuar con todo el equipo del proyecto. Por tanto, se añaden, en el papel del patrocinador, nuevas responsabilidades. Algunas de estas son:

• Mantener un estrecho contacto con el equipo completo, durante todo el proyecto.

• La preparación y la ratificación de la carta del proyecto.

• Asegurarse de que el director del proyecto tiene la autoridad apropiada para las decisiones que se deben tomar durante todo el proyecto.

• Asegurarse de que el proyecto tiene la prioridad adecuada.

• Explicar las razones de la preferencia del equipo del proyecto.

• Establecer y reforzar los objetivos de negocio del proyecto, así como los técnicos.

• Asegurarse de que todos los plazos son realistas.

• Reafirmar la importancia del cumplimiento de los plazos.

• Explicar los factores ambientales de la empresa y los factores políticos que pueden influir en el proyecto.

• Asistir en el diseño de la estructura organizativa para el proyecto

• El desarrollo de un plan de recursos.

• Crear una copia de seguridad de emergencia para el proyecto.

• Proporcionar orientación para el desarrollo de políticas y procedimientos específicos del proyecto.

• Funcionar como el punto focal para el estado del proyecto, ante otros ejecutivos.

• La delimitación de las expectativas que se tienen, del director del proyecto y el equipo.

• La delimitación de las competencias que se espera los directores de proyectos posean o desarrollen, como parte de la formación permanente.

• Explicar cómo la información del propietario debe ser manejada.

• Establecer una política de cambios de alcance de estructura.

• Proveer mentores a los gerentes de proyecto sin experiencia.

• Proporcionar retroalimentación constructiva, en lugar de crítica personal.

• Comprender el costo del papeleo.

• Aplacar a los clientes furiosos.

• Establecer un sistema de reconocimiento o recompensa, incluso si es un sistema de recompensa no monetaria.

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