Para hacer cumplir al pie de la letra la configuración o
planificación de la ejecución o puesta en escena del evento, definitivamente
hay que supervisar y evaluar con días o semanas de antelación al día del
evento, que el conjunto primario o configuración de todas las tareas se esté
cumpliendo. Esta es la forma en que podremos detectar y corregir en tiempo real
cualquier eventualidad, retraso o incumplimiento por parte del equipo asignado
a cada área del evento.
La fase de
ejecución o coordinación, es cuando se configura o se diseña un setup del
evento y esto puede variar desde unas pocas horas o hasta semanas previo al
inicio del evento. Doug Matthews nos señala que en el caso de grandes eventos o
festivales esta acción es fundamental para darle continuidad al show. Cada
tarea conlleva a la otra y así sucesivamente hasta la hora del inicio del
evento, es por eso que la culminación de cada una debe estar totalmente
consolidada.
Supervisar la configuración o setup
del evento:
El
productor debe tener consigo el plan maestro del evento, además de ser la única
persona que está en la capacidad de juntar todas las piezas técnicas del
evento, es a quién todos los proveedores acudirá.
Las tareas primarias incluyen:
- Verificar de que se mantenga al pie de la letra el calendario
de eventos con respecto a la configuración inicial
- Asegurarse que todo el equipo humano y técnico tenga todos
los permisos operativos de acceso al venue, de acuerdo con lo acordado entre el
productor y los responsables de la locación, entre proveedores y productor ejemplo, la puesta en escena y la
carga eléctrica en el momento correcto, elevador de carga y acceso al muelle de
carga disponible en el momento pautado
- Resolver conflictos de programación entre proveedores y
personal de la sede
- Confirmar que todos los equipos cumplan con los requisitos
contractuales, así como también el cumplimiento de las normativas y estandares
de seguridad y diseño
- Vigilancia de la seguridad de la instalaciones y de los
miembros del crew
- Evaluar los riesgos potenciales que pudieran surgir durante
el evento como resultado de la configuración del equipo
185-30_0407_fot01. Tareas primarias /Equipo técnico
El trabajo
de dirección técnica puede ser físicamente agotador ya que tienen que hacer
chequeos periódicos de cada una de las áreas del evento y podría requerir de un
kit de herramientas con pequeños suministros para dar solución a alguna
eventualidad:
185-30_0407_fot02. Chequeos tareas primarias /
kit herramientas
- Comunicación; la capacidad de comunicarse con cualquier
colega, proveedor y responsables de área
- Radios y cargadores
- Celulares con baterías adicionales
- Pda´s
- Lista de contactos de personas claves en el evento: cliente o
stakeholders, venue, personal y proveedores
- Copia de los contratos de proveedores y clientes
- Si el director técnico es el mismo productor, de tener listo
los pagos para proveedores en forma de cheques o transferencias bancarias
programadas
- Carnet de identificación de la empresa o uniforme
- Plano del venue
- Suministros varios como: rotuladores de colores, bolígrafos y
lápices, grapadora, calculadora, sobres, hojas de papel en blanco
- Pequeña linterna
- Multinavaja con accesorios
- Cinta adhesiva en varios colores y fluorescentes
- Cinta métrica
- Artículos de tocador de apoyo al personal, como: kit de
afeitado, peines, cosméticos para mujeres, desodorantes, chicles
- Botiquín de primeros auxilios
- Barras de agua y granola o alimentos energéticos como frutas,
barras energéticas
- Protector solar, sombrero y chaqueta si el evento es al aire
libre
- Muda de ropa en dos tallas promedios para damas y caballeros
con zapatos cómodos
Keynotes
- La fase de ejecución o coordinación, es cuando se configura o se diseña un setup del evento y esto puede variar desde unas pocas horas o hasta semanas previo al inicio del evento.
- En el caso de grandes eventos o festivales esta acción es fundamental para darle continuidad al show.
- El productor debe tener consigo el plan maestro del evento, además de ser la única persona que está en la capacidad de juntar todas las piezas técnicas del evento, es a quién todos los proveedores acudirá.
- Verificar de que se mantenga al pie de la letra el calendario de eventos con respecto a la configuración inicial.
- Evaluar los riesgos potenciales que pudieran surgir durante el evento como resultado de la configuración del equipo.
- Comunicación; la capacidad de comunicarse con cualquier colega, proveedor y responsables de área.
- Lista de contactos de personas claves en el evento: cliente o stakeholders, venue, personal y proveedores
Misión
Contacta
y entrevista a dos productores de shows musicales en vivo vía telefónica,
personalmente o a través de algún medio digital, para investigar cuáles son sus
métodos para la supervisión del setup o configuración del evento, de qué manera
la ejecuta, qué personas o empresas involucra, cuáles han sido sus resultados y
retos y cómo los ha resuelto, cuáles han sido los las ventajas y desventajas de
aplicar esta supervisión, en qué momento considera más oportuna su aplicación,
entre otros. Crea un cuadro comparativo con las respuestas de ambos
productores, emite tus comentarios y observaciones
Tiempo
90 minutos.
Conéctate
a vKonnect y comparte tus experiencias
Cierre
El productor así como el director técnico del evento, tienen una gran
responsabilidad sobre sus hombros, la de supervisar, verificar, cerciorarse
personalmente que cada una de las pautas, tareas del evento se están cumpliendo
al pie de la letra como se plasmó en la planificación inicial. Esta es una
acción que no deben delegar; el mismo productor debe dar fe ante los
stakeholders de que todo marcha conforme al acuerdo inicial, así como su
compromiso profesional y ético ante todos y cada uno de los asistentes al
evento. Tu constancia, dedicación y disciplina te guiarán al éxito en la
supervisión del setup del evento y por ende conllevará a la consolidación de
cada una de tus responsabilidades como productor de eventos en vivo.
