¿Qué es la gestión de
riesgos frente al proceso de la gestión del evento?
¿Cuáles son las principales
áreas de riesgos de un evento y de qué manera las podemos identificar?
La gestión de riesgos
Una
definición de trabajo en el riesgo de eventos es cualquier incidente futuro que
influirá negativamente en el evento. El riesgo se encuentra más allá del propio
evento, en el riesgo de seguridad o financiero, también puede verse en otras
áreas de la gestión de eventos que influyen de manera perjudicial en el éxito del
show. El fraude, por ejemplo, es un
riesgo que surgió en diversos eventos. La tergiversación del evento por marketing o sobre promoción es otro riesgo,
cada uno de estos riesgos da lugar a problemas de seguridad y financieros en el
evento.
La gestión de
riesgos se define como el proceso de identificar los problemas, evaluarlos y
tratar con ellos. El equipo del evento y el productor deben ser capaces de
demostrar que se emplea la gestión de riesgos durante todo el proyecto. El
proceso se realiza al comprender el contexto, la identificación, la evaluación
y el control del riesgo. El proceso se puede aplicar a todas las áreas en la
gestión de eventos.
El proceso de gestión de riesgos
Los eventos
son particularmente susceptibles a los riesgos. El riesgo, en el contexto del
evento, puede definirse como la probabilidad que el show musical en vivo no cumpla sus objetivos. Un único lugar,
grandes multitudes, nuevos empleados y voluntarios, movimiento de equipos y el
mal manejo de las emociones son una receta para los peligros potenciales. El productor
de eventos que ignora el asesoramiento en materia de prevención de riesgos será
un factor determinante en el declive de su carrera en la industria de eventos.
La evaluación sensata de los peligros potenciales y la acción preventiva es la
base de la gestión del riesgo y es un requisito legal en virtud en la gestión
de las regulaciones de salud y seguridad en el trabajo.
La gestión
del riesgo es la aplicación sistemática de políticas, procedimientos y
prácticas de gestión a las tareas para establecer el contexto, identificación, análisis,
evaluación, acción, monitoreo y comunicación de riesgos.
Existe una
guía conocida como la guía púrpura, es la guía de seguridad de eventos diseñada
para proporcionar asesoramiento al productor de eventos en la gestión segura de
shows musicales en vivo, conciertos y
festivales; la guía separa los eventos en cinco fases donde puede evaluarse el
riesgo:
- La
construcción: implica la planificación del diseño en la sede, la selección de
trabajadores competentes, la selección de contratistas y subcontratistas, y la construcción,
por ejemplo, del escenario, las carpas y vallas.
- La
carga de entrada: implica la planificación para la entrega segura y la
instalación de equipos y servicios que se utilizarán en el evento, por ejemplo,
equipos de etapa utilizados por intérpretes, sistemas de iluminación y sonido.
- El show: implica la planificación de
estrategias efectivas de gestión de masas, de gestión de transporte, asistencia
y bienestar al público, además de estrategias en planificación para el manejo
de incendios, primeros auxilios, contingencias e incidentes importantes
- La
carga de salida: se requiere la planificación necesaria para el desmontaje y
traslado seguro de los equipos y servicios.
- El
desmontaje final: Incluye la planificación para controlar los riesgos una vez
que el evento terminó y se refiere al desmontaje final de la infraestructura,
incluida la eliminación de agua residual y basura.
185-30_0905_ilu01. Gestión de riesgos – Fases de los eventos según la guía
púrpura
Las
principales áreas de riesgo se categorizan de la siguiente manera:
- La
administración: la estructura organizativa y el diseño de la oficina estarán
orientadas para minimizar el riesgo de los empleados.
- El marketing y las relaciones públicas: la sección de promoción estará
consciente de la necesidad en la gestión de riesgos y no ignorará las
consecuencias que sus acciones pueden tener riesgos implícitos.
- Salud
y seguridad: una gran parte de la gestión de riesgos se refiere a estas áreas. Los
planes de prevención y el control de seguridad son una parte importante en
cualquier estrategia de gestión de riesgos. Los riesgos asociados con la
higiene son las concesiones alimentarias y el saneamiento que requieren
atención específica.
- Gestión
de masas: es la gestión de riesgos de flujo de masas, ventas de alcohol y
control de ruido.
- Seguridad
general: el plan de seguridad para un evento implica un análisis cuidadoso en
la gestión del riesgo.
- Transporte:
las entregas, el estacionamiento y el transporte público contienen peligros
potenciales que deben abordarse.
185-30_0905_ilu02. Gestión de riesgos – Principales áreas de riesgos en los
eventos
Una buena
estrategia de gestión de riesgos cubrirá cualquiera de otras área operativas
que sean cruciales para el evento y necesiten medidas preventivas especiales de
control y seguridad, por ejemplo, control de acceso, venta de entradas, manejo
de dinero en efectivo y las comunicaciones.
Veamos, a
continuación, los nueve pasos que deben tomarse en cuenta para evaluar los
riesgos asociados con los shows
musicales en vivo:
- Contexto
de comprensión: considerar el tipo de evento, la administración, los stakeholders y el entorno en general.
- Identificar
riesgos: buscar los peligros.
- Decisión:
determinar quién y cómo podría ser perjudicado.
- Evaluación
del riesgo: evaluar los riesgos y decidir si las medidas preventivas son
adecuadas o si se deben considerar otras medidas adicionales
- Control:
identificar los problemas de control que puedan surgir.
- Acciones
de mitigación: considerar la posibilidad de mitigar los problemas.
- Riesgos
específicos del evento: considerar los riesgos de eventos específicos.
- Grabación:
registro de los hallazgos y el análisis de los mismos.
- Revisión:
revisar la evaluación de los riesgos y modificarla si es necesario.
Identificar los riesgos
El productor de
eventos hará un estudio de la experiencia de todo el personal y voluntarios del
evento mediante la convocatoria de una reunión para la evaluación de riesgos.
Dicha reunión apuntará a reunir toda la experiencia necesaria en la gestión de
riesgos. Para eventos musicales grandes o complejos, el productor considerará
contratar a un consultor de riesgos para eventos. Dicha reunión también es una
oportunidad para entrenar y motivar al personal del show en la sensibilización, minimización y control de riesgos.
