¿Qué es la evaluación en el
proceso de gestión de eventos?
¿Cuáles son los beneficios de
la evaluación de eventos?
¿Cuál es la importancia de la
transferencia de conocimientos adquiridos a otros eventos?
La evaluación en el proceso de gestión de eventos
La evaluación de eventos es fundamental
para el proceso de gestión de eventos. La industria de eventos aún es joven y lucha
en algunas áreas para establecer la legitimidad y aceptación como profesión. El
mejor medio para que la industria gane credibilidad es que los eventos sean
evaluados honesta y crÃticamente para que sus resultados sean conocidos, sus
beneficios reconocidos y sus limitaciones aceptadas Es en el corazón del
proceso donde se obtienen ideas, se aprenden lecciones y se perfeccionan los
eventos.
Los productores de eventos
deben estar al tanto y utilizar fuentes de investigación primarias y
secundarias en la planificación y evaluación de eventos que, si se utiliza y
aplica adecuadamente, es la clave para la mejora continúa de los eventos,
también para la permanencia y reputación de la industria de eventos. Como tal,
deberÃa ser una alta prioridad para los directores y productores, evaluar
adecuadamente sus eventos y difundir dicha evaluación a sus stakeholders y grupos interesados. Si se
aplica correctamente, no sólo mejorará la reputación de los eventos, sino
también su propia reputación como verdaderos profesionales de la producción de shows musicales en vivo.
¿Qué es la evaluación de eventos?
La evaluación de eventos es el
proceso de observación, medición y monitoreo crÃtico en la aplicación de un
evento con el fin de evaluar sus resultados con precisión. Permite la creación
de un perfil de evento que describe las caracterÃsticas básicas y las
estadÃsticas importantes de un evento. También permite proporcionar comentarios
a los stakeholders del evento y juega
un papel importante en el proceso de gestión de eventos al proporcionar una
herramienta para el análisis y la mejora del mismo.
El proceso de gestión de
eventos es un ciclo en el que la introducción y el análisis de datos de un
evento permiten tomar decisiones de planificación con información consolidada y
más eficiente, lo que trae como consecuencia la mejora de los resultados del
evento. Se aplica a eventos recurrentes donde las lecciones aprendidas de un
evento pueden ser incorporadas en la planificación del siguiente, también se
aplica al cuerpo general de conocimientos de eventos donde las lecciones
aprendidas contribuyen al conocimiento y eficacia de la industria de eventos.
Edimburgo, por ejemplo, aprendió
a hacer frente a una afluencia de visitantes que casi duplica la población de
la ciudad para las celebraciones de Hogmanay,
al aplicar las lecciones aprendidas cada año en la planificación logÃsprendiótica
para el festival del próximo año. El festival Glastonbury fue desarrollado y refinado durante un perÃodo de información
de las celebraciones de un año en la planificación para el próximo. Las
lecciones aprendidas de un evento también se pueden transferir a otros o a la industria
de eventos completamente.
El desastre en la semifinal de
la FA Cup entre Liverpool y Nottingham Forest en Hillsborough, en el año1989,
durante el que noventa y seis aficionados fueron asesinados, lo que llevó a una
revisión importante de la forma en que se diseñaron los terrenos de fútbol y se
mejoraron las técnicas de gestión de multitudes. Los Juegos Mundiales de
Estudiantes de 1991 en Sheffield dejaron un legado de conocimiento y
experiencia de eventos que se aplicaron a eventos más recientes como el Campeonato
Europeo de Fútbol en 1996 y el Rugby Union World Cup en 1999.
185-30_1508_ilu01.
Fases de la evaluación del evento
Innovaciones en marketing, programación y puesta en
escena, asà como mejoras en el control de multitudes, la gestión de riesgos y
la seguridad, fueron promulgadas a través de la industria y son utilizadas y
aceptadas mundialmente. Algunas veces, dicha transferencia de conocimiento se
produce a través del movimiento del personal del evento. Di Henry, que organizó
con éxito el relevo de la antorcha para los Juegos OlÃmpicos de SÃdney en 2000,
pasó a organizar los relevos de la antorcha para los Juegos de la Commonwealth
en Manchester en 2002 y Melbourne en 2006.
Andrew Walsh, quien dirigió la
apertura de la Copa Mundial de Rugby en SÃdney en 2003, pasó a ser productor
ejecutivo para las ceremonias de apertura y clausura de los Juegos OlÃmpicos de
Atenas en 2004. La transferencia de conocimientos olÃmpicos se formalizó
mediante el pago de 3 millones de dólares por el Comité OlÃmpico Internacional
al Comité Organizador de SÃdney.
Otro ejemplo de la transferencia
de conocimientos a nivel de formación fue un proyecto financiado por el Estado griego
en el año 2000, donde 70 estudiantes fueron asignados con trabajos en SOCOG durante
la preparación y la conducción de los Juegos OlÃmpicos, lo que fue apoyado por
un curso de gestión deportiva en la Universidad Tecnológica de SÃdney. El conocimiento
y la formación adquirida se aplicaron a la conducción de los Juegos OlÃmpicos
de Atenas 2004.
Las innovaciones en términos
de comunicaciones de eventos, productos y tecnologÃas son extendidas y
refinadas constantemente a través del proceso de evaluación de eventos, lo que conlleva
a una mejor planificación, implementación y evaluación adicional de eventos. Es
un espiral ascendente que lleva a la mejora de los eventos individuales y a un
crecimiento cada vez mayor de la industria de eventos bien documentados.
185-30_1508_ilu02. Transferencia
de conocimientos en la evaluación de eventos
Conclusión
Para el productor de eventos,
la forma más común de evaluación es la realizada después de llevarlo a cabo. Implica
la recopilación de estadÃsticas y datos resultantes de un evento para luego interpretarlos
en relación con su misión y objetivos. Los indicadores claves de rendimiento usualmente
se utilizan para traducir los objetivos del evento en medidas que se aplican para
medir el éxito del evento. Un aspecto importante es una reunión de participantes
y stakeholders donde las fortalezas y
debilidades del evento son discutidas, y las observaciones se registran para
futuras referencias. La evaluación posterior al evento también involucra algún
tipo de cuestionario o encuesta del público que busca explorar sus opiniones de
la experiencia y medir su satisfacción con el evento musical en vivo.
