¿Cuáles son los elementos que deben incluirse en un
contrato de eventos?
¿Qué son los términos y condiciones del contrato?
Los elementos que deben incluirse en
un contrato
Existen
dos partes principales en los contratos: los términos y condiciones, y las cláusulas,
cada una con un propósito específico.
Los Términos y las condiciones
Estos son
los que se pueden considerar como las partes variables de un contrato, es donde
se plasman los innumerables detalles relacionados de un evento específico. En
el derecho contractual, los términos y condiciones, se consideran esenciales
para el contrato, mientras que los no esenciales se denominan garantías. Los
términos y condiciones normalmente comprenden varios tipos específicos de
información.
185-30_0702_ilu01. Términos
y Condiciones – Tipos específicos de información
Información de contacto
La
información de contacto se aplica a los contratos entre cliente y proveedor, y debe
incluir:
- El
nombre legal de las organizaciones de clientes y productores, y en el caso de
proveedores y artistas, su nombre artístico o su empresa o nombres individuales
- Asimismo,
el nombre de la persona de contacto que tiene autoridad de firma
- Igualmente,
la dirección postal de ambas partes
- De
igual forma, la dirección física de ambas partes si es diferente de la
dirección postal
- Seguidamente,
los números de teléfono y fax de ambas partes
- Finalmente,
la dirección de correo electrónico de ambas partes
185-30_0702_ilu02. Información de contacto – Términos y Condiciones
Detalles del evento
Los
detalles del evento forman el corazón del contrato, ya sea un contrato de cliente
o uno de proveedor. Estos proporcionan un resumen de todos los puntos que han sido
acordados por ambas partes, incluyendo:
Detalles del venue:
se refiere a la hora y la locación del evento, y detalla el nombre del lugar
del evento, un nombre de salón específico si corresponde, dirección, número de
teléfono, persona de contacto, fecha, hora de inicio y fin del evento, tiempos
de inicio y final de configuración del evento para proveedores y artistas, técnicos,
igualmente tiempos de los ensayos y frecuencia, y la duración del performance del
artista.
Especificaciones de los servicios del
show a ser provistos: esta sección cubre los servicios en
detalle y es la sección donde existen más probabilidades de que surjan la
mayoría de las disputas. Se debe tener cuidado para garantizar que todos los
servicios recibidos, sean un reflejo preciso de todas las conversaciones, de
los acuerdos iniciales y de los mensajes escritos vía correo electrónico entre
las partes.
Se debe
incluir una lista detallada de todos los componentes que se han proporcionado
(por ejemplo, una lista detallada de iluminación o equipo de audio, una lista
de elementos decorativos, con detalle del lugar y la manera cómo se utilizarán,
igualmente del número de personas involucradas . Si hay un horario estricto a
seguir, también debe ser incluido.
Particularidades de los servicios
adicionales que se proporcionarán: en la mayoría de los casos, habrán requisitos adicionales,
ya sea por el cliente o por el productor. Por ejemplo, el productor puede pedir
al cliente que proporcione
el sistema
de audio, o un vestuario, o comida y bebidas para el personal.
Seguros adicionales: muchas políticas de responsabilidad
comercial y general, ahora requieren que los productores obtengan copias del
cliente y políticas de proveedores que nombran al productor como un asegurado
adicional. Éste
puede
incluirse como una condición o en un rider,
o incluso puede ser una cláusula que forme parte del contrato.
Cumplimiento de regulaciones y normas: el cumplimiento del diseño de las regulaciones
y normas de seguridad, debe ser aplicado a todos los contratos de proveedores.
Información financiera
Los
detalles financieros deben ser extremadamente claros con el fin de evitar
cualquier problema potencial por falta de pago. La información típica incluye:
El importe de indemnización acordado
por las partes para los servicios que se proporcionarán: Si se trata de un contrato que
abarca dos o más países, entonces la moneda de pago debe ser claramente
indicada. También es una sabia idea incluir el método y la fecha para calcular
el tipo de cambio de la moneda.
Impuestos según
corresponda: La mayoría de los países y jurisdicciones tienen al menos un
impuesto sobre los servicios y productos de eventos especiales. Estos deben
escribirse en detalle, a fin de que no hayan sorpresas de último minuto,
especialmente para los clientes.
Importes y plazos de depósito: Una práctica común entre la mayoría
de las empresas de producción y organización de eventos, es solicitar al
cliente un depósito del 50 al 75 por ciento del valor total del contrato al
momento de su firma, con el compromiso de pago del monto restante, el mismo día
del evento o días previos al mismo. Para algunos contratos extendidos con gastos
en curso, las dos partes podrían preferir una serie de pagos en curso, desde la
firma del contrato hasta el día del evento, en lugar de un único depósito
inicial y el pago final.
Información del rider
Un contrato
de rider, es una provisión especial para los servicios que forman un anexo al contrato
original y se considera parte del contrato. Para eventos especiales, los
contratos de rider puede tomar dos formas. Una es como un documento adjunto al contrato
del productor y cliente, y la otra es como un documento adjunto al contrato del
productor y proveedor.
