Transcripción

Las falacias que afectan la madurez de una aplicación de gestión de proyectos no necesariamente impiden la gestión de los proyectos que se produzcan. En su lugar, estas creencias erróneas alargan el plazo de ejecución y crean frustración significativa en las filas de gestión de proyectos. Los siete errores más comunes en el desarrollo de proyectos son los siguientes.

Falacia 1. Nuestro objetivo final es poner en práctica la gestión de proyectos.

¡Objetivo equivocado! El objetivo final debe ser el desarrollo progresivo de los sistemas y procesos de gestión de proyectos que, consistentemente y de manera previsible, resulten en un flujo continuo de proyectos exitosos. Una implementación exitosa se produce en un menor lapso y no causa la interrupción de la corriente de trabajo existente. Cualquier persona puede comprar un sistema de gestión de proyectos y procesos de paquetes de software, sin embargo, no son necesariamente el resultado. Además, completar con éxito uno o dos proyectos no significa que los proyectos solo gestionados con éxito continuarán. La meta correcta, esencial para el logro de la gestión del proyecto, es la madurez, en el menor tiempo posible

Falacia 2. Tenemos que establecer un número obligatorio de formularios, plantillas, guías y listas de comprobación en un cierto punto del tiempo. 

¡Criterios equivocados! La madurez de gestión de proyectos solo puede evaluarse, mediante el establecimiento de niveles basados en el tiempo de madurez, y mediante el uso de instrumentos de evaluaciones para las mediciones. Si bien es cierto que las formas, directrices, plantillas y listas de verificación son necesarias, maximizando su número o su puesta en marcha, se crea la madurez de la administración. Sin embargo, esto no es igual con un proyecto. Muchos profesionales de la gestión de proyectos creen que la madurez de gestión de proyectos puede acelerarse, si la atención se centra en el desarrollo de una metodología de gestión de proyectos, eso se puede si toda la organización se la apropia y la apoya.

Las metodologías deben ser diseñadas para simplificar la manera en que la organización maneja proyectos. Por ejemplo, cuando se termina un proyecto, el equipo debe ser interrogado para capturar las lecciones aprendidas y las mejores prácticas. Las sesiones informativas, a menudo, destapan maneras de minimizar o combinar los procesos y mejorar la eficiencia y eficacia, sin aumentar los costos.

Falacia 3. Tenemos que comprar el software de gestión de proyectos para acelerar el proceso de maduración.

¡Enfoque incorrecto! La compra del software por el simple hecho de tenerlo es una mala idea. Con demasiada frecuencia, los tomadores de decisiones de compra de software de gestión de proyectos basan su decisión en lo llamativo que esto se oye, en otras palabras, en la publicidad que se suministra con ello; creyendo, con esto, que un paquete de software de gestión de proyectos más grande puede acelerar la madurez. El objetivo de la selección de software debe ser los beneficios para el proyecto y la organización, tales como la reducción de costos, mediante la eficiencia, la eficacia, la estandarización y la consistencia.

Falacia 4. Tenemos que poner en práctica la gestión de proyectos en pequeños pasos, con un proyecto de pequeño avance, en donde todo el mundo pueda realizar un seguimiento.

¡Método equivocado! Esto funciona, si el tiempo no es una limitación. La mejor opción es utilizar un gran proyecto como proyecto avance. Un gran proyecto logrado con éxito implica que los mismos procesos pueden trabajar en proyectos pequeños, mientras que lo contrario no es necesariamente cierto. Existen riesgos en el uso de un gran proyecto como proyecto avance. Si el proyecto se mete en problemas o falla, debido a que la gestión de proyectos se aplica mal, se puede producir un daño significativo a la empresa. No es un argumento válido para comenzar con proyectos pequeños, la recomendación es empezar con proyectos de mayor envergadura.

Falacia 5. Tenemos que realizar un seguimiento y difundir los resultados del proyecto avance.

¡Curso de acción equivocado! Exponer un proyecto beneficia solo el éxito de este y no a toda la empresa. Esclarecer la forma de gestión de proyectos causa que un proyecto tenga éxito, esto beneficia a toda la organización. Así, la gente podrá entender que la gestión de proyectos se puede utilizar en una gran cantidad de proyectos.

Falacia 6. Necesitamos el apoyo ejecutivo.

¡Casi verdad! Necesitamos el apoyo ejecutivo visible. La gente puede diferenciar fácilmente entre el apoyo genuino y de palabra. Los ejecutivos deben predicar con el ejemplo. Ellos deben reunirse para demostrar su apoyo a la gestión de proyectos y asistir a varias reuniones del equipo de proyecto. También deben mantener una política de “puertas abiertas” ante los problemas que se produzcan, durante la ejecución de la gestión de proyectos.

Falacia 7. Necesitamos un curso de gestión de proyectos para que nuestros trabajadores puedan llegar a ser PMP (Project Management Profesional). 

¡Una vez más, casi verdad! Lo que realmente se necesita es la educación permanente en la gestión de proyectos. Convertirse en un PMP es sólo el punto de partida. La educación continua de toda la organización, en la gestión de proyectos, es la manera más rápida para acelerar la madurez de esta.

No hace falta describir aquí más falacias, significativamente estas están ahí fuera, esperando para bloquear la implementación de la gestión de proyectos y retrasar su madurez. Lo que es fundamental es que su empresa implemente la gestión de proyectos, a través de un plan bien pensado, que reciba el apoyo de toda la organización. Las falacias crean retrasos innecesarios. La identificación y supresión de pensamientos defectuosos puede ayudar a su organización a alcanzar la madurez en la gestión de proyectos.