Transcripción

Primera etapa: Inicio del proceso de confección del presupuesto

¿Qué hay que tomar en cuenta para iniciar el proceso de confección del presupuesto? Pues bien, para iniciar con esto, la dirección general de la organización debe comunicar a los responsables del presupuesto las directrices principales, estas últimas, basadas en los objetivos detallados en la estrategia.

Esta primera etapa está conformada por cuatro subetapas, a continuación, desarrollaremos cada una de ellas.

a. Fijar los objetivos y comunicarlos, según las instrucciones

• Para esta primera subetapa es necesario realizar un análisis organizacional, en el que es importante identificar cada uno de los aspectos internos y externos que tienen influencia sobre la organización. Con base en la información recopilada a través de este procedimiento, es posible marcar los objetivos.
  
• Adicionalmente, el análisis del entorno de la organización es un factor importante para determinar cuáles son las oportunidades y amenazas que afectan a esta. Asimismo, mediante este tipo de análisis, es posible identificar la situación organizacional vigente, frente a las políticas gubernamentales, la competencia y los sectores de actividad.
  
• Durante este proceso, se deben determinar y cuantificar los objetivos, para que sean comunicados, en los informes correspondientes, a los responsables, para la posterior confección del presupuesto.
  

b. Entregar el dossier del proceso de confección del presupuesto

El dossier es un conjunto de documentos que hacen alusión a un asunto especifico. En este caso, se refiere a un conjunto de documentos, los cuales son necesarios para dar inicio al proceso de confección del presupuesto.

Figura 3.2 Planning

Este dossier debe contener la siguiente información:

• En caso de que existan datos preliminares sobre comportamientos presupuestarios actuales, se debe emitir un análisis de estos, así como las previsiones necesarias para la culminación del presupuesto.
  
• Se deben aportar las primeras previsiones para el nuevo presupuesto, esto, tomando en cuenta la información recopilada de experiencias anteriores.
  
• Se debe detallar cuáles serán las herramientas por utilizar. Es decir, si es necesario el uso de calendarios, informes y todo lo referente a la ejecución del presupuesto.
  
• Variables macroeconómicas actuales, tales como normativas legales, comportamiento del Producto Interno Bruto (PIB), variaciones en las tasas de interés, variación de precios, entre otros factores; todo esto, según lo requiera al presupuesto.
  
• Información referente a los estudios realizados sobre la situación actual de la organización, frente a la competencia. Uno de los factores, normalmente analizados, es el avance empresarial.
  
• Adicionalmente, debe incluirse, dentro del dossier, toda la información que se considere pertinente para la realización del presupuesto. Esta varía, según la clase de organización y el tipo de presupuesto utilizado.

c. Confección del Planning del presupuesto

El planning, como lo analizamos anteriormente, es un calendario que determina las actividades por realizar, en un lapso determinado. Normalmente, muestra los periodos para cada una de las etapas de realización del presupuesto, así como de las actividades correspondientes a estas. Sin embargo, no hay una regla única por seguir, para la confección del plannig, ya que la organización de los tiempos puede variar, dependiendo del tipo de organización y de presupuesto.

d. Definición de la estructura de los presupuestos

Los presupuestos más importantes, dentro del general, son los de ventas y producción. Esto se debe a que su realización correcta condicionará la efectiva realización del resto del presupuesto. Por lo tanto, es importante definir, de forma exacta, la cifra estimada de ingresos, además de los costos y factores influyentes, dentro del proceso de producción de la organización.

Algunos de los presupuestos presentes dentro de la herramienta presupuestaria general son:

• Presupuestos operativos: incluyen los presupuestos de ventas e ingresos, compras, gastos de personal, gastos generales, gastos financieros y de producción.
  
• Presupuesto de inversiones: se refiere a las inversiones que realizará la entidad, en el periodo de tiempo comprendido en el presupuesto.
  
• Presupuesto de tesorería: desglosa todas las previsiones de cobros y de financiamiento, además, debe incluir las previsiones de los pagos por realizar.
  
• Balances contables previsionales: contienen la información financiera prevista, asimismo, toma en consideración el comportamiento esperado de la organización, durante la aplicación del presupuesto.