¿Cuál
es la relevancia que tiene la planificación y el control financiero en la
producción de shows musicales en vivo?
¿Cuáles
son las áreas de interés de los usuarios de información financiera de eventos?
Planificación y control financiero
El concepto detrás de la
gestión financiera no es la idea simplista que necesitamos gestionar una
ganancia únicamente, lo más importante es cómo monitorear, evaluar, controlar
los ingresos y gastos de un evento. Es vital que los productores de shows
musicales en vivo, comprendamos los valores cambiantes de la industria de
eventos. La planificación financiera adecuada y los controles son importantes.
Es vital que los productores de eventos tengan una comprensión de los costes de
los productos y servicios que ofrecen con el fin de funcionar como entidades
comerciales efectivas, ya sea para generar ganancias.
El uso de dinero de un
tercero se basa normalmente en la simple suposición de que a futuro la
organización regresará el dinero y esto será suficiente para cubrir el
endeudamiento o cumplir otros objetivos. Los problemas ocurren cuando las
organizaciones no logran cumplir con sus obligaciones financieras, por
consiguiente, la capacidad de una organización para pagar sus deudas a medida
que se presentan es generalmente la diferencia entre el éxito o el fracaso financiero.
Para realizar planes y
tomar decisiones eficaces, el productor necesita controlar las finanzas de su
organización. El ejercicio de una sólida planificación y control financiero,
reviste una importancia fundamental en la ejecución de un show exitoso. La
falta de conocimiento sobre el costo del evento dará lugar a un fallo casi
seguro. Es esencial planificar, presupuestar y monitorear las finanzas a lo
largo de la planificación y ejecución de un evento a fin de evitar
implicaciones con la variación de costos o las condiciones económicas
cambiantes.
Antes de que un evento
avance demasiado en el proceso de planificación, es esencial evaluar su
viabilidad financiera. Esto significa establecer un plan financiero para
equilibrar el costo de ejecutar el evento contra los fondos existentes. Es
posible, que sea necesario compilar varios proyectos de presupuesto antes de
producir la versión final. Inicialmente, el presupuesto se basará en
estimaciones, y es importante confirmar las cifras reales a fin de mantener el
presupuesto en marcha y así ejercer la responsabilidad financiera.
Si se toma la decisión de
seguir adelante con un evento, esto será gerencial y por lo tanto bastante
subjetivo. Sin embargo, tal decisión puede ser informada por una comprensión
exhaustiva de las finanzas involucradas y la capacidad del evento para cumplir
con sus obligaciones financieras. El productor producirá shows exitosos si tiene
suficientes recursos financieros disponibles para su implementación.
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El éxito del show – Viabilidad financiera
Usuarios de información financiera de eventos
La información financiera
es útil para una amplia variedad de stakeholders.
Estos a menudo abarcan varios sectores y cada uno tendrá una necesidad
ligeramente diferente de la información.
Los usuarios de información financiera y sus necesidades
de información
Grupos de usuarios - áreas de interés
Los gerentes de eventos - requieren información financiera para poder hacer
planes presentes y futuros para el evento y ver cuán efectivas han sido sus
decisiones.
Contactos comerciales – proveedores - los proveedores y otros contactos comerciales necesitan
saber si van a ser pagados a tiempo por el organizador del evento.
Los proveedores de finanzas privadas, por ejemplo, bancos - los bancos y otros prestamistas de finanzas
deben garantizar que cualquier préstamo y sus respectivos pagos de intereses se
van a hacer a tiempo antes de prestar el dinero y durante el período de
amortización.
Los proveedores de finanzas públicas, por ejemplo, agencias gubernamentales, organismos
semiautónomos - Los organismos de financiación querrán asegurarse de que sus
fondos se utilicen para el propósito adecuado y que esos fondos están ayudando
a satisfacer sus objetivos de rendimiento.
Las autoridades tributarias - exigen información sobre los beneficios y los excedentes
del evento para que puedan averiguar cuánto impuesto debe la organización.
También necesitan detalles sobre el IVA y los impuestos sobre la renta de los
empleados.
Los empleados y voluntarios - de las organizaciones de empleados y voluntarios a
menudo desean saber si sus
trabajos son seguros y
que van a ser pagados a tiempo o que el evento tiene probabilidades ciertas de
seguir adelante.
Espectadores - es
normal que los espectadores sepan si los bienes y servicios adquiridos van entregarse.
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Grupos de usuarios – Áreas de interés
