La Producción de un Show Musical en Vivo, indistintamente su
tamaño, género o público meta, contempla una diversidad de aspectos logísticos,
operativos y administrativos que demandan un alto nivel de organización. Esto
implica una alta precisión al tomar decisiones. Lo cual puede elevar una
interrogante:
¿Cómo tomamos decisiones de estratégicas y de negocio al organizar
eventos en vivo?
Áreas
de planificación estratégica
Existe un solo camino para llevar a cabo la producción exitosa
de un show musical en vivo. La planificación estratégica es la vía comprobada
para lograr el éxito en todas las etapas de los eventos de entretenimiento. Por
tal motivo, debemos familiarizarnos con las áreas de planificación estratégica
del evento, a fin de desarrollar métodos idóneos de trabajo para cada etapa del
proyecto. Dichas áreas de planificación son las siguientes:
Alcance
- Cronograma
- Costos
- Calidad, y
- Recursos
185-30_0110_ilu01. El camino al éxito / Planificación estratégica
Enfoque estratégico
La planificación de shows
musicales en vivo se asemeja a una partida de ajedrez. Esto es particularmente
cierto en las decisiones de negocio, que afectan el ambiente interno de la
organización del evento en el mediano plazo. Una decisión que tomemos hoy,
podría rendir frutos o generar consecuencias adversas varias semanas o meses
después. Por este motivo, cada movimiento debe estar respaldado por un
planeamiento cuidadoso, a fin de considerar una serie compleja de factores y
fuerzas opositoras que pueden provocar problemas o resultados adversos. El
planeamiento debe ser específico, y a la vez flexible; con el propósito de garantizar
una implementación exitosa sin sacrificar la posibilidad de adaptación a
circunstancias agravantes o situaciones fuera de control.
185-30_0110_fot01. Planificación
estratégica – Movimientos calculados
Análisis de aplicación
Para analizar las cinco áreas de planificación
estratégica, es conveniente contrastar su aspecto teórico con sus implicaciones
prácticas en eventos reales, mediante la búsqueda artículos o publicaciones
relacionadas con eventos en vivo. Para fines de este análisis hemos realizado
una búsqueda en línea con dos criterios principales: festivales alrededor del
mundo, y revistas o periódicos predominantes en el reporte de eventos
musicales. Nos enfocaremos en un caso específico: el colapso del festival Fyre, según los reportes de la revista
Rolling Stone y el diario Washington Post, publicados entre abril de 2017 y
octubre de 2018.
Planificación
estratégica, área 1: alcance del evento
Para determinar el alcance de un evento, es necesario definir
el tipo de venue que se quiere usar para
el montaje del Show Musical en Vivo. La
elección del venue permite delimitar las tareas a realizar para la producción
del show. A grandes rasgos, existen dos tipos:
- En primer lugar, las locaciones internas,
conocidas como indoor venues. Esta
categoría incluye lugares como: cafés, pubs,
restaurantes, salas de conciertos, teatros, centros comerciales, entre otros.
185-30_0110_fot02. Ejemplo
de Indoor Venue
- En segundo lugar, tenemos las
locaciones externas, o outdoor venues;
a saber: estadios, parques, o cualquier otro espacio abierto.
185-30_0110_fot03. Ejemplo de Outdoor Venue
En el caso
del festival Fyre, el venue seleccionado fue una isla en las
Bahamas. Dicha selección debió implicar una cuidadosa coordinación debido a su
ubicación externa y remota. Desafortunadamente, el planeamiento falló en
considerar una larga lista de factores externos, lo cual concluyó con la
cancelación del evento. La correcta delimitación del alcance del evento tiene
como objetivo primordial garantizar su éxito, y como precaución principal,
evitar consecuencias adversas para todos los involucrados a ambos lados del
escenario.
Planificación
estratégica, área 2: Cronograma
Para planificar el cronograma de actividades del evento, es
fundamental fijar normas y procedimientos que rijan la cantidad de tiempo que actividad
requiere. El cronograma es una herramienta de control para priorizar, ejercer y
verificar la ejecución de actividades durante el desarrollo de la
preproducción, producción y postproducción del evento.
Una de las herramientas más usadas para planificación del
tiempo es el diagrama de Gantt, que consiste en una representación gráfica de
cada tarea y etapa del proyecto, y cuyo objetivo es exponer el tiempo previsto
para las actividades a lo largo de un tiempo total determinado.
185-30_0110_ilu02.
Planificar Tareas en el tiempo Diagrama de Gantt
Existe una numerosa oferta de aplicaciones para implementar planeamiento
por medio de diagramas Gantt, entre las cuales sobresale Microsoft Project.
185-30_0110_fot04.
Microsoft Project
En nuestro análisis de caso, la cancelación del
festival por las consecuencias de un planeamiento carente revela numerosas fallas
en el cronograma del evento, entre las cuales sobresalen dos:
- Primero, su etapa de
ejecución inició aproximadamente con 8 semanas de anticipación, lo cual no fue
suficiente tiempo para implementar un evento de tal calibre, en una locación
sin suministro de agua potable, iluminación nocturna, ni drenajes.
- Y segundo, el festival
se calendarizó cerca de la fiesta nacional conocida como Family Island Regatta. Durante esas fechas los hoteles se llenan y
la población de las Bahamas converge en la isla del festival, llamada The Great Exuma.
En su entrevista con Rolling Stone, Billy McFarland, el
promotor del festival declaró lo siguiente:
“Habíamos pensado que los plazos que calculamos eran
correctos. Fuimos un poco ilusos al imaginar que podríamos implementar esto por
nuestra propia cuenta. (…) La realidad es, que no teníamos la suficiente
experiencia como para lidiar con las situaciones que surgieron”.
185-30_0110_ilu03. Cita –
Billy McFarland (Entrevista con Rolling Stone, 28 de Abril 2017)
Planificación
estratégica, área 3: costos y presupuesto
Evaluar los costos del evento hace la diferencia entre un
show exitoso y uno que falla en proporcionar una experiencia de entretenimiento
de calidad. Dicha evaluación permite confirmar cuantitativamente si se cuenta
con los recursos económicos para cumplir a cabalidad con todos los compromisos
y exigencias que demanda el evento. Para ello, debemos sumar los costos
estimados y determinar la línea base de costos; con lo cual podremos medir y
vigilar los gastos durante todas las fases del evento.
185-30_0110_ilu04. Costos
y presupuesto
Además, un presupuesto calculado correctamente permite
identificar si debemos revaluar el alcance del proyecto. En el caso del
festival Fyre, los presupuestos se
realizaron después de haber lanzado las campañas de promoción. Por ejemplo, el
presupuesto de producción escénica se realizó 45 días antes del evento. El
costo de los beneficios ofrecidos por los materiales promocionales siempre
estuvo por encima de las capacidades financieras de la organización, lo cual
generó numerosas reducciones en las características del producto ofrecido, y
aún después del colapso, dejó millones de dólares en deudas con proveedores,
inversionistas y el público asistente al evento.
Planificación
estratégica, área 4: calidad
Para determinar la calidad con que se realiza el evento desde
su inicio como un proyecto, hasta el final con el desmontaje y cierres
administrativos, es preciso identificar los estándares de calidad que rigen el
tipo de evento a desarrollar según el
mercado al que vá dirigido, las exigencias contractuales de los artistas
participantes así como también el venue
donde se desarrolla el evento. De esta manera se obtiene dirección en la
gestión y verificación de la calidad durante del desarrollo del evento.
En este aspecto, el festival Fyre se categorizó como un festival de lujo, con tiquetes en el
rango de entre $450 y $250.000; y ofreciendo una experiencia exclusiva en una
locación exuberante. Sin embargo, las expectativas no fueron cumplidas; lo cual
se hizo evidente a través de los numerosos posts en redes sociales el día del
evento, revelando que el alojamiento y la alimentación de lujo resultaron ser
tiendas de campaña y sandwiches.
Este ejemplo deja claro que al definir un mercado meta,
presupuestar el evento y definir una estrategia publicitaria, la comunicación
con el público debe establecer expectativas plausibles, con el fin de ofrecer
una experiencia de entretenimiento congruente con el costo de los tiquetes.
Planificación estratégica, área 5: recursos
Para realizar un
evento en todas sus facetas, es fundamental identificar los recursos humanos y
materiales:
- Determinar el recurso humano implica
especificar la especialización y cantidad de personas a contratar. Esto incluye
tanto el personal organizador como el artístico.
- Por otro lado, determinar los
recursos materiales, comprende detallar los equipos y suministros requeridos
para el desarrollo de las actividades operativas, logísticas, administrativas y
escénicas.
El objetivo, es
garantizar que los recursos sean obtenidos y empleados correctamente; así como enfocados
y alineados a las necesidades según su tiempo de duración, complejidad y
demanda de esfuerzo de cada área de actividad del evento.
Nuevamente, el colapso
del festival Fyre nos ofrece un
contraste evidente para identificar la importancia de los recursos, ya que los
organizadores fallaron en proporcionar la infraestructura mínima de recursos
materiales para siquiera dar inicio con el evento. Según los reportes del
público asistente, el personal encargado del evento no solo era escaso, sino
que ignoraba el itinerario. Finalmente, para dar el golpe de gracia, los
artistas cancelaron sus presentaciones.
Conclusiones – control constante
Podemos afirmar, independientemente de las intenciones del organizador,
que el festival Fyre colapsó debido a
serias carencias en cada una de las 5 áreas de planificación estratégica. Este
tipo de cancelación es inaceptable en eventos profesionales, y es el motivo por
el cual debemos implementar la gestión de riesgos y ejercer mecanismos de
control, con el fin de adaptarnos a los cambios que se presenten y ofrecer una
experiencia de entretenimiento de alto impacto.
185-30_0110_ilu05.
Verificación de áreas de planificación estratégica
Keynotes
- La planificación estratégica es la vía comprobada para lograr el éxito en todas las etapas de los eventos de entretenimiento.
- El planeamiento debe ser específico, y a la vez flexible; con el propósito de garantizar una implementación exitosa sin sacrificar la posibilidad de adaptación a circunstancias agravantes o situaciones fuera de control.
- Para determinar el alcance de un evento, es necesario definir el tipo de venue que se quiere usar en el montaje del show.
- El cronograma es una herramienta de control para priorizar, ejercer y verificar la ejecución de actividades durante el desarrollo de la preproducción, producción y postproducción del evento.
- Evaluar los costos del evento permite confirmar cuantitativamente si se cuenta con los recursos económicos para cumplir a cabalidad con todos los compromisos y exigencias este demanda.
- Al definir un mercado meta, presupuestar el evento y definir una estrategia publicitaria, la comunicación con el público debe establecer expectativas plausibles, con el fin de ofrecer una experiencia de entretenimiento congruente con el costo de los tiquetes.
- Es necesario garantizar que los recursos sean obtenidos y empleados correctamente; así como enfocados y alineados a las necesidades según su tiempo de duración, complejidad y demanda de esfuerzo de cada área de actividad del evento.
Misión
Busca en internet publicaciones que contengan entrevistas o
alguna crónica, de al menos dos shows
musicales en vivo. Analiza ambas producciones musicales, en términos de la correcta
implementación de las áreas de planificación estratégica. Redacta un análisis
justificado de las fortalezas y áreas de mejora de cada evento. Finalmente,
ingresa a vKonnect para compartir tu experiencia y resultados.
Además, para tener una perspectiva más amplia sobre el
impacto de la planificación estratégica, te recomendamos ver el documental
llamado “Fyre: la fiesta más exclusiva que nunca sucedió”, producido por
Netflix en 2019.
Tiempo recomendado: 2 horas
CierreLuego de haber dado un
viaje a través del desarrollo de estrategias adecuadas para la producción de un show musical en vivo, se identifican claramente cuáles son las
áreas específicas que se deben abordar sistemáticamente, con el fin de aplicar
una correcta planificación estratégica y tener éxito en la producción del show; sea cual sea su tamaño, género, mercado
y multiplicidad de tareas a realizar. La implementación exitosa de shows en
vivo requiere disciplina, constancia, atención al detalle y liderazgo en cada
una de las áreas de planeamiento estratégico. Solo así podremos enfrentar todas
las circunstancias e imprevistos que se presentan en el ambiente laboral.
