Supongamos que, para la organización de
un concierto, estamos a cargo de contratar al Event Manager, y debemos decidir entre dos candidatos. El primero domina
los métodos expuestos en PMBOK sin estar certificado y tiene varios años de
experiencia en organización de eventos. Por su parte, el segundo no tiene
experiencia específica en eventos musicales, pero cuenta con la certificación
PMP, es decir, que es un profesional en manejo de proyectos certificado por
PMI.
¿Quién es más competente para participar
en el rol de liderazgo principal de un evento?
En este caso, deberíamos contratar al
primer candidato por su experiencia de campo. Esto se debe a que existen
algunos detalles importantes en la organización de eventos que no funcionan
exactamente como se establece en PMBOK, de modo que un profesional certificado
sin experiencia podría cometer errores serios al liderar el concierto. Analicemos
las limitaciones que nos arriesgamos a experimentar si empleamos el modelo de PMI
a la gestión de shows musicales en vivo.
Proyectos vs. eventos
Al analizar
las diferencias entre la implementación de proyectos y la de eventos, Bowdin argumenta que las técnicas de
gestión de proyectos se pueden aplicar exitosamente en la organización de
eventos. Sin embargo, también existen numerosas limitaciones al aplicar el
acercamiento estandarizado de PMBOK en la gestión de eventos. En el ámbito de
los shows musicales en vivo, existen tres limitaciones principales: la
variabilidad del entregable final, la flexibilidad de costos y la temporalidad
de los recursos, monitoreo y control.
185-30_0203_ilu01.
Factores que limitan el método de PMBOK para implementar eventos
Variabilidad del entregable final
Como
entregable final, el evento puede cambiar durante el desarrollo de las etapas
de organización, debido al factor sorpresa. Veamos un ejemplo con dos extremos
evidentes. El contrato artístico podría incluir a la cantante interpretando por
su cuenta con la ayuda de pistas musicales; o podría incluir la presentación
completa, con un elenco numeroso de instrumentistas y bailarines, e inclusive
con su show audiovisual. El público asistente ignora esta variable al momento
de comprar su tiquete, con excepción de lo que promulgue públicamente la
campaña de mercadeo. Por otro lado, en los proyectos tradicionales, el
entregable final se define concretamente durante la etapa de iniciación y como
consecuencia, las acciones en todas las áreas de conocimiento del proyecto se
pueden ejecutar de modo relativamente estable. Los eventos no necesariamente
incurren en una definición tan específica. Como analizamos anteriormente, pueden
presentarse variaciones en la alineación de los artistas o sus tipos de
contratos, y esto tiene un efecto de cascada sobre toda la gestión del evento,
desde el tipo de gestión escénica y el venue requerido, hasta los recursos,
riesgos, costos y calendarios. Todo puede cambiar.
Flexibilidad de costos
La segunda
limitación es de índole presupuestaria, y tiene que ver con que los costos de
un evento musical requieren un manejo muy flexible. El capital para el evento
podría conseguirse hasta el día del show, durante su transcurso, o en los casos
más inusuales, después de que este finaliza. Por ejemplo, algunos
patrocinadores podrían unirse y otros retirarse durante la etapa de ejecución;
o la venta de tiquetes podría presentar diferentes comportamientos dependiendo
de factores externos al proyecto.
Temporalidad de recursos, monitoreo y control
Finalmente,
la tercera limitación es la temporalidad. Las líneas de tiempo de los shows
musicales son sobresalientemente cortas. En otros ámbitos, un proyecto puede
tomar desde meses hasta años, mientras que un show musical podría pasar por sus
cinco etapas en menos de un mes, o cuando mucho, en el plazo de unos cuantos
meses.
- En
el ámbito de los recursos y la infraestructura, esto implica una logística de
corto plazo, el uso de estructuras temporales, equipamiento portátil, y la
formalización de contratos en plazos reducidos; todo lo cual establece la
necesidad de trabajar rápidamente, sin el lujo de enfocarse en análisis
detallados como se recomienda en los métodos clásicos de gestión de proyectos. Este
aspecto se manifiesta especialmente cuando el venue no cuenta con estructuras
preinstaladas o un escenario condicionado para presentaciones musicales.
- Además,
la brevedad del evento conlleva una dificultad de implementar apropiadamente
los procesos de monitoreo y control, lo cual implica que durante el show se
requiere un modelo operativo enfocado en la implementación dinámica de
respuesta a los riesgos, para delegar y tomar decisiones bajo presión con
líneas de tiempo sumamente agresivas que garanticen la continuidad y la calidad
de la experiencia de entretenimiento.
Estas son las tres limitantes que afectan la
organización de eventos desde la perspectiva estandarizada de PMBOK
MisiónInvestiga algunas generalidades sobre los procesos y
áreas de conocimiento establecidas por PMBOK, con el propósito de
familiarizarte con la perspectiva estandarizada de gestión de proyectos.
Posteriormente, identifica eventos locales que se
vayan a realizar en venues carentes de estructuras preinstaladas o un escenario
condicionado para presentaciones musicales. Consigue autorización en uno de
ellos para fungir como asistente durante la organización e implementación de un
evento. Analiza el factor de temporalidad de recursos, monitoreo y control. No en
todos los eventos se manifiestan en la misma medida, de modo que debes prestar
mucha atención durante el día del evento para identificar el cambio en el ritmo
de trabajo y las decisiones siendo tomadas por el personal organizador,
especialmente el Event Manager.
Toma nota de la experiencia, especialmente de la
congruencia o contraste con las limitaciones expuestas anteriormente, así como
cualquier otro contraste entre los métodos de implementación empleados y los
procesos de PMBOK.
Comparte tu experiencia y hallazgos en la plataforma
VK, teniendo particular cuidado de no infringir la confidencialidad operativa
del evento.
Tiempo recomendado: 6 horas (incluyendo el tiempo del
evento)
CierreLa diferencia entre un proyecto y un evento es sutil.
Depende del tipo de evento, de su magnitud y del tipo de venue en el que se
lleva a cabo. El Event Manager debe
responsabilizarse por conocer las prácticas estándar de manejo de proyectos,
así como otras tendencias teóricas en el ámbito de la organización de eventos,
con el fin de adaptarse a las circunstancias y optimizar los resultados,
sabiendo de antemano los riesgos relacionados con la variabilidad del
entregable final, la flexibilidad de costos y la temporalidad de recursos,
monitoreo y control. Fallar en trabajar diligentemente para identificar estos
riesgos y definir estrategias para sortearlos puede provocar el colapso abrupto
del evento.
